De kwaliteiten van effectieve zakelijke brieven

Goed samengesteld brieven zijn van cruciaal belang voor het realiseren van bedrijfsdoelstellingen. Jupiterimages / BananaStock / Getty Images

Effectieve zakelijke brieven zijn een belangrijk instrument in het arsenaal van elke ondernemer.Of het nu de bedoeling om een ​​product of dienst te verkopen, of gewoon om de schrijver te introduceren zichzelf, een effectieve zakelijke brief moet hebben een aantal fundamentele kenmerken van een lezer om positief te reageren te krijgen.De brief moet de ontvanger om actie te bellen en te overtuigen hem om te doen wat de schrijver wil.Alle effectieve zakelijke brieven hebben bepaalde eigenschappen gemeen.

Volledige informatie

  • Een effectieve zakelijke brief heeft alle informatie die een lezer nodig heeft om adequaat te handelen.De brief stelt duidelijk wie de brief is en waar en hoe te reageren.Daarin staat wat de brief over gaat, als er actie moet worden ondernomen, waarbij dat maatregelen moeten worden genomen en waarom nu actie moet worden genomen.De zakelijke brief staat vol informatie en laat niets uit.Het heeft een duidelijke oproep tot actie

    en vertelt de ontvanger hoe die actie uit te voeren.

beknoptheid

  • De effectieve zakelijke brief is niet bloemrijke of sierlijke.Het is reserve en to the point.Er zijn geen verspilde woorden.De taal is beknopt in de levering ervan, zodat de lezer wordt overgelaten met alleen de informatie die nodig is.Een zakelijke brief is niet een plek om grote woorden of poëzie te pronken.Effectieve zakelijke brieven zijn kort en to the point.

Voordelen, niet Eigenschappen

  • Effectieve zakelijke brieven richten op de voordelen voor de ontvanger, niet de kenmerken van het product of de informatie.Het antwoord op de vraag voor de lezer: "Wat zit er voor mij?"Een zakelijke brief houdt rekening met de beperkte tijd die op de lezer en de behoeften die lezer brengen naar de tafel.Het richt zich op hen, waardoor het gemakkelijk voor de lezer om de gewenste actie te ondernemen.Zakelijke brieven richten op hoe de briefschrijver de lezer kan helpen, niet de reden waarom de lezer de schrijver zou moeten helpen.

specificiteit

  • Met specifieke taal bij het schrijven van zakelijke brieven.Vertel lezers precies wat ze kunnen verwachten van producten, diensten of bedrijven.Gebruik geen vage taal die ze kunnen vertrekken gissen.Gebruik voorbeelden, indien nodig, de taal verder te verduidelijken aan de zakelijke brief duidelijk aan de lezer.Als een belofte is gedaan in een brief, zeker van zijn dat het bedrijf kan een back-up.Ook het gebruik actiewerkwoorden plaats van passieve werkwoorden om je zinnen kracht te geven.

Clarity

  • Vermijd het gebruik van jargon, tenzij het absoluut noodzakelijk in een poging om duidelijk te communiceren.Het is belangrijk om duidelijk wat de letter aanbiedt en wat de letter wordt de lezer te doen stellen.Zo niet, dan kan de lezer niet de gevraagde maatregelen te nemen, en de brief zal niet effectief zijn.Gebruik duidelijke, krachtige taal om te benadrukken wat de lezer moet doen na het lezen van de zakelijke brief.Korte zinnen met een sterke, bruikbare werkwoorden wordt aanbevolen om de lezer aan te moedigen om op te treden.

Etiquette

  • Zorg ervoor dat u de juiste etiquette volgen zakelijke brieven.Zorg ervoor om uit te vinden van de juiste naam en spelling van de persoon die zal worden ontvangen van de brief.Pakken ze op de juiste wijze.Reageren op alle brieven die een terugkeer antwoord vereisen.Door het volgen van de juiste etiquette, een ondernemer laat zien dat hij heeft respect voor de persoon die hij schrijft aan.Dat opzicht kan een lange weg te gaan naar het maken van de lezer van de brief het nemen van de oproep tot actie.

Correctheid

  • Van de opmaak van de brief aan de geschiktheid van de ontvanger, een zakelijke brief moet veel juiste noten te raken om effectief te zijn.Zorg ervoor dat het wordt verzonden naar de juiste persoon op de juiste afdeling, op het juiste bedrijf.Wees er zeker van dat de brief gaat naar de juiste persoon om de actie die de brief vraagt ​​hem over te nemen te nemen.Lees over de brief en beoordelen of de taal niet juist is voor de persoon die je het verzenden naar is - niet te formeel noch informeel.Als u klaar bent om het te verzenden, controleer de opmaak nog een laatste keer op fouten.

608
0
1
Exploitatie Van Een Bedrijf