Organisatie Tips voor Executive Assistants

Maak de dag makkelijker door een verblijf georganiseerd . het kantoor 2 door Omely uit Fotolia.com

Logeren georganiseerd is van fundamenteel belang ervoor te zorgen dat het kantoor op rolletjes loopt.Als executive assistant, bent u vaak gezocht naar het kantoor efficiënt te houden en als je niet klaar bent, kan de dingen hectisch krijgen.U wordt gevraagd om taken uit te voeren op een dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse basis.Zonder organisatie, is het gemakkelijk om in de war raken en vergeet belangrijke deadlines.

To Do omgeving

  • wijst een deel van uw bureau als de "to-do" gebied in plaats van notities en papier overal.Plaats items in een doos of map op uw bureau en controleer regelmatig de hele dag door.Als taken zijn voltooid, verwijdert u de items van het bureau om een ​​"gedaan map" of om een ​​doos voor het indienen.Aan het begin van elke dag, maken een complete lijst van taken voor de dag en zet het in de "to-do" map.Kras taken als ze zijn voltooid.Taken toe te voegen als ze naar je toe komen en aan het eind van de dag ervoor te zorgen

    dat alles is afgerond.

Set Days

  • Designate dagen voor de wekelijkse taken."Je kunt je week te regelen zodat je weet, tot op zekere hoogte hoe dan ook, wat je zult moeten doen", zegt Victoria Moran van OfficePro Magazine.Kies bijvoorbeeld woensdag als versnipperen dag en houden papieren die nodig versnipperen in een doos tot het tijd is.Of, tally kleine kas op vrijdag.Dit kan ook met de dagelijkse activiteiten.Moran stelt terugkeer voice- en e-mail op bepaalde tijden per dag.(REF1) Op die manier zult u niet hoeft te stoppen met wat je regelmatig doet gedurende de dag.

Color Coding

  • behulp kleurcodering kan helpen organiseren wat er moet gebeuren en wanneer nodig."Denk altijd over wat taken die u uitvoert en hoe vaak u ze uit te voeren," zegt Judith Allen van Admin Secrets.(REF2) Code wekelijkse tasking één kleur als rood;geven dagelijkse taken blauw, maandelijkse taken geel en ga zo maar door.Plaats taken in de code mappen neem uw agenda en markeer wat er moet gebeuren met een gekleurde plein achter het nodig heeft.Op elektronische agenda's, typt u de woorden in de taak kleuren als je een doos niet kunt maken.

Share Verantwoord

  • verantwoordelijkheden delen is een essentieel onderdeel in een verblijf georganiseerd.Het lijkt misschien moeilijk omdat je de persoon die de meeste taken worden gedelegeerd aan, maar het kan worden gedaan.Soms is de tijdigheid van uw taak is afhankelijk van de acties van uw leidinggevenden en medewerkers.Als u bent verantwoordelijk voor het balanceren boek, geef uw medewerkers een deadline te zetten in hun stubs.Ook hebben ze uitloggen elke controle die zij nemen uit het boek.Als je baas op reis gaat, laat hem op te schrijven of geef een checklist van wat er gedaan moet worden.Geef hem dan een kopie van de lijst om ervoor te zorgen dat jullie allebei op dezelfde pagina.Ook geven medewerkers speciale mappen om alle kleine kas ontvangsten draaien in in een map.Op die manier hoeft u niet te gaan jagen op iemand wanneer het tijd is om de lade te verzoenen.

154
0
1
Effectieve Werkgewoonten