Wat zijn de Standard Operating Procedures voor een administratief medewerker ?

Administratief medewerker werken op de laptop met de werkgever over mobiel. boggy22 / iStock / Getty Images

Een administratieve professional is vaak de lijm die bij elkaar houdt een kantoor.Soms is het kantoor ruggengraat ondersteuning nodig, ook.Standaard operationele procedures voor een administratief medewerker fungeren als een routekaart in hem begeleiden door dagelijkse taken.Een SOP handleiding beschrijft elke taak verantwoordelijkheid en alle stappen die nodig zijn om accurate en tijdige afronding te waarborgen.Deze gedetailleerde instructies helpen een assistent uit te voeren zijn werk als hij nieuw is voor de rol, in aanvulling op het helpen van hem te beheren zijn tijd als hij jongleert veel verschillende taken.

Office Management

  • Een support medewerker beheert vele algemene office functies die worden vastgelegd in een standaard kantoor procedures handleiding.Haar administratieve verantwoordelijkheden omvatten doorgaans het beantwoorden van telefoons, het beheer van agenda's, het coƶrdineren van reizen en het voorbereiden van presentaties.Een administra

    tief medewerker verzorgt ook departementale bestanden, bibliotheken en aanbod kamers.SOP's houden haar georganiseerd als ze is nieuw voor de baan en niet vertrouwd zijn met een aantal van routines van haar werkgever.Verspreiden mail lijkt misschien een eenvoudige taak, maar een nieuwkomer zal niet weten dat de leveringen komen twee keer per dag, of dat sommige departementale medewerkers op hun bureau in plaats van in hun individuele mail slots wil e-mail geplaatst.Werkinstructies helpen haar te leren deze taken.Deze "how to's" ook begeleiden haar vervanger, die vult voor haar als ze niet op kantoor vanwege vakantie of ziekte.

Complex Taken

  • Een administratief medewerker voert complexe taken die een groot aantal stappen nodig, zoals het opstellen van nieuwsbrieven of het opzetten van de hele dag vergaderingen of trainingen.Werkinstructies een visuele checklist die hem wandelingen door het hele proces, zoals het vragen om artikelen voor de maandelijkse publicatie bedrijf helemaal door om de distributie aan de lezers.Voor een vergadering, de assistent is verantwoordelijk voor alles van het reserveren van de vergaderzaal te publiceren minuten na het programma.Breaking processen in kleinere stappen maakt de werklast lijken minder overweldigend dus een assistent een drukke organisatie stroomt in plaats van zich zorgen te maken dat hij misschien iets over het hoofd kan houden, volgens AllThingsAdmin.

Apparatuur en Software

  • een administratieve professionele vertrouwt op kantoorapparatuur en computersystemen.Ze heeft om multi-line telefoons, intercoms, printers, kopieerapparaten, faxen en projectoren beheersen.POSS uitleggen hoe apparatuur te bedienen, zodat de assistent efficiĆ«nt kan overdragen telefoontjes, voice-berichten te halen, rapportages verzamelen en beheren van een studio voor videoconferenties.Getypt kantoor procedures ook stap-voor-stap details uit te leggen over het gebruik van een computer om memo's te typen, voert u informatie in databases en werken met industrie-specifieke software, zoals een loonadministratie of medische billing systeem.

Time-gevoelige Verantwoordelijkheden

  • De administratief medewerker handvatten taken die on-time levering.Zijn standaard werkinstructies hem helpen aan deze termijnen door een opsomming van hoe vaak hij opdrachten moet uitvoeren.Deze taken zijn onder andere het betalen van facturen, het maken van bankdeposito's, het indienen van rapporten aan overheidsinstellingen en het opzetten van de raad van bestuur de vergaderingen '.Een juridisch administratief medewerker verantwoordelijk kunnen zijn voor het indienen van gerechtelijke documenten binnen bepaalde termijnen zijn.Ook kan worden verwacht een assistent in een ziekenhuis om medische claims te verwerken volgens de termijnen van een verzekeringsmaatschappij.Een effectieve SOP legt doorlooptijden voor elke taak, zoals dagelijks, elke andere vrijdag of de eerste dag van de maand.

52
0
1
Effectieve Werkgewoonten