Hoe maak je een Communicatie Project Plan Schrijf

Stappen in Tactical Project Planning Pat Poston

Wanneer uw bedrijf of organisatie heeft belangrijke informatie te communiceren en uw gebruikelijke kanalen onvoldoende zijn, het plannen van een tactische communicatie project aangepast aan de inhoud en de omstandigheden.Aankondigingen profiteren van aangepaste plannen zijn meestal aanzienlijke eenmalige, niet-routinematige gebeurtenissen, zoals een verandering in de executive leadership, het inhuren van plannen en ontslagen, verandering in employee benefits en verplaatsing van het bedrijf faciliteiten.Het gaat vaak interne en externe doelgroepen.
Het maken van een tactische communicatie projectplan zorgt ervoor u overwegen belangrijke vragen: wie moet horen wat, van wie, met welke middelen, wanneer en tegen welk doel?Een plan ook de taken, verantwoordelijkheden en tijdschema's --- effenen van de taak van project management.

instructies

  1. verduidelijken en te bevestigen voordat u van plan bent.Identificeren van het project "eigenaar" --- meestal de persoon toe te wijzen --- die

    zal adviseren en uw plan goed te keuren.Met die eigenaar project:
    --Confirm de kern van de aankondiging van de inhoud, gewenste timing en vertrouwelijkheid eisen.Bevestigen of ongewone gevoeligheden of omstandigheden bestaan, zoals juridische of lidmaatschap rapportage-eisen.
    --Affirm hoe het project past als tactiek in de overkoepelende public relations en communicatie strategieën.
    --Agree op bronnen voor de meer gedetailleerde informatie en input die u nodig heeft, bijvoorbeeld van uw bedrijf human resources manager of executive search commissievoorzitter.
    --identify goedkeuring en rapportage-eisen voor uw project.Het eens of u het project informeel zal beheren en structureren van een projectteam.
    --identify goedkeuring bij het werk van producten die uit het plan, bijvoorbeeld, toetsing door juridische, human resources en financiën aangewezen of door specifieke executives.
    --Establish parameters voor de benodigde middelen, zoals de begroting verwachtingen en het gebruik van externe bureaus.

  2. Crystallize doel en doelstellingen.Doel is wat je wilt laten gebeuren, meestal beginnen met "To ..." Doelstellingen beginnen meestal met actiewerkwoorden --- ze zijn wat je wilt doen door wanneer, uitgedrukt als processen of de gewenste resultaten.
    In dat licht is het doel van het maken van uw aankondiging op een bepaalde datum is een objectief.Het doel kan zijn "om de behoeften en voorkeuren van stakeholders voor tijdige en feitelijke informatie over (onderwerp) voldoen, op een manier die imago en de waarden van de onderneming bevestigt."Betrekking hebben daartoe terug naar public relations en communicatie strategie overkoepelende.

  3. Profiel stakeholders en publiek.Strategische planning zeer waarschijnlijk is communicatie doelstellingen in grote lijnen aangegeven.Voor uw tactische project, scherpere focus.Stakeholders zijn groepen of individuen die zal worden beïnvloed door de specifieke informatie die u wilt geven en zijn daarmee de belangrijkste doelgroepen.Toe te voegen aan de lijst met andere publiek in die u wilt maken, wijzigen of waarnemingen bevestigen.Gebruik een tabel of spreadsheet met de volgende kolom koppen om uw analyse van samenvatten:
    --Audience Segment.Geef elk een naam en indien nodig voetnoot die bestanddelen opgenomen.Subsegment een groep als de communicatie behoeften verschillen binnen de groep.Bijvoorbeeld: alle medewerkers, medewerkers van de divisie getroffen, toezichthouders.Vraag: "Wie zal moeten of willen weten over dit --- en waarom?"Denk bijvoorbeeld aan belangrijke klanten, aandeelhouders, het grote publiek, collega's in uw branche, politieke organen en belangrijke leveranciers.Kiezen of nieuws media zal worden gericht segmenten of in plaats daarvan zal worden gebruikt als kanalen om segmenten te bereiken, zoals het grote publiek en bedrijfsleven.
    --Need / bericht.Hoewel het bewustzijn en begrip zijn doelstellingen voor alle doelgroepen, kunnen sommige speciale behoeften.Werknemers kunnen willen weten hoe ze zullen worden getroffen door een kantoor sluiten, bijvoorbeeld, of leden van de vereniging het proces waarbij een ontslagnemend executive leider zal worden opgevolgd.Bestuursleden, managers, leidinggevenden en account managers zijn onder degenen die niet alleen het nieuws, maar uw plan voor de communicatie is, vooral als ze een rol te spelen hebben.Identificeer de belangrijkste boodschappen voor elk segment.
    de- toets Communicator.Van wie zou elk segment verwachten of graag uw nieuws te horen?Identificeer de woordvoerder van het "gezicht" van de communicatie aan elke groep --- die wordt geciteerd in een persbericht, bijvoorbeeld, of leiden een conferentie met medewerkers.Hoewel het bedrijfsleven kunnen verwachten te horen van de chief executive officer, kunnen werknemers de voorkeur aan worden geïnformeerd door hun begeleiders en belangrijke klanten door hun account managers.

  4. Plan cascade volgorde en kanalen.Als u ooit verbaasd door eerst te leren uit een krant van grote verandert uw bedrijf van plan is, begrijp je het principe van "geen verrassingen" en het belang van de trapsgewijze informatie om ervoor te zorgen geen verrassingen voordoen.Op een tijdelijke werktafel of spreadsheet, een lijst van uw doelgroep segmenten in de volgorde waarin ze zullen worden geïnformeerd, terug van de datum en tijd van uw informatie is voor de meeste algemeen bekend (vaak de tijd van een algemeen persbericht) werken.Hoewel sommige distributies tegelijk kan zijn, nagaan of sommige segmenten moeten vooraf van de communicatie te komen.Zo kan toezichthouders tijd nodig voor te bereiden voor de werknemer vragen en bestuursleden kunnen bericht van het naderende krantenartikelen verwelkomen.
    In de kolom naast elk segment identificeren (s) waarmee verbinding wordt gemaakt.Kanalen zijn informatie distributiemethoden meestal met evenementen en geschreven inhoud.Voorbeelden:
    --Voor executive team, bestuursleden, sleutel afdelingshoofden en toezichthouders --- mededelingen vooraf via e-mail.Medewerkers
    --Voor --- voorhand e-mail bericht, afdelings- vergaderingen, videoconferenties, website content.
    --Voor belangrijkste bestanddelen --- van tevoren per fax en e-mail, live presentatie.
    --Voor publiek --- distributie van het algemeen persbericht, persconferentie, website content.

  5. Identificeer de benodigde zekerheden.Zekerheden zijn gebruikt bij de uitvoering van uw communicatie projectplan --- documenten en audiovisuele zoals foto's en opnames materialen.
    categoriseren als:
    --Foundation zekerheden, voor gebruik met meerdere segmenten.Voorbeelden: persbericht, factsheet, Q & amp;Een, foto's, website content.
    --Segment zekerheden, de communicatie die naar specifieke doelgroepen aanpakken van hun behoeften en voorkeuren en in de "stem" van hun favoriete woordvoerder.Vaak zijn memo's uit het segment Key Communicator bevestigen kopieën van de stichting zekerheden hierboven, met name persberichten."Ik wilde u laten weten ons bedrijf kondigt later vanmiddag het nieuws dat ..." Deze zekerheden ook kunnen praten punten, inhoud contouren, of AVS omvatten Key Communicators zoals executive teamleden en leidinggevenden.
    --Advisory zekerheden, memo van u aan anderen verwacht om deel te nemen aan het project, ze apprising van het communicatieplan en hun verwachte rol in het.Attach relevante kopieën van de stichting en het segment zekerheden.
    Op een tafel of een spreadsheet, te identificeren voor elk van de volgende zekerheden: Naam, Key Communicator, Toegewezen aan, Draft Due Date, Goedkeuring (s) nodig, Final Due Date.

    planning zekerheden
  6. Bevestig de benodigde ondersteuning.Identificeer wat ondersteuning van de roll-out van uw project zal vereisen en bevestigen de beschikbaarheid.Als er geen permanente steun bestaat, gebruik dan een tabel of spreadsheet voor detail hoe je steun zal krijgen, zoals de volgende, het identificeren Ondersteuning Punt, Bron, en Kosten:
    --Drafting van zekerheden
    --Compilation van distributielijsten met contactgegevens voor uwdoelsegmenten
    --Capability en de verantwoordelijkheid voor de massa-uitzendingen, zoals de groep e-mails
    --Arrangements voor vergaderingen, persconferenties en andere aanverwante evenementen.

  7. Detail project roll-out.Gebruik een tabel of spreadsheet om de lijst sequentieel en stelt de timing voor elke activiteit die u van plan bent voor uw communicatie roll-out.Identificeren wie doet wat en wanneer, en ook de zekerheden elk zal gebruiken.Beschouw deze kolomkoppen: nummer, datum en tijd, activiteit, zekerheden te worden gebruikt, verantwoordelijke persoon (en) en Status of Notes.
    Plan aan de Project Roll-Out Detail in de adviserende zekerheden die u verstrekt aan anderen die een rol in hebben, zoals executive teamleden, toezichthouders en ondersteunend personeel op te nemen.

    Planning project roll - out
  8. Plan project follow-up.Gebruik een tabel of spreadsheet voor detail zoals follow-up als:

    --Post-aankondiging vragen van stakeholders zoals werknemers en nieuwsmedia
    --Project evaluatie, zeer waarschijnlijk met inbegrip van het succes van de uitvoering van het project en de subjectieve beoordelingen van de reactie van het publiek

  9. Maak een begroting.Identificeren verwachte kosten in overeenstemming met het financiële beleid van uw organisatie.Het kan nodig zijn alleen degenen die niet reeds in het bestaande budget voor de algemene communicatie steun te identificeren.

  10. Haal uw projectplan goedgekeurd.Zorg voor je werk aan de eigenaar van het project ter goedkeuring voordat u de uitvoering te beginnen en vragen voor verbetering suggesties.Voorwoord uw voorstel document met een korte samenvatting.Volg deze schets en op te nemen uw tabellen / spreadsheets in plaats van gedetailleerde verhaal:
    --Executive Samenvatting
    --Project Doel en doelstellingen
    --Stakeholders en Audiences (tabel of spreadsheet)
    --Communications Roll-Out Detail (tabel of spreadsheet)
    --Collaterals (tabel of spreadsheet)
    --Follow-plannen
    --Needed Ondersteuning
    --Budget

Tips & amp;Waarschuwingen

  • Als vertrouwelijkheid toelaat, in overleg met de leden van de belanghebbenden en het publiek of degenen die met hen samenwerken om hun informatie behoeften en interesses beter te begrijpen.Naast uw gebruikelijke communicatiekanalen, het plannen van speciale evenementen voor niet-routinematige nieuws aan haar betekenen "bijzonderheid."
  • Sommige mededelingen kunnen worden onderworpen aan arbeid en effectenwetgeving en reglementering.Neem contact op met juridische en human resources leiders.
645
0
3
Publieke Relaties