Hoe te organiseren Meeting Minutes Met behulp van Word

Als u denkt dat een "commissie is een lichaam dat minuten en afval uren houdt," dan ben je in gezelschap van tientallen lezers van ten minste 1934 tot heden.

In de echte wereld, echter, houden minuten moet u helpen uur opslaan - uren verspild proberen te herinneren die besloten wat, wanneer en waarom.Wanneer het is jouw taak om te schrijven en de notulen voor een organisatie te behouden, eerst bepalen welke elementen uw minuten moeten omvatten, en dan vinden of maak een sjabloon dat deze elementen bevat.

Waarom Minuten Matter

Meeting minuten bieden transparantie in de besluitvorming van uw organisatie en dienen als een belangrijke lijst van de besluiten een groep maakt.Ze maken ook de leden verantwoording door duidelijk voor handelingen die de leden hebben afgesproken over te nemen.Na verloop van tijd, ze zijn een bron voor de geschiedenis van een organisatie, waardoor nieuwe leden komen op de hoogte van problemen en beslissingen en het verstrekken van een venster in d

e groei van een organisatie.Afhankelijk van de complexiteit van uw organisatie en focus, kan minuten ofwel een beknopte samenvatting of een gedetailleerd boekhoudkundig zijn.

elementen van de effectieve Minuten

Ongeacht de grootte van uw organisatie of het aantal mensen in uw vergadering, de minimale hoeveelheid informatie die notulen moeten omvatten is:

  • Datum, tijdstip en de lijst van deelnemers
  • bijwerken /samenvatting van de vorige vergadering notulen
  • De agenda van de vergadering
  • Een overzicht van alle besluiten of stemmen
  • Een duidelijke verklaring van een actie items, of "dos"

Als uw organisatie nodig heeft nauwkeurige verantwoording en gedetailleerde minuten, regels Robert'svan de Order, vaak gebruikt door organisaties als leidraad voor het uitvoeren van vergaderingen, bepaalt de belangrijke elementen en vormen van minuten.

Met behulp van Word sjablonen

Word biedt een scala van sjablonen voor notulen.

Stap 1: Vind een Word-sjabloon minuten.

(Afbeelding: Afbeelding met dank aan Microsoft)

Select File en vervolgens New .Enter "minuten" als zoekterm in en druk op Enter .Deze zoektocht levert een paar dozijn templates, waarvan 12 zijn specifiek voor vergaderingen, sommigen bestempeld als "formele", wat "informele" en een aantal specifiek voor organisaties zoals PTA.Voor de notulen, uw zoekopdracht verfijnen door Meeting selecteren in de rechter zijbalk.

Voor de toepassing van dit voorbeeld klikt Formele Meeting Minutes om de meest robuuste set van elementen in overweging te nemen, en klik vervolgens op de Maak knop om een ​​Word-document op basis van deze sjabloon te lanceren.

Stap 2: Zorg ervoor dat de sjabloon bevat de inhoud die u nodig hebt.

(Afbeelding: Afbeelding met dank aan Microsoft)

Analyseer de template en rekening houden met de elementen op te nemen, gezien de behoeften van uw organisatie.Voor een meer informele bijeenkomst, kunt u, bijvoorbeeld, de plaats van de Call to sectie bestellen met een meer informele gedeelte dat alleen de vergadering datum, locatie en tijd omvat, of vervang de Roll call sectie met eenvoudige lijst van aanwezigen.

Stap 3: Vervang de placeholder velden met uw eigen gegevens.

(Afbeelding: Afbeelding met dank aan Microsoft)

Vervang de tekstvelden met de inhoud van uw organisatie relevant door te dubbelklikken op de placeholder tekst en het typen van uw eigen inhoud.Bijvoorbeeld, klik op het item in de lijst Open uitgave / samenvatting van de discussie en voer uw eigen tekst.

Veel sjablonen, waaronder deze, bevatten velden voor gegevens, zoals de naam van de organisatie, ambtenaren of bepaalde gemeenschappelijke elementen.Nadat u tekst in een veld in te voeren, die tekst bevolkt alle exemplaren van het veld - bijvoorbeeld, "secretaris Name" is een gebied dat, nadat u "Benjamin Franklin," vult elke andere instantie van dat veld.

Stap 4: Noteer de vergadering discussies en beslissingen.

(Afbeelding: Afbeelding met dank aan Microsoft)

Na elk punt, detail belangrijke punten van de discussie, evenals de uiteindelijke beslissing of actie vereist.Overweeg het gebruik van sub-koppen zoals "Discussie" en "Actie" om ervoor te zorgen dat u het adres van de belangrijkste punten.

Tip

  • meeste templates gebruik maken van Word-stijlen.Bijvoorbeeld, de genummerde items onder Open kwesties en New Business hebben het lijstnummer toegepast.Klikken Voer na deze regels voegt een List Number lijn.Om de inhoud onder een item toe te voegen zonder toevoeging van een ander genummerd punt, verander de stijl te Normal in de groep Stijlen, en verhoging van het streepje met de Inspringing vergroten knop in de groep Paragraaf.

Uw eigen Minuten Template

Hoewel het gebruik van een kant en klare template is waarschijnlijk sneller, kunt u in plaats daarvan uw eigen notulen template en vervolgens opnieuw te gebruiken voor elke vergadering.

Stap 1: een nieuw Word-document maken en voeg een titel.

(Afbeelding: Afbeelding met dank aan Microsoft)

een Word-document te openen, selecteer Kop 1 uit de groep Stijlen op het tabblad Start en typ de naam van uw organisatie.

Stap 2: Maak placeholders voor primaire secties.

(Afbeelding: Afbeelding met dank aan Microsoft)

placeholders toevoegen voor uw primaire secties, toepassen rubriek 2 indien gewenst.Deze onderdelen moeten de eisen van uw eigen organisatie weerspiegelen en consistent moet zijn van vergadering naar vergadering.

Breng Word-stijlen als dat nodig is.Om een ​​stijl toe te passen, bijvoorbeeld een lijst met opsommingstekens stijl agendapunten, opent de Styles zijbalk door te klikken op de pijl in de groep Stijlen, en zoek en selecteer een stijl.

Tip

  • Sla uw document als een sjabloon, of na het maken van uw primaire delen of na het toevoegen van een andere gemeenschappelijke gegevens, zoals aanwezigen of officieren.Om een ​​document als een sjabloon wilt opslaan, kiest File , Opslaan als en vervolgens Computer om het op te slaan op uw computer in plaats van de cloud of een server.Blader naar een willekeurige plaats - het maakt niet uit welke map je het op te slaan in, omdat deze op te slaan als een sjabloon overschrijft de geselecteerde map.

    Van de Opslaan als type drop-down, selecteer * Word-sjabloon ( .dotx) op te slaan als een DOTX bestand of sjabloon.Word slaat het automatisch in de map Custom Office sjablonen.Om het later te gebruiken, selecteert Bestand , New en klik Persoonlijke ** toegang tot uw eigen aangepaste sjablonen.

Stap 3: Noteer gebeurtenissen van uw vergadering.

(Afbeelding: Afbeelding met dank aan Microsoft)

Voer de details onder elke sectie.Adres elk punt bracht tijdens een vergadering discussie die zou helpen verduidelijking van de beslissingen moet uw commissie of anderen moeten herzien of te begrijpen de geschiedenis van uw organisatie.

Er is geen enkele manier om minuten te organiseren.In dit voorbeeld hebben we de agenda gescheiden zich van de discussie, maar je kon deze twee elementen in plaats daarvan te combineren.

Tip

  • drukken Voer na een gestileerde lijn blijft meestal dezelfde stijl, afhankelijk van de stijl eigenschappen.Om snel terug te keren naar de standaard Normal stijl, drukt Enter tweemaal.

9
0
7
Microsoft Word