Kantoorfuncties & Office Routines

Secretaresses zijn onderdeel van de kerkelijke team . afbeelding secretaresse door Barbara Helgason uit Fotolia.com

bedienden dienen als steun voor de afdelingen binnen een bedrijf.Zij voeren een breed scala van taken en omgaan met het grootste deel van het papierwerk komen in een bedrijf.Bedienden in het kantoor te beantwoorden de telefoons en begroeten bezoekers.Zij verwerken papierwerk en bestand nodige documenten op de juiste locaties.

Receptie En Receptionist Taken

  • Veel kantoren zijn bemand met receptionisten en assistenten die telefoons beantwoorden en inkomende gesprekken screenen.Zij moeten informatie over het bedrijf om te vragen die binnenkomen beantwoorden weten. Ze route oproepen en berichten te nemen wanneer het personeel niet beschikbaar zijn.Veel bedrijven krijgen grote hoeveelheden telefoontjes en receptionisten moeten in staat zijn om ze goed en effectief te behandelen.Personeel bij de balies te begroeten alle bezoekers, collega's en klanten een bezoek aan het bedrijf.Ze screenen en moet onmiddellijk bepalen welk type toega

    ng de bezoeker zal vergen.Zij zijn verantwoordelijk voor de contacten veiligheid bij bezoek uit het gebouw moet worden begeleid.Sommige medewerkers onderhouden afspraak logboeken met informatie over wie te verwachten op bepaalde tijdstippen en waar ze te sturen.

Handling Papierwerk

  • Taken met papierwerk variëren afhankelijk van de aard van het bedrijf.In medische instellingen, moet verslagen worden aangemaakt, bijgewerkt en ingediend;factuurgegevens moet worden verkregen;en verzekeraar papierwerk ingevuld en ingediend.In een juridisch kantoor, kan de voorbereiding van documentatie voor de advocaten nodig zijn;sommige advocaten kunnen kantoorpersoneel richten op onderzoek met behulp van juridische tijdschriften te voeren.In een onderwijsinstelling, kan kantoorpersoneel hebben studenten verslagen en track roosters werken.Sommige medewerkers kan hebben om payroll informatie bij te werken en rekeningen betalen.Andere griffiers kan hebben om facturen, inkooporders en andere boekhoudkundige documenten aangaan computersystemen.Archivering en scannen papierwerk zijn andere gemeenschappelijke office functies.Bedienden ook verwerken van inkomende en uitgaande e-mail.

coördineren en Scheduling

  • Sommige kantoorpersoneel dienen als steun voor de onderneming leiderschap.Die medewerkers coördineren conference calls en kunnen als toezichthouder voor de andere office medewerkers serveren.Zij kunnen memo's, brieven en andere inkomende correspondentie voor prioritering te herzien.Zij bereiden de agenda voor de komende vergaderingen en transcriberen alle nodige informatie van vergaderingen en conference calls.Ze nemen dictaat op brieven en memo's en het organiseren van alle benodigde papieren in dossiers.Zij plannen en coördineren van elke reisarrangementen voor het beheer en kunnen hotels, huurauto's en restaurants boeken.

Office Equipment

  • Kantoorpersoneel meestal kantoorbenodigdheden beheren in aandelen van een bedrijf kamer.Zij kunnen hebben op papier, printer cartridges, pennen, potloden, memo pads, markeerstiften, enveloppen, briefpapier, en andere benodigdheden die nodig zijn om een ​​bedrijf te lopen.Ze noemen het onderhoud bedrijven om te controleren op faxen en printers als dat nodig is.De aankoop van nieuwe kantoorapparatuur en de installatie is meestal de verantwoordelijkheid van iemand in het kantoor.

274
0
1
Administratieve Jobs