Kennis van General Office Procedures

Elk bedrijf of organisatie heeft een bepaalde manier van zaken doen.Effectieve organisaties over het algemeen vaste regels en procedures vast te stellen om de consistentie, kwaliteit en een goede klantenservice te promoten.Hoewel administratieve medewerkers zijn sterk afhankelijk van deze gevestigde procedures, andere werknemers ook profiteren van het begrip van hoe de dingen werken.Algemeen kantoor procedures bestaan ​​van de fundamentele operationele taken, waaronder het beantwoorden van telefoons, sorteren van post, het reageren op klanten en het bestellen van benodigdheden.

Administratieve professionals moeten begrijpen algemene kantoor procedures van een bedrijf , met inbegrip van telefoon -protocol.
(Beeld Bron Wit / Beeld Bron / Getty Images)
beantwoorden telefoons

Een telefoontje is vaak een klant de eerste indruk van een bedrijf, dus het is belangrijk voor werknemers om te beantwoorden met een goede groet, brengen een positieve toon en weet hoe te reageren op algemene vragen.Zakelijke telefoon systemen kan zo simpel zijn als een enkele inkomende lijn of een complex met meerdere setup.Medewerkers moeten weten

hoe de telefoons werken, met inbegrip van hoe om te bellen, plaats doorsturen bellers in de wacht, check voicemail en schakelen tussen de lijnen.Het management kan de procedures voor die bepaalde gesprekken, tijd lijnen moeten accepteren voor het beantwoorden van de telefoon aanvragen en andere situaties die tijdens een typische werkdag specificeren.

Een telefoontje is vele malen een klant eerste indruk van een bedrijf .
Getty Images / Photodisc / Getty Images
sorteren van post

ontvangen en distribueren van e-mail is een gemeenschappelijke zakelijke taak uitgevoerd door het administratief personeel van een organisatie.Procedures met betrekking tot e-mail kan omvatten die bepaalde items, hoe u ongewenste e-mail of ongevraagde stukjes en tijdslijnen voor de distributie verwerken krijgt.Het management kan ook procedures voor de wijze waarop het verzenden van e-mail, met inbegrip van de betaling van de verzendkosten, vooral briefpapier of enveloppen te gebruiken en IntraOffice post in grotere organisaties vast te stellen.Administratieve medewerkers moeten begrijpen hoe deze processen werken, zodat ze verantwoordelijkheden kunnen uitvoeren in een tijdig, om ervoor te zorgen en andere medewerkers krijgen de nodige documenten.

Het ontvangen en distribueren van e-mail is een gemeenschappelijke taak uitgevoerd door het administratief personeel van een organisatie .
Andrew Maycock / iStock / Getty Images
Reageren op Klanten

De meeste organisaties hebben betrekking op een specifiek type van de klant, of ze nu consumenten, studenten, bedrijven of zelfs andere werknemers.Ongeacht het type, de kwaliteit van de klantenservice is een belangrijke taak.Administratieve medewerkers interactie met klanten of klanten via de telefoon, via e-mail en in persoon.Bedrijven kunnen procedures voor deze interacties die administratieve medewerkers hebben met klanten.Deze procedures kunnen onder bepaalde groeten of zinnen te gebruiken, verwacht de houding, de tijdigheid van de reacties en standaard antwoorden op veelgestelde vragen.

Werknemers moeten worden opgeleid om te communiceren met klanten .
Ingram Publishing / Ingram Publishing / Getty Images
bestellen In

Omdat de werknemers op bedrijven en organisaties moeten elementaire benodigdheden om taken uit te voeren, is het vaak taak een administratieve medewerker om deze artikelen te bestellen.Omdat het bestellen van benodigdheden omvat het gebruik van financiële middelen, moeten de medewerkers de regels voor wat leveranciers te gebruiken, vormen van betaling en die goedkeurt aankopen begrijpen.Organisaties kunnen ook richtlijnen voor het bijhouden van de inventaris en het bepalen wanneer aankopen moeten worden gemaakt vast te stellen.Kennis van deze processen stelt administratieve medewerkers om deze taken uit te voeren en ervoor te zorgen dat collega's hebben de hulpmiddelen en benodigdheden die nodig zijn voor hun baan.

Administratief personeel moet in staat zijn om voorraden te bestellen.
Catherine Yeulet / iStock / Getty Images
966
0
5
Administratieve Jobs