Hoe maak je een winnende Call Flow Script Ontwikkel voor uw Small Business

oprichting van een effectieve oproep stroom script voor uw interactieve voice response systeem of IVR, vereist een evenwicht tussen voldoende opties om nauwkeurig directe gesprekken en het minimaliseren van overtollige stappen die klanten kunnen frustreren.Het ontwikkelen van winnende oproep stroom scripts helpt uw ​​kleine bedrijf te behouden klanten door een hoge mate van aandacht van de klant en helpt het minimaliseren van uw overhead en werknemer eisen veroorzaakt door ineffectieve call routing.Denk aan uw telefoonsysteem scripting een kans om uw bedrijf te verbeteren door het projecteren van een professionele uitstraling aan uw telefoon op basis van klanten en zakelijke partners.

instructies

  1. recensie telefoon systeemspecificaties.Bepaal beperkingen op het menu diepte, routing of lengte van het bericht.Meer informatie over interactieve opties zoals de mogelijkheid voor het invoeren van een rekeningnummer.Sommige opties kunnen connectiviteit met een database nodig.

  2. Maak een telefoonservic

    e matrix die afdelingen of individuen langs de linker kolom en de soorten oproepen uw kleine bedrijf ontvangt langs de bovenste rij geeft.Voltooi de matrix door te focussen op het vermogen van elke afdeling om snel en betrouwbaar te beantwoorden elk type bellen scenario.Voorbeelden hiervan zijn steun aanvragen, factuurgegevens vragen, sales calls en operationele gesprekken.Indien nodig, overzien uw gesprekken voor een week te gaan bellen categorieën.

  3. Definieer je bellen boom.Deze boom moet diagram hoe gesprekken via de telefoon systeem kan stromen.Begin met een groet en het bepalen van uw top-tier selecties.Verder invullen van het schema door het volgen van elke menukeuze afzonderlijk.Opties moet beginnen met brede categorieën en verplaatsen naar meer gespecialiseerde selecties verderop in het menu pad.

  4. Optimaliseer uw diagram.Zorg ervoor dat u een minimaal aantal stappen om de juiste medewerker of afdeling te bereiken.Bekijk de boom schets op basis van uw telefoon systeem beperkingen.

  5. Ontwikkel scripting voor de begroeting en elk niveau in uw roeping boom.De begroeting moet professioneel zijn en gebruik maken van een minimaal aantal woorden.Lange scripts zijn moeilijk te lezen en maken het moeilijk voor uw bellers te concentreren op het bericht.Gebruik actie taal voor het bellen opties voor de duidelijkheid.Gebruik bijvoorbeeld "Druk op 1 voor de verkoop."

  6. Vind een "stem" om uw scripts op te nemen.Selecteer een in-house werknemer om het bijwerken van uw scripts makkelijker.Kiezen voor een "stem" die vrij is van sterke accenten en kan gemakkelijk worden begrepen.U kunt een voice talent in te huren om uw script op te nemen, maar het kan moeilijk zijn om uw scripts voor noodgevallen, vakantie of routine veranderingen bij te werken.

  7. Neem uw script in uw IVR-systeem.Zoek een opname locatie die vrij is van geluiden en afleiding.Instrueer uw "stem" om zich te concentreren op duidelijke uitspraak en een langzamer spreken patroon dan gebruikt in gesprekken te gebruiken.

192
0
0
Small Business Basics