Hoe het opzetten van een Small Business Facturatie Systeem

Een vrouw werkt in een kantoor . Jupiterimages / Stockbyte / Getty Images

Het facturatiesysteem is het hart van de vorderingen van het bedrijf accounts.Facturen worden opgesteld op basis van producten of diensten die worden verkocht.Gegevens van de factuur overeen met de verkoop tijdschriften, accountrecords klanten, debiteuren saldi en geldrekening tijdschriften, onder andere zakelijke documenten.

elektronische en handmatige

  • Software systemen die worden gebruikt voor de facturering moet de kleine bedrijven om de eerste gegevens in te voeren voor het afdrukken van facturen.Elk systeem vraagt ​​om verschillende variabelen en zal de gebruiker over wat nodig is gevraagd.Het systeem zal dan elektronisch de gegevens te integreren in debiteuren.Daarentegen, bij het opzetten van een handmatig systeem, de kleine bedrijven eigenaar of boekhouder beslist wat er nodig is en formuleert dit als onderdeel van het boekhoudsysteem dienovereenkomstig.Ongeacht of de klein bedrijf services of verkoopt, een van de voorbereidende stappen in

    het opzetten van een facturatiesysteem is te bepalen wat de factuur Naast dergelijke basics contactgegevens te nemen.

Numbering System

  • Elke factuur moet een uniek identificatienummer hetzij op basis van de chronologische volgorde van de verkoop of klantnummer bevatten.Hoe dan ook de kleine ondernemer kiest, kan deze unieke nummers worden gebruikt verwijzen naar een bepaalde factuur in de toekomst.

Invoice Body

  • Onder de beschrijving deel van de factuur, zal de boekhouder wilt gespecificeerde informatie toe te voegen, zodat de klant precies weet wat de factuur documenten.Bijvoorbeeld een factuur voor de dienst die gewoon zegt "service call" is te vaag voor zowel de klant of een klein bedrijf om te gebruiken voor latere referentie.Echter, als de beschrijving zegt iets meer specifieke zoals "Changed filters, gereinigd ventilatoren; getest ontsteking," zowel de klant en de dienstverlener weet precies de verrichte werkzaamheden.Als de lading per dienst of per uur, dient deze detail worden opgenomen in de beschrijving.Wanneer de factuur voor de producten, inclusief hoeveelheden en de prijs per eenheid.Deze informatie komt overeen met de vermeldingen in het verkoopboek.

Kredietvoorwaarden

  • Bepaal de kredietvoorwaarden klanten zullen worden aangeboden en omvatten deze op de factuur.Bijvoorbeeld, als de betaling onmiddellijk wordt verwacht, de factuur dient de notatie te voeren "Net als gevolg bij ontvangst."Tijdens het verkoopproces, als de klant werd verteld dat hij zou moeten 30 dagen te betalen, onder meer dit als de vervaldatum op de factuur.

Bringing It All Together

  • De facturatie systeem is voltooid wanneer het past in de juiste plaats in het administratieve proces.Na facturen zijn opgesteld, is het tijd om debiteuren te verzamelen.Een kopie van elke factuur wordt opgestuurd naar de klant, en het bedrijfsleven behoudt één exemplaar.Het gefactureerde bedrag wordt geplaatst op de klant rekening in het verkoopboek.Wanneer de betaling is ontvangen, wordt het bedrag in mindering gebracht op de klant rekening in het verkoopboek en toegevoegd aan het bedrijf cash rekening.Aan het einde van de maand, kan de kleine ondernemer herziening van de rekeningen van openstaande facturen en de noodzaak om te volgen bij het zoeken naar betalingen, zoals het versturen van een tweede kopie van de factuur gemarkeerd mee "vervallen."

547
0
1
Small Business Basics