Over Record Keeping

bijhouden van belangrijke bestanden en documenten is een lange traditie in de menselijke samenlevingen.Hoewel het klinkt misschien als een saai onderwerp, het bijhouden is eigenlijk een belangrijk onderdeel van onze geschiedenis en onze cultuur van vandaag.

Geschiedenis

  • De vroegste vormen van de geschreven taal die we kennen - ook stenen tafelen en papyrusrollen - lijken te zijn gedreven door onze behoefte om de wetten van onze samenleving op te nemen, met betrekking tot diensten, geboorten ensterfgevallen, medische gegevens en andere belangrijke informatie.Als onze culturen werd meer verfijnd, dus onze dossiers van die samenleving: van de rollen en de griffiers van Rome naar de centra van het leren in de kloosters in de Middeleeuwen, hebben we altijd geprobeerd om spoor van onze steeds veranderende gemeenschappen en gewesten te houden.In de 21e eeuw, heeft onze bijhouden geëvolueerd naar behoren mechanisch getypt en elektronische gegevensbestanden, eenvoudiger gemaakt door de vooruitgang in de

    computer-industrie waardoor voor data-opslag en elektronische documenten.

Functie

  • Een registratie-systeem kan een persoon of organisatie in te dienen, volgen en beheren van documenten en verslagen.Deze kunnen bestaan ​​uit financiële gegevens, juridische documenten, gegevens van betalingen en kredieten, en andere belangrijke zakelijke of persoonlijke records.De meeste systemen volgen een reeks regels voor de input en output van documenten en zorgen voor specifieke eisen voor iedereen die, verzenden, kopiëren of verplaatsen van gegevens.

Types

  • meeste bijhouden systemen kunnen worden ingedeeld in een van twee manieren: persoonlijk of professioneel.Persoonlijke bijhouden systeem van iedereen is een beetje anders, en er is geen standaard methode om te volgen bij het maken van je eigen.De meeste mensen gebruiken een bestand voor de facturen, juridische documenten en andere belangrijke documenten, en velen hebben ook een systeem voor inkomende en uitgaande e-mail.Sommige mensen maken huishoudbudget, to-do-lijsten en andere taken om hun administratie op orde te houden en zorgen voor stabiliteit voor hun dagelijkse activiteiten.Echter, kunt u een systeem met alleen de elementen die zich comfortabel voelen om u te maken;is het belangrijk om een ​​systeem dat u daadwerkelijk gaat gebruiken in plaats van degene die je tegenop werken in hebben. Buiten de woning en op het professionele niveau, zul je zien dat veel organisaties hebben specifieke registratie-eisen die worden gebruikt in een discipline of specialiteit.Boekhouders, accountants en belastingadviseurs hebben allemaal een set systeem van regels te volgen in hun administratie;veel subsidies en leningen agentschappen vereisen ontvangers om hun records in een bepaalde system.Governments houden nodig zijn om bepaalde formaten van records voor een bepaald aantal jaren te voldoen aan de open registers wetten te houden.

Benefits

  • De voordelen van een verblijf georganiseerd verder reiken dan alleen de mogelijkheid om iets te vinden als dat nodig is.Studies hebben aangetoond dat mensen die het gevoel hebben georganiseerd vaak ook het gevoel meer controle over hun leven en zijn vaak gezonder dan degenen die overweldigd of chaotisch voelen.Bovendien, met een werkend systeem van registratie - en vast te houden - kan meer mogelijkheden openen voor u in uw carrière en het leven thuis, doordat u de toegang tot de gegevens en de achtergrond die u nodig heeft voor bijna elke zakelijke transactie, grote aankoopof leven veranderen.Op het bedrijf of de overheid niveau, succesvol kan bijhouden van het verschil tussen het runnen van een bedrijf efficiënt en verlies van waardevolle tijd en middelen in het proberen te sorteren door de honderden documenten die elke maand betekenen.

Overwegingen

  • Als u overweegt om uw eigen opbergsysteem voor persoonlijk of thuisgebruik, experiment met een paar verschillende manieren voor de afwikkeling op een dat is het meest comfortabel voor jou.Als je in een klein bedrijf, contact op met uw financieel adviseur of fiscaal specialist voor het opzetten van uw systeem om te zien wat hun behoeften zijn;als u een accountant, moet u ook contact opnemen met hun kantoor om te zien wat hun prioriteiten zal zijn aan het einde van elk boekjaar.Dit kan u tijd en geld te besparen tijdens de verslagperiode einde van het jaar.Als je werkt voor een organisatie en leren over de archiefsystemen, kunt u de verenigingen die verslagen van de industrie regeren controleren (bijvoorbeeld, contact op met uw toonaangevende vereniging of de staat en federale overheden in uw omgeving om te zien wat hun eisen zijn).

470
0
0
Small Business Basics