Professionele Manieren om Beantwoord een Business Phone

In een zakelijke omgeving, elk telefoongesprek u is belangrijk, of je spreekt aan een klant, klant of leverancier.Deze ervaringen vormen de basis voor uw zakelijke relatie, en een enkele slechte ervaring is vaak genoeg om een ​​klant voor altijd te verliezen.Door het volgen van de basisregels van de telefoon etiquette, zult u ervoor zorgen dat uw klanten hebben een positieve ervaring elke keer als ze bellen.

Wees voorbereid

  • Een goede telefonische contact begint met de voorbereiding.Office personeel moeten weten wie verantwoordelijk is voor het beantwoorden van elke telefoon, en wie neemt de gesprekken bekend met de telefoon en de functies moeten zijn.

    Je moet ook bereid een standaard groet voor het gehele personeel te gebruiken.Hoewel je zou willen wat individualiteit toe te voegen aan uw begroeting, moet het nog steeds onder de vier basisingrediënten: De groet, de persoon spreken, de organisatie die zij vertegenwoordigen en om te vragen hoe de beller te helpen.Een voorbeeld zou zijn, "Hallo,

    dit is Gene met Du Bois Services. Hoe kan ik u helpen vandaag?"

Wees vrolijk

  • Wanneer u het gesprek beantwoordt, zich bewust zijn van de toon van je stem en de snelheid van uw woorden.Probeer een vrolijke toon van de stem te behouden, zelfs als u niet bijzonder positief gevoel.Glimlachen zal helpen, zelfs als de beller je niet kunt zien.Een glimlach verandert de vorm van de mond, het veranderen van je stembuiging en de toon op een manier die kan worden gehoord.

Wees efficiënt

  • Inkomende gesprekken moet onmiddellijk worden beantwoord, meestal op de tweede ring.Oproepen beantwoorden te snel zou fluster sommige bellers, maar de meeste bellers hebben de neiging om op te hangen na drie of vier ringen.

    Alvorens oproepen, moet u bekend met de functies van uw telefooncentrale worden.Vertrouwd te maken met hoe de bellers in de wacht te zetten (zonder per ongeluk loskoppelen van de beller) en hoe u een gesprek naar een ander toestel.

    Mocht u nodig hebt om een ​​bericht te nemen, klaar om neer te halen grondige notities.Vraag altijd naam en die hun boodschap is voor de beller.Als de beller moet in de toekomst te bereiken, vragen om een ​​terugkeer telefoonnummer.Noteer de boodschap in zijn geheel, en geef het door aan de ontvanger onmiddellijk.

    Bij terugkeer oproepen, zou de reactie plaatsvinden binnen één werkdag en zo mogelijk op dezelfde dag.Als dit wordt uitgesteld, dient contact te worden opgenomen om te verklaren waarom, en de raming wanneer een reactie zal worden gemaakt.

Wees professioneel

  • Omdat je vertegenwoordigt een bedrijf, neem extra zorg als een professional aan te spreken.Zinnen zoals "What's up?"en "een waarde" zijn prima voor een informeel gesprek, maar niet professionele communicatie.Ook moet u voorkomen dat het gebruik van jargon, van welke aard.Niet alleen is het onprofessioneel, maar velen vinden schijnbaar onschuldige termen aanstootgevend zijn.

    En probeer niet te eten en te beantwoorden van de telefoon op hetzelfde moment.Proberen om een ​​hap eten te praten zal alleen je moeilijk te begrijpen.

Wees hoffelijk

  • Aan het begin van elk gesprek, moet de persoon antwoordapparaat vragen naar de naam van de beller en hoe ze van dienst kunnen zijn.Als het gesprek zich verder uitstrekt, moet ervoor worden gezorgd om te onthouden en (indien van toepassing) gebruik maken van de naam van de beller.De beller moet juist het gevoel dat ze krijgen persoonlijke aandacht en service.

    Als u nodig hebt om een ​​gesprek door te verbinden of plaats een beller in de wacht, altijd toestemming vragen om dat te doen.Voor velen bellers, een abrupte verandering van het spreken met een levend persoon te luisteren naar muziek houden is irritant en onbeschoft.Geen beller zou ooit in de wacht worden geplaatst, zonder een goede reden.Met behulp van hold als een middel om een ​​beller is niet alleen onbeleefd, kan dit leiden tot beëindiging.

    Altijd proberen om gesprekken op een positieve noot eindigen.Verzeker bellers dat u hen uw beste inspanning door de herziening van de acties die u hebt genomen en zal nemen.Altijd vragen of er iets is wat je kunt ze helpen met, en dank hen voor hun tijd.

605
0
0
Small Business Basics