Telefoon Receptionist Etiquette

job Een telefoon receptionist is gebaseerd op de interactie met mensen aan de telefoon.Ze moet inkomende gesprekken en route ze naar de juiste mensen.Ze kan nodig zijn om berichten te nemen of te behandelen een aantal van de gesprekken van zichzelf.Ze moet dit alles met behulp van de juiste telefoon etiquette doen om een ​​goede indruk op de bellers te maken en vertegenwoordigt het bedrijf goed.Receptionisten die goede telefoon etiquette de praktijk laten zien dat ze zijn echte professionals.

Goede etiquette is een belangrijk onderdeel van het werk van een telefoon receptionist .
Groet

Uw begroeting kan de eerste indruk een beller ontvangt van uw bedrijf.Beantwoord de telefoon snel, binnen de eerste drie ringen.Vermeld duidelijk een groet die de naam van uw bedrijf, uw naam en een aanbod van de bijstand omvat.Bijvoorbeeld, zou een passende begroeting zijn, "Goedemorgen, u probeert te bereiken Apex Company. Dit wordt Melody spreekt. Hoe kan ik u helpen?"

Telefoon receptionist spreken met een klant tijdens het beantwoorden van gesprekken duidelijk en efficiënt
Jack Hollingsworth / Stockbyte / Getty Images
Doel

Je eerste taak is om uit te vinden het doel van het gesprek, z

odat u de beller kan helpen.Je moet ook vragen om zijn naam, zodat je hem goed kan pakken.Zodra hij je heeft verteld zijn reden voor het bellen, herhaal het terug naar hem om ervoor te zorgen dat je hem goed begrepen.Indien hij niet al je zijn naam gegeven, om vragen op dit moment.Bijvoorbeeld, zou je kunnen zeggen, "U zei dat u belt voor informatie over de conferentie we houden, juist? En wie spreek ik met?"Toen hij geeft zijn naam, herhalen om te controleren of je hebt het recht door iets als te zeggen: "En je zei dat dit Mark Morgan, juist?"Door het gebruik van een vraag in plaats van een verklaring aan de naam en de doelstelling te bevestigen, een opening voor de beller u gemakkelijk corrigeren indien nodig laat je.

Office receptionist spreken aan een klant , terwijl ze neemt toelichting op haar computer
Stockbyte / Stockbyte / Getty Images
Bijstand

Assist de beller op basis van haar doel.U kan nodig zijn om de beller over te dragen aan iemand anders of een boodschap.U kan nodig zijn om meer informatie te krijgen en jezelf omgaan met de situatie.Als je moet overdragen, laat de beller weet dat de naam en de uitbreiding van de partij aan wie ze wordt overgeplaatst.Dit zal haar in staat stellen om de juiste persoon snel in het geval ze is losgekoppeld te krijgen.Als u een bericht nemen, herhaal het terug naar de beller om te controleren of je het goed opgeschreven.Als je moet omgaan met de noemt jezelf en zet de beller in de wacht, toestemming vragen om dat te doen.Als het langer duurt dan je verwacht om de informatie van de situatie te vinden of te behandelen, terug te keren naar de oproep om haar te laten weten dat u nog steeds aan gewerkt.Te bieden aan haar terug te bellen in plaats van het plaatsen van haar opnieuw in de wacht.

Office receptionist geeft een boodschap aan een collega- werknemer
Creatas Images / Creatas / Getty Images
Focus

Focus al je aandacht op elke beller.Niet eten of drinken terwijl u een gesprek te nemen, en niet de telefoon gesprek met andere mensen te praten niet onderbreken.Concentreer je op het handhaven van een vriendelijke maar professionele toon, en gebruik geen jargon of twijfelachtige taal.Onderhouden van uw professionaliteit, zelfs als de beller is overstuur en argumentatieve.Luister naar boze bellers, en herhaal een samenvatting van hun bezorgdheid om te laten zien dat je echt gehoord wat ze zeiden, toen inleven in hun zorgen en hen te laten weten dat je je best doen om hen te helpen.

Focused kantoor receptioniste
Hongqi Zhang / iStock / Getty Images
193
0
5
Secretaresse Jobs