Hoe schrijf ik een formele uitnodiging voor een gastspreker

Crafting een correct schriftelijk verzoek kan helpen een gastspreker te beveiligen . Afbeelding Werk / amanaimagesRF / Amana images / Getty Images

Een formele uitnodiging voor een gastspreker moeten bepaalde protocollen volgen.Professionele leven dicteert dat je weet hoe goed formatteren een verzoek geschikt om uw doelgroep en te doen binnen aanvaarde richtlijnen.Formele correspondentie is een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering, persoonlijke of maatschappelijke functies, zoals een college afstuderen adres, zakelijke bijeenkomst of liefdadigheid functie.

formatteren van de Brief

  • Formatteer de uitnodiging als je zou een formele zakelijke brief.Als uw organisatie is het aanbieden van een toelage in de vorm van een honorarium of fondsen aan reiskosten en andere uitgaven te dekken, vermelding dat ook.Terwijl gebeurtenissen variëren, algemeen formatteer de brief als volgt:

    Begin met de begroeting, zoals "Beste Spreker:" - of de heer / mevrouw / mevrouw / mevrouw / Dr.Indien gepast.Uw bedrijf, instelling of organisatie, naam van de gebeurtenis, datum, locatie, het doe

    l van het evenement, de redenen waarom u het maken van de aanvraag, toelage of honorarium, indien van toepassing en sluiten, inclusief contactgegevens.Plaats informatie met betrekking tot een vraag-en-antwoord periode, indien van toepassing, voor de afsluitende.

verstrekken van een Achtergrond

  • Leg uit waarom je gastheer van het evenement en waarom u de genodigde wenst deel te nemen.Afhankelijk van het type evenement, zouden voorbeelden zijn:

    • Zaken - "Uw ruime ervaring in de verkoop widget zou een inspiratie voor de medewerkers in onze marketing afdeling."

    • Charity - "het behoud van het regenwoud is de kern van onze zaak Je recente expeditie naar de Amazone kan belangrijk inzicht te verschaffen voor onze vrijwilligers.".

    • College - ". Als een spreker op de 2015 examenklas van onze universiteit, zou je expertise in harttransplantaties zeker profiteren van onze afgestudeerden, met name degenen die zijn in het proces van het selecteren van een medisch specialisme"

versturen van de uitnodiging

  • Traditionele mail is nog steeds de meest geschikte manier is om contact op met uw luidspreker.E-mail, terwijl aanvaardbaar voor vele doeleinden, is te informeel voor een goede zakelijke brief.Het is acceptabel om een ​​follow-up via e-mail.Als een adres is niet beschikbaar voor een bepaalde spreker, bel de spreker bedrijf, hogeschool of organisatie te leren als er een adres dat u kunt gebruiken om de uitnodiging te verzenden.Als er geen fysiek adres, kunt u worden gedwongen om de uitnodiging te versturen via e-mail.Zo ja, behouden dezelfde activiteit formaat als eerder beschreven.Voor e-mails of traditionele brieven, maken het formaat zelf, of gebruik maken van gratis online templates, zoals één van JustLetterTemplates.com.

Na Up

  • Ongeacht of de persoon aanvaardt of weigert de uitnodiging, de opvolging van de uitnodiging met een korte brief of e-mail.Erken de reactie van de genodigde en danken haar voor haar tijd.Bijvoorbeeld voor een positieve reactie , zou je zeggen: "Onderneming XYZ is blij dat u hebt gekozen om de uitnodiging aan de gastspreker op ons evenement te accepteren Ons bedrijf kijkt uit naar de presentatie op 23 mei 2015..In bijlage vindt u informatie over reizen en accommodaties. "Voor een negatieve reactie , zou je zeggen: "Dank u voor uw reactie op onze uitnodiging voor de lente Gala op 23 juni 2015. Wij begrijpen dat plannen van conflicten kan niet altijd worden vermeden Houd ons in gedachten voor toekomstige kansen.."

Resources

  • goede brief schrijven: formele brieven
  • Andromeda-Rutgers: Gids voor Grammatica en Stijl
470
0
3
Correspondentie Etiquette