Hoe gebruik je de juiste etiquette bij het beantwoorden van een Business Call

Het beantwoorden van de telefoon op het werk: het is een kleine opdracht, uitgevoerd vele malen gedurende de dag.Hoewel het een gemakkelijke taak, is het belangrijk om het goed te doen.De telefoon is vaak de belangrijkste middel om te communiceren met klanten of collega's op andere locaties.De persoon aan de andere kant van de telefoon mogelijk niet bekend zijn met u of uw werk.Wanneer u een bedrijf telefoongesprek met de juiste etiquette te nemen kunt u professionaliteit en competentie te brengen in een kwestie van seconden.

wat je nodig hebt

  • Notepad (voor het maken van aantekeningen tijdens het telefoongesprek)
  • Telefoon
  • pen of potlood

instructies

  1. Als uw bedrijf een scripted groet niet vereist, antwoord geven op de telefoon met uw naam: "Jane Doe".Je wilt niet dat de persoon aan de andere kant te bot of raden met wie hij of zij spreekt.

  2. Voor een vriendelijker opening gebruik maken van een groet, zoals "Goedemorgen, dit is Jane" of "Jane Doe, hoe kan ik u helpen?"

  3. Spreek duidelijk aan uw gesprekspartner te zorgen kan begrijpen wat u zegt.Als je de neiging om snel te spreken, langzaam uw toespraak voor eenvoudiger begrip.

  4. Uw gesprekspartner kan u vertellen zijn of haar naam nadat u de jouwe.Of, kan de beller beginnen vertellen het doel van het gesprek.Als de beller zijn of haar naam niet voorziet in de eerste paar zinnen, vragen.

  5. In de eerste minuut van het gesprek, moet u te weten naam van de beller, het bedrijf of de organisatie van de beller en het doel van het gesprek.Als de beller deze informatie niet verstrekken, neemt leiding over het gesprek en krijgt de informatie die u nodig hebt.

  6. Als u uw beller in de wacht te zetten, gebruiken de naam van de beller om hem te vertellen dat je zet hem of haar in de wacht: "Meneer Smith, ik ga je in de wacht gezet, terwijl ik op zoek naar die informatie. 'Sommige mensen zou vragen de beller om toestemming om hem of haar in de wacht gezet, maar dat kan de beller om uw aanvraag te weigeren.Als je denkt dat de beller zal instemmen met in de wacht wordt gezet, kunt u zeker maat van uw dialoog dienovereenkomstig: "De heer Smith, zul je vast te houden terwijl ik op zoek naar die informatie?"

  7. Je moet een beller in de wacht als je gaat iets anders dan praten met de beller te doen.De tijd die je moet nemen om zich te concentreren op een bestand, op zoek naar iets of spreken met een collega zijn geen dingen beller moet horen.Zet de beller in de wacht wanneer u niet spreken met de beller.

  8. Als je niet kan probleem van de beller op te lossen tijdens het telefoongesprek, bieden de beller met contactgegevens en een geschatte tijdslijn voor een follow-up.U wilt de beller te voelen als zijn of haar tijd aan de telefoon niet werd verspild.

  9. Voordat je ophangt, zorg ervoor dat u uw beller telefoonnummer en eventuele andere noodzakelijke contactinformatie.Je moet ook bevestigen dat u de juiste spelling van de naam van de beller, als je nog niet hebt.

  10. U kunt het gesprek te beƫindigen bij elke variant van "Goodbye" of "Bedankt voor het bellen. Echter," Bye-Bye "is enigszins informeel en niet altijd geschikt.

Tips & amp; waarschuwingen

  • Als u nors of onaangenaam aan de telefoon klinkt, probeer glimlachen terwijl het spreken Glimlachend zal de toon van je stem te veranderen, waardoor je meer toegankelijk voor uw beller klinkt
..
332
0
2
Zakelijke Etiquette