Hoe schrijf ik een formele brief

Maak een formele zakelijke brief met behulp van de juiste taal en vorm. Vankad / iStock / Getty Images

Het doel van het schrijven van een formele brief is te verbinden met een onbekende entiteit of persoon.De brief kan een verzoek om informatie, klacht of vraag zijn.Gepaste taal en het formaat zijn van essentieel belang bij het schrijven van een formele brief, of het nu voor zaken of persoonlijke aard.

Brief Format

  • Zaken en formele brieven hebben een duidelijke indeling die u moet volgen.De onderdelen van een brief zijn: adres

    • afzender - Op de top links van de pagina.
    • Date - Onder het adres van de afzender adres
    • ontvanger - ligt twee ruimten onder de datum
    • Aanhef - De begroeting aan de ontvanger, bijvoorbeeld "Geachte heer" of "Mr Jones '
    • lichaam - Dede belangrijkste kern van de brief dat het doel
    • Closing verklaart - Eindigt de brief
    • Enclosure (s) - Toepasselijk als er iets extra is in de envelop (bv CV) (indien de ontvanger dat wenst dat de brief via e-mail wordt verzonden, gebruiken om bijlagen mee)
    • typiste initialen - De meeste mensen typen
      hun eigen letters, maar als een administratief medewerker types, zal de initialen van de typiste de initialen van de zender te volgen.Als bijvoorbeeld Michael Jones is de zender, maar de letter wordt getypt Agatha Smith, zou de letters verschijnen als MJ / AS.

lettertype en de lay-out

  • Typ de letters in een lettertype dat is gemakkelijk te lezen, zoals een schreefloos lettertype zoals Times Roman, 12 pt.grootte.Gebruik enkele ruimten als standaard regelafstand in alle formaten met dubbele spaties tussen alinea's.

    Verschillende soorten lay-outs worden gebruikt voor formele brieven :

    Block Format - Dit is de meest voorkomende indeling formaat.In het blok-formaat, is de volledige tekst gerechtvaardigd verliet met een enkele ruimte tussen de lijnen, dubbele regelafstand tussen alinea's.
    Modified Block Format - Dit is een even gemeenschappelijk formaat.Het formaat is hetzelfde als de vorm van blokken, behalve dat de datum en sluiten zijn geplaatst rechts van het midden dan gerechtvaardigd links.
    Semi-Block Format - Dit formaat is niet zo vaak voor.Het weerspiegelt de gewijzigde blok formaat, behalve dat elke paragraaf wordt ingesprongen.

Taal en Tone

  • Het is essentieel om de juiste grammatica te gebruiken bij het schrijven van een formele brief.Terwijl afkortingen en informele taal (bijvoorbeeld "u" in plaats van "u") vaak in het dagelijks leven zijn, dit soort taal is niet in een formele of zakelijke brief aanvaardbaar.Sjablonen zijn beschikbaar voor een goede voorbeelden te geven voor zakelijke brieven.

    De toon van een zakelijke brief moeten objectief en geschreven in de eerste persoon.Beknopt en duidelijk wanneer het meegeven van belangrijke informatie, zodat de betekenis en het doel van de brief is duidelijk.

Lengte en Detail

  • De lengte van een zakelijke brief hangt af van de diepte van het onderwerp wordt besproken.In het algemeen dient de maximale lengte van de brief niet meer dan één pagina, tenzij bepaalde gegevens gevraagd.Als een groot deel van de informatie wordt meegedeeld, gebruik dan de helft van een tweede pagina.

    Formele brieven moeten in hun specifieke doel, met vermelding van alleen de meest belangrijke feiten in duidelijke, beknopte taal.Vermijd overmatig gebruik van bijvoeglijke naamwoorden en het gebruik van overbodige woorden.

Resources

  • The Writing Center: The Writer's Handbook - Business Letters
  • formele brief: Monsters en sjablonen
  • Idiot's Gidsen: Het schrijven van een formele zakelijke brief
475
0
3
Zakelijke Etiquette