Wetten betreffende de toegang tot Employee Files

Geen federale wet vereist dat werkgevers in de particuliere sector toe te staan ​​de huidige of voormalige werknemers toegang tot hun personeelsdossiers.Typisch, personeelsdossiers van de werknemers in de particuliere sector worden beschouwd als eigendom van de werkgever, en sommige bedrijven gebruiken die reden de toegang tot personeelsdossiers te beperken.Federale staat en de werknemers - de publieke sector werknemers - kan de toegang tot hun officiële personeelsadministratie krijgen.

personeelsdossiers

  • Werkgelegenheid bestanden - ook wel aangeduid als het personeel van een werknemer te dienen - documenten bevatten, zoals de eerste toepassing van de werknemer voor de werkgelegenheid, contactadressen in noodgevallen, de werkgelegenheid in aanmerking te komen vormen, functioneringsgesprekken, disciplinaire en presentielijstenen supervisor en manager notities over de prestaties, opleiding en acties werkgelegenheid.Voorbeelden van acties werkgelegenheid promoties en opzeggingen.In sommige gevalle

    n, de human resources afdeling onderhoudt een officiële tewerkstelling bestand en leidinggevende of manager van de werknemer houdt een departementale bestand.Hoewel beide bestanden relevante informatie moet bevatten, kan de inhoud enigszins verschillen.Zo kan een departementale bestand niet kopieën van alle papierwerk en documentatie een werknemer vult op zijn eerste dag op de baan, zoals het beleid bevestigingen en W-2 formulieren bevatten.

Reden voor Access

  • Huidige medewerkers vragen om hun bestanden te herzien om ervoor te zorgen de afdeling human resources is het handhaven van nauwkeurige verslagen over hun werkgelegenheid.Als het bedrijf voert jaarlijks functioneringsgesprekken, kopieën van de beoordeling vormen voor elk jaar dat de werknemer in dienst is geweest moet worden in het personeelsdossier.Ook moet presentielijsten nauwkeurig weergeven werknemer afwezigheden, als gevolg van ziekte, vakantie of bladeren van afwezigheid.Voormalige werknemers bestanden vragen vaak om kopieën van documenten die ze kunnen gebruiken in hun zoektocht naar de toekomstige werkgelegenheid verkrijgen.Bijvoorbeeld, als het bestand een voormalig werknemer bevat documenten die betrekking hebben op de prestaties en prestaties, deze informatie kan nuttig zijn bij het reconstrueren van een cv of het opstellen van een lijst van werk taken te delen tijdens de gesprekken met potentiële werkgevers.Voormalige werknemers kunnen ook verzoeken om kopieën van hun werk bestand te gebruiken bij het indienen van een klacht tegen een werkgever.

Werkgever Beleid

  • Veel werkgevers hebben werkplek beleid met betrekking tot de vrijlating van werknemersgegevens.Werkplek verschillen afhankelijk van de aard van de gegevens beschikbaar zijn voor werknemer inzage en kopiëren, en sommige bedrijven wijzen nonworking uur als de enige tijd waarin medewerkers kunnen bekijken personeelsadministratie.Werkgevers die het beleid op dit onderwerp hebben over het algemeen besteden een sectie binnen de werknemer handboek over hoe om toegang te krijgen tot gegevens.Een goed geschreven beleid schetst de stappen die nodig zijn om records te herzien, welke soorten records medewerkers hebben toegang tot, wanneer werknemers hun gegevens en eventuele kosten voor fotokopieën van documenten die in het personeelsdossier van de werknemer kunt bekijken.

Werkgever Verplichting

  • Onder de federale wetgeving, de particuliere sector werkgevers hoeven niet om kopieën van bestanden werkgelegenheid bieden aan huidige en voormalige werknemers.De beslissing om bestanden vrij te geven is gebaseerd op het bedrijfsbeleid en in sommige gevallen, staat de wet de toegang tot personeelsdossiers.Veel werkgevers zien het voordeel van de naleving van werknemer verzoeken, echter.Ontzeggen van de toegang tot de arbeidsmarkt bestanden kunnen alleen de vragen van de werkgever mag niet wilt beantwoorden verhogen.Als werkgevers onderhouden personeelsdossiers die nauwkeurige informatie die eerder is vrijgegeven aan de werknemers bevatten, mag er geen vraag of de informatie kan worden vrijgegeven nadat de werknemer het bedrijf verlaat zijn.In goed vertrouwen, veel werkgevers bieden toegang werknemer personeelsdossiers.Deze praktijk toont aan transparantie over het beleid en de administratie werkgelegenheid.

    De wetten voor de toegang tot de federale toegang werknemer arbeidsverleden zijn onderdeel van de Federal Privacy Act van 1974;het Amerikaanse Office of Personnel Management is het agentschap het algemeen verantwoordelijk voor de federale werknemer personeelsadministratie.Individuele staten behandelen aanvragen werknemer voor toegang tot personeelsadministratie.

staatswetten

  • Sommige staten hebben wetten die toegang werknemer personeelsdossiers mogelijk te maken.Andere staten wordt niets gezegd over de vraag of de huidige en voormalige werknemers kunnen beoordelen of een fotokopie personeel materialen.In de meeste gevallen, werknemers - huidige of voormalige - die betrokken zijn geweest bij de werkplek onderzoeken kan niet verslagen betreffende onderzoeken bekijken.Deze gegevens mogen niet worden gehandhaafd in het bestand werkgelegenheid toch.Zij zijn in de bewaring van de afdeling human resources en slechts human resources medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het onderzoek moet de toegang tot onderzoeks materialen moeten blijven.

Limited Access

  • Staten dat de wetten over de toegang werknemer personeel bestanden kunnen medewerkers tot een schriftelijk verzoek in te dienen, en een aantal wetten laten werkgevers om de toegang tot bepaalde materialen te beperken.Californische wet, bijvoorbeeld, vereist werkgevers om toegang huidige en voormalige werknemers om hun bestanden te laten binnen 21 dagen na ontvangst van een werknemer verzoek.Werkgevers die niet voldoen aan de staat Californië de wet op dit punt zijn onderhevig aan straffen, boetes en civiele vonnissen voor het weigeren van de toegang tot personeelsdossiers.Missouri, aan de andere kant, niet een wet die de toegang tot het personeelsdossier van een werknemer mandaten.

Resources

  • HR.com
  • Society for Human Resource Management
  • Workforce Management
  • National Human Resources Vereniging
857
0
2
General Human Resources