Hoe schrijf ik een negatieve boodschap Memo

Denk na over wat je zal schrijven voordat woorden op papier . Siarhey Lenets / iStock / Getty Images

U kunt slecht nieuws voor medewerkers, klanten of het management te leveren door middel van een verscheidenheid van methoden.Veel mensen de voorkeur aan negatieve berichten afgeleverd eenvoudig en direct.Anderen verkiezen een meer subtiele aanpak, het vastzetten van de boodschap in de minst aanstootgevende taal.Hoe dan ook, je moet leveren nieuws dat het meest waarschijnlijk is ongewenst en ongewenst op een duidelijke, beknopte wijze.

Handhaving van de relatie

  • Gewoon omdat je ongewenste informatie door te sturen, betekent niet dat je de relatie met de ontvangende partij beschadigen.Of u nu op het ontslaan van werknemers, het draaien van een donatie verzoek of ontkennen reiskostenvergoeding, in gedachten houden dat de situatie kan veranderen in de toekomst en uw beslissing kan worden teruggedraaid.Voeg een aanvulling op de memo, zoals vertellen medewerkers hoeveel je hun bijdragen hebben gewaardeerd.Uitleggen fondsenwervers die momenteel uw budget ni

    et mogelijk is voor bepaalde uitgaven.De toevoeging zal de klap te verzachten en het open houden van de communicatielijnen voor mogelijke toekomstige relaties.

Frame Bericht met positieve Taal

  • De woorden die u kiest in de memo zal helpen om een ​​positieve reactie te behouden, ook al bent u het leveren van een negatieve boodschap.Bijvoorbeeld, kunt u vragen om meer informatie aan een monetaire aanvraag te verwerken in plaats van te schrijven dat de verstrekte informatie is niet aanvaardbaar.Vertel medewerkers wat ze kunnen doen in plaats van wat ze niet kunnen doen.Bijvoorbeeld, schrijf "neem kleden in business casual wear op vrijdag" in plaats van "niet jeans te dragen op casual vrijdag." Stuur een nota aan uw klant te zeggen: "U kunt uw goederen op maandag," in plaats van "uw bestellingzal niet klaar zijn tot volgende maandag. "

Voorkom Juridische Consequenties

  • Company memo's maken vaak hun weg buiten uw bedrijf muren en in de handen van de media of andere partijen.Vermijd het gebruik van een taal die zinspeelt op illegale of discriminerende praktijken.Bijvoorbeeld, in plaats van het schrijven van "onze accountant is het verlaten van het bedrijf omdat hij veel fouten in de jaarverslagen," schrijven "na vele jaren van erkende service, onze accountant is over te gaan naar andere mogelijkheden." Clarity helpt bij het voorkomen van ongewenste geruchten uitverspreiden dat kan de reputatie van uw bedrijf schaden.Een onduidelijke negatieve boodschap is "als gevolg van wangedrag, zijn bepaalde personeelsleden financiële verlaten." Een betere memo leest "We zijn verheugd aan te kondigen dat de nieuwe financiële medewerkers zijn ingesteld op de vertrekkende leden van de boekhouding. Vervang"

Buffer Het slechte nieuws

  • Negatieve memo's vaak leiden tot gekwetste gevoelens en boze reacties.U kunt verlichten of op zijn minst vermindering van de hoeveelheid fall-out van slecht nieuws als je het buffer met goed nieuws.Zo start een negatief memo met "u zult waarderen het aantal extra voordelen worden opgenomen in uw verzekering" als je de verzekering te verhogen.Laat de buffer gekoppeld aan het bericht echter duidelijkheid te behouden.Met andere woorden, niet zeggen "het nieuwe parkeerdek opent volgende week" wanneer u een bericht verzendt over een verlaging van de uitkeringen.

880
0
3
Werknemersrelaties