Hoe je Memo's schrijven voor Christmas Party Vrijwilligers

Kantoor Kerstmis partijen variëren van eenvoudig te werken . Gelukkig Nieuwjaar en vrolijke Kerstmis door free_photo van & lt; a href = 'http: //www.fotolia.com'> Fotolia.com & lt; / a & gt;

Het gebruik van de werknemer memo naar vrijwilligers voor het kantoor feest planning verzoek is een goede manier om veel werknemers te betrekken en hen in het kantoor team voelt.Het effectief gebruik van de werknemer vrijwilligers kunnen maken gebeurtenissen zoals Kerstmis partijen komen zonder problemen.Memo's ook voor zorgen dat een bericht of aankondiging alle geadresseerden bereikt.Bij het plannen van de partijen van Kerstmis en andere kantoor evenementen, moet u ervoor zorgen dat iedereen die wordt uitgenodigd zich bewust is van de datum en tijd.

wat je nodig hebt

  • Lijst van potentiële werknemer vrijwilligers
  • Contact informatie voor alle potentiële vrijwilligers
  • datum, locatie en tijd van de gebeurtenis
  • Lijst van vrijwilligers tijd en plicht eisen

instructies

  1. Bepaal het type kerstfeest uw kantoor zal hebben.Beslissen of het ev

    enement zal worden gehouden in het kantoor of off-site.Stel een begroting.Bepaal het aantal mensen uitgenodigd worden, met inbegrip van echtgenoten of gasten van medewerkers.Beslis of alcohol wordt geserveerd en of gratis drankjes of een cash bar bieden.Houd een gedetailleerde lijst van de parameters van de partij om uw vrijwilligers te begeleiden bij de oprichting ervan.

  2. Bepaal hoeveel werknemer vrijwilligers die u nodig heeft om zich te organiseren en de partij te vergemakkelijken.In de meeste gevallen, ten minste 10 vrijwilligers vereist om alle functies te dekken.Kies een vrijwilliger leider aan de andere vrijwilligers medewerkers overzien.Bespreek organisatie gegevens rechtstreeks met de lead vrijwilliger.Zorg ervoor dat elke potentiële vrijwilliger heeft de tijd en de mogelijkheid om deel te nemen voordat het toewijzen van rollen.

  3. Maak een memo aan alle potentiële vrijwilligers met vermelding van uw behoefte aan hulp bij het kantoor partij.Geef de naam van de werknemer die u hebt geselecteerd om te fungeren als de vrijwilliger liaison.Zorg ervoor dat alle vrijwilligers begrijpen dat naast u, een extra persoon beschikbaar is om te werken door middel van de logistiek van het organiseren van de partij zal zijn.Vraag alle memo ontvangers met u in contact te komen binnen een week om u te laten weten of ze kunnen vrijwilliger.Houd een lijst van iedereen die heeft toegezegd te helpen.

  4. Stuur een tweede memo aan de mensen die vrijwillig.Toewijzen partij taken en verantwoordelijkheden aan specifieke individuen of kleine groepen.Bijvoorbeeld, plaats een groep die verantwoordelijk is voor de selectie van het eten menu;een tweede groep die verantwoordelijk is voor circulerende uitnodigingen;een derde groep die verantwoordelijk is voor de decoratie, feestartikelen en geschenken.Verder taakverdeling tot alle aspecten van de partij vallen.Het kan nodig zijn om extra vrijwilligers te werven als uw partij is groot, formeel of complexer dan een toevallige in-office bijeenkomst.

  5. In de tweede memo, kondigen een schema van de partij vrijwilliger commissievergaderingen, wekelijks of maandelijks, te organiseren en voor te bereiden.Plan de eerste vergadering ten minste vier tot zes maanden voorafgaand aan het evenement.Dit zal ervoor zorgen dat geen detail over het hoofd gezien en alle vrijwilligers begrijpen van hun verantwoordelijkheden en tijd verplichtingen.Plan de bijeenkomsten tijdens bedrijf tijd, on-site, maar zorg ervoor dat ze niet negatief beïnvloeden het dagelijkse werk van vrijwilligers.Vraag alle vrijwilligers om u te laten weten of ze de kick-off bijeenkomst zal bijwonen.

  6. Gebruik memo regelmatig follow-up met alle vrijwilligers in het hele planningsproces.Staat in elke memo wat is besproken tijdens de laatste vergadering en wat zal op de volgende vergadering worden besproken.Vraag vrijwilligers om te communiceren met de hele groep als ze ideeën, suggesties, vragen of opmerkingen, zodat iedereen zich volledig bewust van hoe de planning verloopt zal zijn.

  7. Voor het evenement, stuur dan een memo aan iedereen in uw kantoor of bedrijf, de werknemer vrijwilligers bedanken voor hun werk bij de voorbereiding van de partij.Deze uitdrukking van dank is belangrijk voor de vrijwilligers.

987
0
3
Werknemersrelaties