Hoe een vertrouwelijke faxvoorblad maken

Een faxvoorblad is een belangrijk onderdeel van een succesvolle en professionele doorgeven . Purestock / Purestock / Getty Images

Je zou niet de eerste zakelijke professional om na te denken over de beste manier om een ​​vertrouwelijke fax te behandelen zijn.Etiket het "vertrouwelijk" en je misschien onbewust nodigen nieuwsgierigheid en een schending van de privacy van iemand.Overslaan en de gevolgen nog erger kunnen zijn.Adres beide zaken door prominent het labelen van uw fax als "vertrouwelijk" op het faxvoorblad.Steek vervolgens een aantal tanden in de ogen-off waarschuwing door het schrijven van een vertrouwelijk bericht voettekst aan de onderkant van het blad.

instructies

  1. Maak een nieuw document in uw tekstverwerker met 1-inch marges.Plaats uw bedrijfslogo, indien van toepassing, aan de bovenkant van de pagina.

  2. Center het woord "vertrouwelijk" in vette letters aan de bovenkant van de pagina.Kapitaliseren de letters voor nadruk.Eronder, en gecentreerd, plaats de woorden "Fax", "Fax voorblad" of "Fax toezending" voor snelle herkenning.

  3. Write "Date:" "Tijd:" en "Aantal p

    agina's, inclusief voorblad: 'aan de linkerzijde van het voorblad.Ruimte tweemaal en schrijf "Adressaat:" "Faxnummer:" en "Telefoonnummer:" op aparte regels.Ruimte tweemaal opnieuw en schrijven: "Afzender:" "Faxnummer:" en "Telefoonnummer:" op aparte regels.Inclusief fax en telefoonnummers is een slimme manier om uw bases te dekken, vooral als de fax verloren, misplaatst of nooit aankomt.Als een nummer onjuist of twee nummers worden omgezet, kunt u de fout op toekomstige faxberichten te corrigeren.

  4. Personaliseer je faxvoorblad met een gedeelte dat geschikt is voor uw zakelijke behoeften.Bijvoorbeeld, als u regelmatig faxen naar dezelfde persoon of afdeling, kunt u een doos te maken met de kop "Routing informatie" of "Volgende stappen." Of, houd je opties open te maken door een deel "Opmerkingen", zodat u kunt inleveren-Schrijf een notitie of instructies, zoals "Bel me meteen om de ontvangst van deze fax te controleren."

  5. Schrijf een bericht voettekst aan de onderkant van het faxvoorblad.Vergelijkbaar met een vertrouwelijke waarschuwing dat je ziet op sommige e-mails, deze boodschap moet overbrengen dat de fax vertrouwelijk is;is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde;en bevat informatie waarvan "openbaarmaking, kopiëren, gebruik of distributie" is verboden.Het moet ook vragen dat de afzender de hoogte gebracht van een foutieve ontvangst - een andere goede reden om een ​​telefoonnummer te leveren aan de top van een faxvoorblad.

405
0
3
Fax Machines