Hoe schrijf ik een Customer Service Klachtenbrief

Iedereen heeft een slechte klantenservice ervaring gehad en in deze dag en leeftijd, hebben we meer voor ons geld verwachten.Door het schrijven van een brief met uitleg over wat er gebeurd is, het krijgen van een terugbetaling of vervanging is vaak mogelijk.

wat je

  • papier
  • pen
  • of computer nodig om de brief op te typen.

instructies

  1. Voordat u begint met het schrijven van uw brief, het verzamelen van de feiten.Als u een ontvangstbewijs van een aankoop, moet dat voor je.Zorg dat u weet de datum en het tijdstip van het incident, alsmede de naam van de werknemer die verantwoordelijk is, indien mogelijk.

  2. Scribble uw klachten als eerste.Soms na een ervaring met een slechte klantenservice, zou je boos en niet rationeel denken.Krabbelen dat alle beneden eerste en krijgen uit uw systeem!

  3. erachter te komen wie de brief aan te pakken.Als een werknemer behandeld u slecht, erachter te komen wie de store manager is.Een snelle blik online of een kort telefoongesprek met vind je dez

    e informatie.Als het een manager, moet u om uit te vinden wie de eigenaar of regionale manager is om de brief in de juiste handen te krijgen.Veel grote bedrijven hebben een formulier kunt u invullen op de lijn, maar die bijna nooit een reactie te krijgen.Het is beter om te schrijven en stuur je eigen brief.

  4. Start het schrijven van uw brief.In de eerste paragraaf, proberen om iets goeds over het bedrijf of ervaring noemen.Als je er voor hebt gewinkeld zonder een probleem, vertel hen dat.Het toevoegen van een aantal positieve reacties zal helpen de algemene toon van de brief.

  5. In de volgende paragraaf (s), leg de situatie uit.Een lijst van de datum, tijd en de naam van de werknemer en in detail treden over wat er mis ging en waarom het was onacceptabel voor u.

  6. Na de lijst van de klachten, voeg een paragraaf met wat je vraagt ​​om dingen recht te zetten.Als je uit eten ging en het eten was verschrikkelijk, vraag om een ​​gratis maaltijd, zodat je hun restaurant nog een kans kan geven.Als het product was junk, vragen om een ​​terugbetaling, zodat je een beter product elders kan kopen.Als je gewoon schriftelijk aan hen bewust maken van een slechte situatie te maken, vertel hen dat.

  7. uw brief sluiten door nogmaals verklaren iets positiefs over het bedrijf of de dienst.

  8. Meld uw brief en voeg uw naam, adres en telefoonnummer onder uw handtekening, zodat de beheerder / eigenaar kan contact met u opnemen.

  9. De beste manier om deze brief te krijgen in de juiste handen is bij de hand leveren, als dat mogelijk is.Als de situatie lokaal gebeurd, ga naar de winkel en vraag naar de persoon die u de brief gericht aan te spreken.Dit krijg je veel sneller resultaten.U kunt de brief uit te leggen toen en daar of je kan gewoon geef het aan hen en vertrekken.

    Als de hand van de levering niet mogelijk is, mail de brief.

  10. Geef de manager een week of zo terug naar je krijgt.Als je niet iets na die tijd horen, geef ze een gesprek en vragen of uw brief is ontvangen.Vaak, ze werken aan een plan voor te behoudt u als klant en soms is dat meer kost dan een paar dagen te achterhalen.

  11. Als het bedrijf doet alles wat in hun macht ligt om dingen recht te zetten, mensen vertellen dat.Goede klantenservice verdient om te worden verspreid door mond tot mond!

Tips & amp;Waarschuwingen

  • Laat de brief niet schrijven als je nog steeds boos.Geef jezelf een paar dagen om te kalmeren, indien nodig.
427
0
1
Bedrijfsethiek