Hoe Word & amp samenvoegen ;Excel Met behulp van een standaardbrief

Hoe Word & amp samenvoegen ;Excel Met behulp van een standaardbrief Jupiterimages / Pixland / Getty Images

Een standaardbrief is een getypte brief in Microsoft Word, dat wordt gevoed informatie uit een gekoppelde database.Dit type van de brief maakt het mogelijk om te componeren, printen en verzenden dezelfde brief aan een groep van verschillende ontvangers.U kunt Microsoft Excel gebruiken in combinatie met Word aan uw standaardbrief creëren.De data bevindt zich in Excel, terwijl u te maken en ambachtelijke de woorden die deel uitmaken van uw brief in Word.

wat je nodig hebt

  • Ontvanger lijst
  • Vul uw gegevens in Microsoft Excel.Plaats elk stuk van de gegevens in zijn eigen speciaal naam kolom.Bijvoorbeeld, voor een brief u waarschijnlijk bespaart een lijst met namen en e-mailadressen, zodat de naam van de kolommen "Voornaam", "Achternaam", "Straat en huisnummer 1," Straat en huisnummer 2, "" City "," staat,"en" Postcode ". kolommen toevoegen als het je past. Geef de bijbehorende gegevens voor elke persoon op uw lijst.

  • Opslaan en sluit het Microsoft Excel-bestand als je klaar bent met het toevoegen van gegevens. Ga naar Microsoft Word.

  • Klik op "Mailings" of "Tools" in het hoofdmenu in Word (afhankelijk van de versie). Selecteer "Start Mail Merge."

  • Kies "Letters" uit de lijst met opties.

  • Composeuw brief (ook wel de "Main Document") in het lege document dat u hebt geopend. Als u uw brief te formatteren in een formele stijl, plaats uw adres gevolgd door de datum op de top, dan is de naam van de ontvanger en het adres (laat eenplaceholder hier voor nu), de begroeting ("Geachte heren & amp;Madams ") naast, typ het bericht onder dat, en dan eindelijk schrijf uw afsluitende (" Sincerely "). Naam en sla uw brief in Word. Houd hem open.

  • Klik op" Selecteer Ontvangers "," Open Data "ofeen vergelijkbare optie uit uw "Mail Merge" werkbalk. Kies "Gebruik bestaande lijst" van de opties.

  • Selecteer ".xls" van de "Files of type" drop-down lijst in het "Select Data Source" dialoogvenster. Zoek de Excel-bestand dat u hebt opgeslagen in stap 2 en klik op "Open". Kies het werkblad waar u de gegevens van het dialoogvenster ingevoerd en klik vervolgens op "OK".

  • Ga terug naar uw belangrijkste document (de letter). Klik op "Insert Merge Field" van de "Mail Merge" werkbalk. U ziet een lijst van alle kolommen die u hebt gemaakt in Microsoft Excel-bestand (deze worden nu genoemd "velden" in Word).

  • Selecthet veld "Voornaam" first Een verwijzing zin (& lt; & lt; First_Name & gt; & gt;). verschijnt in uw document.Plaats de zin waar het zou moeten zijn in uw brief (als onderdeel van de ontvanger het adres en eventueel de begroeting ook).Nu zullen alle exemplaren van de eerste namen op uw gegevens lijst in dat gebied van uw brief.Herhaal deze actie voor al uw veldnamen.

  • Klik op "Finish & amp; samenvoegen" van de "Mail Merge" werkbalk en kies "Edit individuele documenten."Selecteer de records van uw data sheet die u wilt samenvoegen en klik op "OK."Al uw brieven, met de gegevens informatie geïntegreerd, verschijnen op het scherm.

  • Bewerk je lijst met ontvangers, hetzij door te klikken op "Edit Ontvanger" op de "Mail Merge" werkbalk of door de data document in Microsoft Excel te bewerken.

Tips & amp;Waarschuwingen

  • Breek uw data-elementen in Excel naar beneden zo veel mogelijk.Bijvoorbeeld, in plaats van de "Naam" breken die naar beneden in "First Name" en "Last Name."Dit geeft u meer flexibiliteit bij het sorteren of verwijzen naar deze data items.
  • Houd beide bestanden (Word brief en Excel-gegevens) in dezelfde map.Als u het Excel-bestand te verplaatsen, zal het programma problemen met het vinden van de gegevens.
338
0
1
Microsoft Excel