Meest voorkomende Filing Systems

Een bestand houdt registers georganiseerd . Jupiterimages / Photos.com / Getty Images

Opbergsystemen hebben zich in de loop der jaren van het indienen van papierwerk in dozen om geavanceerde software programma's die dossiers elektronisch uit het zicht op te slaan.Hoewel u kunt kiezen uit een verscheidenheid van vandaag, alle archiefsystemen delen één doel: efficiënt records management.Met diverse opbergsystemen beschikbaar is, is het belangrijk om de kenmerken van elke overwegen om de meest geschikte te kiezen.De meest voorkomende archiefsystemen zijn eenvoudig te implementeren en bieden een middel om effectief bestandsbeheer.

alfabetische Filing

  • Alfabetisch depot is de meest voorkomende archiveringssysteem voor minder dan 5.000 dossiers.Indienen in alfabetische volgorde is een systeem waarbij je bestanden ordenen door namen van personen, bedrijven, instellingen, agentschappen, onderwerpen, onderwerpen of geografische locaties volgens woordenboek orde.Dit systeem is effectief voor de opdrachtgever of de naam van de klant bestanden

    .Als het indienen van onderwerpen, gebruik een relatieve index.De index is een lijst in alfabetische volgorde van de namen onderwerp gekozen om elk onderwerp te vertegenwoordigen.Verwijzen naar de relatieve index om uit te vinden welk onderwerp naam aan het record bestand onder.

Numerieke Archivering

  • Bij het opzetten van een numeriek bestand, regelen de bestanden in de juiste volgorde direct met behulp van de nummers van de plaat of een toegewezen nummer.De meeste systemen gebruiken een index om de bestanden op te halen.Een numerieke indiening verhoogt productiviteit door verhoogde snelheid van de indiening en lokaliseren van een bestand.Het biedt ook nauwkeurige identificatie en zorgt voor een grotere vertrouwelijkheid.Het is in staat van oneindige uitbreidingen en je kunt het gebruiken voor meer dan 5000 platen, in tegenstelling tot de alfabetische archiefsystemen.

Alpha -numeric Filing

  • Alpha-numerieke depot maakt gebruik van een combinatie van de namen en nummers.U gebruikt vaak dit type van indiening systeem met als onderwerp namen en nummers.Schik bestanden volgens alfabetische afdelingen of onderwerp post, vervolgens van het aantal categorie.Er moet een relatieve index voor alfanumerieke bestanden.De index zal een lijst van het aantal codes toegewezen aan elke alfabetische divisie.

Paperless Filing Systems

  • Paperless archiefsystemen worden steeds vaker voor veel bedrijven en woningen.Het lost de behoefte aan fysieke opslagruimte en het probleem van verloren of misplaatste gegevens.Een papierloze archiveringssysteem zorgt voor gedeelde toegang over meerdere afdelingen.Hoewel gedeelde toegang biedt on-demand toegang tot gegevens, dan kunt u gebruikersrechten ingesteld op bekijken, bewerken, maken of verwijderen van bestanden om de toegang te controleren.Soorten papierloze archiefsystemen omvatten eenvoudige software programma's, documenten servers en document management systemen.

250
0
1
Exploitatie Van Een Bedrijf