Hoe kan ik opmaken Data en cijfers in een Microsoft Word Mail Merge ?

Nummers en data kan problematisch zijn in een Microsoft Word Mail Merge, vooral wanneer de gegevensbron is een Excel-werkmap.Sommige problemen zijn eenvoudig op te lossen meer dan anderen.Getallen zonder decimale waarden, zoals een vijf-cijferige postcode of een geheel getal telling kan worden omgezet in waarden in Excel tekst.Echter, om problemen met de data en getallen in decimalen te vermijden, moet u de opmaak codes in te voegen in deze samen te voegen velden om deze waarden correct formatteren in de overgelegde stukken.

Tip

  • De andere soorten documenten die kunnen worden gebruikt als gegevensbronnen voor een Word Mail Merge zijn:

    • Een single-tier databasebestand
    • Een tabel van een HTML-bestand
    • Een Microsoft Outlook-adresboek
    • andere Microsoft Word-document met een enkele
      data tafel
    • Een tekstbestand met data velden gescheiden door komma's of tabs

    Deze document types export waarden als tekst.

samenvoegen getallen

opmaak gehele getallen is

het best uitgevoerd voor het importeren van de brongegevens in Word.Deze sectie bespreekt met behulp van Excel.

Stap 1: Open de Data Source

(Afbeelding: Ron Price)

Open de Excel-gegevensbron werkboek en, als er meerdere vellen, klikt u op het tabblad van het werkblad met de brongegevens voorMail Merge.

Stap 2: Format gehele getallen als tekst

(Afbeelding: Ron Price)

Selecteer een kolom met gehele getallen.Klik rechts op de geselecteerde cellen en kies Celeigenschappen in het pop-up menu weer te geven van de Cellen Format dialoogvenster. Klik op de Text selectie in het categorie lijst.Klik OK om de indeling wijziging toe te passen.De gegevens in de geselecteerde cellen nu in tekstformaat.

samenvoegen Nummers met decimale waarden

Voor decimalen, kunt u eenvoudig het nummer direct in Word-formaat.

Stap 1: Display samenvoegen Velden

(Afbeelding: Ron Price)

Om het aantal decimalen in een numeriek veld, zoals valuta, percentages of een aantal met decimale waarden opmaken, voeg opmaakcodesnaar het veld samenvoegen.Open de Mail Merge document (brief, e-mail, enz.) Om zijn samenvoegvelden, die zoals & lt lijken weer te geven; & lt; FieldName & gt; & gt ;, zoals & lt; & lt; Bedrag & gt; & gt; bijvoorbeeld.

(Afbeelding: Ron Price)

Stap 2: Toggle Field Codes

De merge veld & lt; & lt; Bedrag & gt; & gt;fuseert een valuta bedrag uit de gegevensbron.Klik met de rechtermuisknop op het & lt; & lt; Bedrag & gt; & gt; samenvoegen veld en kies Toggle Field Codes uit de pop-up menu om de opmaak weer te geven, indien van toepassing.

Stap 3: Steek opmaakcodes

(Afbeelding: Ron Price)

De & lt; & lt; Bedrag & gt; & gt;samenvoegen veld moet nu {MERGEFIELD "Bedrag"}.Geen opmaak is opgenomen voor dit gebied.Om de samengevoegde gegevens als een valuta veld weer, voert " # $, #. 00" na de veldnaam in het veld samenvoegen.Het veld merge moet nu bevatten {MERGEFIELD "Bedrag" # $, # 00.}, waarbij:

  • # - Geeft aan dat het formatteren volgt.
  • $ - Duidt een teken aan de voorzijde van het veld moet worden weergegeven.
  • , (komma) - Geeft komma's moeten worden geplaatst, indien van toepassing, in een numerieke waarde.
  • # (hekje) - Geeft het aantal vaste cijfers weer te geven.
  • 0,00 - Geeft aan dat een decimale waarde van de twee plaatsen (in dit geval) moet worden weergegeven.Een getal zonder decimalen weergegeven met nullen achter de komma.

samenvoegen Percentages

Zoals elke getal berekend door een formule in Excel, kan de ruwe waarden niet worden beperkt tot slechts twee vaste decimalen, ongeacht wat wordt weergegeven in de cel.Zoals in de vorige stap kan de lengte van een aantal, met name een decimalen, worden ingesteld op een vast aantal posities.

Acties in opmaakcodes

(Afbeelding: Ron Price)

In sommige gevallen is het nodig om een ​​data veld samenvoegen voordat het kan worden opgevolgd.Het veld "PLT" in het voorbeeld is een voorbeeld van.Om deze gegevens worden weergegeven in het samengevoegde document als een twee-komma percentage met ten minste een significante cijfer en een procent teken, vereist twee acties.

Stap 1: Haal de gegevens

Vervang de bestaande MERGEFIELD verklaring met de innerlijke werking van de nieuwe verklaring MERGEFIELD "Pct" .Deze verklaring clausule haalt de gegevens uit de gegevensbron en maakt deze beschikbaar voor de rest van de opmaak code.Na het invoeren van de binnenste clausule, gebruik maken van de CTRL-F9 toetsen om de verklaring te voegen in de beugels.

Stap 2: Formatteer de gegevens

Voer een isgelijkteken (" = ") voordat de verklaring in Stap 1. Dit vertelt de Merge-functie dat de verklaring bevat een operator ingevoerd.Voer vervolgens de rest van de opmaak code, 100 # "# 0,00%", direct achter de meest rechtse brace van de innerlijke verklaring.Deze clausule vermenigvuldigt de merge waarde van 100 (aan de decimaal te verschuiven), formatteert de waarde als twee decimalen percentage en geeft het percentage teken.Op dit punt moet het veld merge zijn = {MERGEFIELD "PLT"} 100 # "# 0,00%" .Gebruik CTRL-F9 om de volledige verklaring in beugels en actief te omsluiten.

samenvoegen Data

Een datum vanuit Excel samenvoegen in het formaat van de M / d / y, bijvoorbeeld 2015/06/15, hoeft u geen speciale opmaak nodig.Dit datumnotatie fuseert zo is prima.Echter, als je wilt om de datum in een andere vorm te geven, zoals 15 juni 2015, wat opmaak codes nodig zijn.

Om een ​​datum veld samen te voegen en weer te geven als de dag, maand, jaar, de opmaak code is "\ @" MMMM d, yyyy ", waarbij" \ @ "geeft een datumnotatie en" MMMM d yyyy "geeft de maandtekst, de dag zonder voorafgaande nul en het jaar als een viercijferig nummer

(Afbeelding: Ron Price)

Tip

  • Bij het formatteren van de data in een Mail Merge, placeholders en het formaat codes voorhet gebruik maand een hoofdletter "M" Kleine letters "m" wordt gebruikt om minuten te vertegenwoordigen.

422
0
7
Microsoft Word