Hoe te Workflow Track in een papierloze kantoor

Papierloze kantoren moeten nog de ​​mogelijkheid om bij te houden van alles wat er aan de hand is . Sergey Nivens / iStock / Getty Images

Een papierloos kantoor kan helpen het milieu, maar het kan proces hoofdpijn maken als een adequaat workflow systeem niet is ingevoerd.Bewegen alles in de digitale ruimte vereist vaststelling document control en workflow procedures dat er niets verloren gaat in de overgang.Wanneer fysische dozen wijken naar de vuilnisbakken van de geschiedenis, moet virtuele vervangen.

Going Digital

  • In een papierloos kantoor, het doel is om alles te verplaatsen mogelijk online.Gedrukte documenten worden gescand en geplaatst in een gedeelde locatie op uw computer systeem, waar geautoriseerde gebruikers toegang hebben.Naast de voordelen voor het milieu, kan een goed beheerde paperless office informatie gemakkelijker te vinden dan in de traditionele archiefsystemen maken.Mappen in een virtuele archief slaan oudere documenten, zodat ze niet rommel bezochte gebieden, maar nog steeds beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.

gedeelde agenda

  • Moving werknemer schema's in

    een gedeelde agenda laat werkgevers om vakantie tijd en andere zaken die het werkschema beïnvloeden beheren.Het staat ook co-werknemers aan vergaderingen en andere geplande evenementen te volgen.Teams die werken agenda's te delen zijn in staat om toezicht te houden wie er in en wie niet op kantoor en kan de workflow structureren op projecten met dat in het achterhoofd.In staat zijn om te zien dat de belangrijkste belanghebbenden zijn op weg naar een conferentie aan het einde van de week, bijvoorbeeld, kan iemand motiveren om het ontwerp van een belangrijk document of contract sneller afgerond te krijgen zodat die belanghebbenden de kans om hun inbreng te bieden voordat krijgtde inhoud wordt voltooid.

Document Management

  • Paperless kantoren hebben behoefte aan een systeem dat mandaten hoe documenten moeten worden gehandhaafd en opgeslagen.Maak een document naamgeving en de mapstructuur om documenten gemakkelijk te vinden.Document management systemen vaak zorgen voor zowel "uitchecken" en het bijhouden van wijzigingen.Dit voorkomt dat meerdere mensen van het werken aan een document op hetzelfde moment en maakt versiebeheer.Het verplicht dat documenten worden bijgewerkt in het gedeelde locatie vermindert de problemen die zich voordoen wanneer gebruikers het downloaden van een bestand te maken updates en stuur die welke via e-mail en vervolgens niet de officiële versie actueel te houden.

Project Management

  • Project management software helpt spoor project mijlpalen en deadlines.Je hebt een systeem dat het bijhouden van taken en project planningen kunnen houden en kunnen werknemers aan te geven wanneer er iets is afgerond nodig.Kennisgevingen moeten iemand waarschuwen wanneer er een nieuwe taak heeft haar aandacht.Particulieren kunnen hun eigen projecten te volgen, terwijl de managers een holistische blik op wat er wordt in het hele team gedaan kan krijgen en middelen te herverdelen als dat nodig is.De projecten moeten digitaal worden gearchiveerd eenmaal compleet, samen met de lessen die zijn geleerd, zodat kennisoverdracht kan bij een soortgelijk project later begint gemakkelijk voordoen.

311
0
1
Het Beheren Van Een Budget