Mitkä ovatvakiotoimintamenettelytHallinnollinen avustaja ?

Hallinnollinen avustaja työskentelee kannettavan tietokoneen kanssa työnantajan kännykkään . boggy22 / iStock / Getty Images

hallinnollinen ammattilainen usein on liima, joka pitää yhdessä toimistossa.Joskus, toimisto selkäranka tarvitsee tukea, liian.Vakiotoimintamenettelyt hallinnollinen avustaja toimii tiekarttaa ohjaamalla häntä läpi päivittäin tehtäviä.SOP käsikirja hahmotellaan kunkin työn vastuu ja kaikki toimenpiteet varmistaakseen tarkkoja ja valmistuminen ajoissa.Nämä yksityiskohtaiset ohjeet auttavat avustaja suorittaa työnsä, kun hän on uusi rooli, lisäksi auttaa häntä hallitsemaan aikansa hän kikkailee monia eri tehtäviä.

Office Management

  • tukea työntekijä hallinnoi useita yleisiä toimisto toimintoja, joita jää standardin toimistossa menettelyjä manuaalinen.Hänen toimistotyö vastuut tyypillisesti vastaamalla puhelimet, toimitusjohtaja kalentereita, koordinoida matka- ja valmistelee esityksiä.Hallinnollinen avustaja hoitaa myös osastojen tiedostoja, kirjastot ja tarjonta huonetta.SOP pitää hänen järjestetty, kun hän on uusi työ ja tunne joitakin hänen työnantajan rut

    iineja.Jakamisessa mail saattaa tuntua yksinkertainen tehtävä, mutta tulokas ei tiedä, että toimitukset saapuvat kahdesti päivässä tai että jotkut osastojen työntekijät haluavat posti saatetaan työpöytänsä sijaan sisällä niiden yksittäisten postilaatikoita.Työohjeet auttaa häntä oppia näitä tehtäviä.Nämä "miten on" myös ohjata häntä korvaaminen, joka täyttää hänen kun hän on poissa toimistosta takia loma tai sairaus.

Complex Tehtävät

  • hallinnollinen avustaja suorittaa monimutkaisia ​​tehtäviä, jotka vaativat lukuisia vaiheita, kuten valmistelee uutiskirjeitä tai perustamalla koko päivän kokouksissa tai koulutusohjelmiin.Työohjeiden tarjoaa visuaalisen tarkistuslista, kävelee häntä läpi koko prosessin, kuten kysyttyään artikkeleita kuukausittain yhtiön julkaisu kaikki läpi jakeluun lukijoille.Kokouksen, avustaja on vastuussa kaikesta varaamasta kokoushuone Publishing minuutin kuluttua ohjelman.Breaking prosessit pienempiin vaiheet tekee työmäärä näyttävät vähemmän ylivoimainen jotta avustaja voi pitää kiireinen organisaatio virtaava sijaan huolestuttavaa, että hän voisi unohtaa jotain, mukaan AllThingsAdmin.

Laitteiden ja ohjelmistojen

  • hallinnollinen ammatti perustuu toimistolaitteiden ja tietokonejärjestelmiä.Hän on hallittava multi-line puhelimia, puhelimet, tulostimet, kopiokoneet, faksit ja projektorit.Poss selittää miten toimia laitteita niin avustaja voi tehokkaasti siirtää puhelut, hakea ääniviestit, koota raportteja ja hallita videoneuvottelut studio.Kirjoitettu toimisto menettelyjä myös selittää askel-askeleelta yksityiskohtia tietokoneen kirjoittaa muistioita, syöttää tietoja tietokantoihin ja työskennellä alan erityisiä ohjelmistoja, kuten palkkaus- tai lääketieteellisen laskutusjärjestelmä.

Tarkkoja vastuut

  • hallinnollinen avustaja hoitaa tehtäviä, jotka edellyttävät oikea-aikaisesti.Hänen standardi työohjeet auttaa häntä täyttämään näitä määräaikoja luettelemalla kuinka usein hänen tulisi suorittaa tehtäviä.Näihin kuuluvat maksavat laskuja, joten pankkitalletukset, esittää raportteja valtion virastojen ja perustamalla hallituksen kokouksiin.Oikeudellinen hallinnollinen avustaja voi olla vastuussa hakemuksen tuomioistuimen asiakirjojen sovituissa määräajoissa.Samoin avustaja sairaalassa voidaan odottaa käsitellä lääketieteen väitteet mukaan vakuutusyhtiön määräaikoja.Tehokas SOP kertoo läpimenoaikoja kunkin tehtävän, kuten päivittäin, joka toinen perjantai tai ensimmäinen päivä.

892
0
1
Tehokas Työtavat