Miten järjestää kokouspöytäkirja käyttäminen Word

Jos luulet, että "komitea on elin, joka pitää minuuttia ja jätteiden tuntia," niin olet yrityksen kymmeniä lukijoiden vähintään 1934 nykypäivään.

Todellisessa maailmassa, kuitenkin, pitäen minuuttia pitäisi auttaa sinua säästää tuntia - tunnin hukkaan yrittää muistaa kuka päätti mitä, milloin ja miksi.Kun se on teidän tehtävänne kirjoittaa ja ylläpitää minuuttia organisaatio, ensin selvittää mitkä tekijät minuuttisi täytyy sisällyttää, ja sitten löytää tai luoda mallin, joka sisältää nämä seikat.

Miksi pöytäkirja Matter

kokouspöytäkirjat tarjoavat läpinäkyvyyttä organisaation päätöksentekoa ja toimii tärkeänä kirjataan päätökset ryhmä tekee.He myös jäseniä vastuuseen selkeästi esittänyt mitään toimia jäsenet ovat suostuneet ottamaan.Ajan mittaan ne ovat voimavara historian organisaation, auttaa uusia jäseniä tulemaan vauhtiin asioita ja päätöksiä ja tarjoamalla ikkunan kasvua organisaation.Riippuen organisaation monimutkaisuutta ja keskittyä, minuuttia voi olla joko tiiviin y

hteenvedon tai yksityiskohtaisen kirjanpidon.

Elements of Tehokas pöytäkirja

Riippumatta organisaation koon tai ihmisiä oman kokouksessa, vähimmäismäärä tietoa, kokouspöytäkirja olisi sisällytettävä on:

  • Päivämäärä, aika ja luettelo osallistujista
  • Päivitä /kertaus edellisen kokouksen pöytäkirjaan
  • Asialistalla
  • kirjaa mitään päätöksiä tai ääntä
  • selkeästi kaikista toimista kohteita, tai "DOS"

Jos organisaatiosi tarvitsee tarkat vastuullisuutta ja yksityiskohtaiset pöytäkirjat, Robert työjärjestyksenof Order, yleisesti käytetty organisaatioiden ohjenuorana käynnissä kokouksia, määritellään tärkeitä elementtejä ja muotoja minuuttia.

käyttäminen Word Mallit

Word tarjoaa valikoiman malleja kokouspöytäkirjoja.

Vaihe 1: Etsi Word minuuttia mallin.

(Kuva: Kuva kohteliaasti Microsoft)

Valitse Tiedoston ja sitten Uusi .Enter "minuuttia", kuten hakusana ja paina Enter .Tämä haku palauttaa muutamia kymmeniä malleja, joista 12 on erityisiä kokouksia, jotkut merkintä "virallista" jotkut "epävirallinen" ja tiettyjä järjestöille kuten PTA.Saat kokouspöytäkirjat, tarkentaa hakua valitsemalla kokous oikeassa sivupalkissa.

tarkoitetaan tässä esimerkissä valitse muodollisesti kokouspöytäkirja jotta voidaan harkita vahvin joukko elementit ovat, ja napsauta Luo painiketta käynnistää Word-asiakirjaan perustuu tähän malliin.

Vaihe 2: Varmista, että malli sisältää sisältöä tarvitset.

(Kuva: Kuva kohteliaasti Microsoft)

Analysoi malli ja pitävät elementit sisällyttää, koska organisaation tarpeisiin.Saat enemmän rento kerääminen, saatat esimerkiksi korvata Call tilata osio enemmän epävirallisia osio, joka sisältää juuri kokouksen päivämäärä, sijainti ja aika, tai vaihda nimenhuudon osio pelkkä luettelo osallistujista.

Vaihe 3: Vaihda paikkamerkki kenttiin omat tietosi.

(Kuva: Kuva kohteliaasti Microsoft)

Korvaa tekstin kentät sisältö liittyy organisaation kaksoisnapsauttamalla paikanvaraajateksti ja kirjoittamalla omaa sisältöä.Esimerkiksi klikkaa luettelokohteen Avoin kysymys / yhteenveto keskustelua ja kirjoita oma teksti.

Monet malleja, kuten tämä yksi, sisältävät kentät tietoja, kuten organisaation nimi, virkailijat tai tiettyjä yhteisiä elementtejä.Kun kirjoitat tekstiä kenttään, että teksti asuttujen kaikki esiintymät alalla - esimerkiksi, "sihteeri Name" on kenttä, että kun kirjoitat "Benjamin Franklin," asuttujen joka toinen esiintymä tällä alalla.

Vaihe 4: Tallenna kokouksen keskusteluihin ja päätöksiin.

(Kuva: Kuva kohteliaasti Microsoft)

Jokaisen pisteen, yksityiskohta tärkeitä kohtia keskustelusta sekä lopullisen päätöksen tai vaadi toimenpiteitä.Harkitse osa-päät, kuten "Keskustelu" ja "Action" auttaa varmistamaan, että voit käsitellä tärkeimmät asiat.

Vihje

  • Useimmat mallit käyttävät Wordin tyylejä.Esimerkiksi numeroitu alamomenttien avoimia kysymyksiä ja uuden liiketoiminnan on listan numero sovellettu.Klikkaamalla Anna jälkeen nämä linjat lisää uuden listan numero linja.Lisätä sisältöä alla kohde lisäämättä toista numeroitu erä, muuttaa tyyliä Normaali Tyylit ryhmässä, ja lisätä luetelmakohta käyttäen Kasvata sisennystä -painiketta § ryhmässä.

Luominen oman pöytäkirja malli

Käyttäessäsi valmiita malli on todennäköisesti nopeammin, voit sen sijaan luoda oman kokouspöytäkirjoja malli ja sitten uudelleen käyttää sitä kutakin kokousta.

Vaihe 1: Luo uusi Word-dokumentti ja lisätä otsikon.

(Kuva: Kuva kohteliaasti Microsoft)

avata Word-asiakirjan, valitse Otsikko 1 Tyylit ryhmän Koti-välilehti ja kirjoita organisaation nimi.

Vaihe 2: Luo paikanvaraajia ensisijainen osissa.

(Kuva: Kuva kohteliaasti Microsoft)

Lisää paikanvaraajia ensisijainen kohdat, soveltamalla otsake 2 haluttaessa.Näissä jaksoissa on heijastaa oman organisaation vaatimuksia ja sen olisi oltava kokouksesta toiseen.

Levitä Word tyylejä tarpeen.Jos haluat käyttää tyyliä, esimerkiksi, luettelomerkeillä tyyli esityslistalla, avaa Tyylit sivupalkin klikkaamalla nuolta Tyylit ryhmässä, ja löytää ja valitse tyyli.

Vihje

  • Tallenna dokumentin pohjaksi, joko luomisen jälkeen ensisijainen osiin tai lisäämisen jälkeen joitakin muita yhteisiä tietoja, kuten osallistujat tai virkamiehet.Jos haluat tallentaa dokumentin pohjaksi, valitse File , Tallenna nimellä ja sitten Computer tallentaa sen tietokoneeseen sijaan pilvi tai palvelimen.Selaa sopivaan paikkaan - sillä ei ole väliä mitä kansioon tallentaa sen koska tallentamalla sen mallina ohittaa valitun kansion.

    Valitse Tallennusmuoto-pudotusvalikosta, valitse * Word Template ( .dotx) tallentaa sen DOTX tiedosto, tai malli.Word tallentaa automaattisesti sen mukautetut Office-kansioon.Käyttää sitä myöhemmin, valitse Tiedosto , Uusi ja valitse sitten Henkilökohtaiset ** pääsyn omia malleja.

Vaihe 3: Tallenna kokouksen tapahtumia.

(Kuva: Kuva kohteliaasti Microsoft)

Anna erityispiirteet kunkin osassa.Osoite tahansa esille tapaamisessa keskustelua, joka auttaisi selventämään päätökset olisi valiokuntanne tai toiset tarvitsevat palata tai ymmärtää organisaation historiassa.

Ei ole olemassa yhtä tapa järjestää minuuttia.Tässä esimerkissä olemme erotettu esityslistan itsensä keskustelua, mutta voit yhdistää nämä kaksi elementtiä sijaan.

Vihje

  • painaminen Anna jälkeen tyylistä linja jatkuu yleensä samalla tyylillä, riippuen tyylin ominaisuudet.Nopeasti palauttaa oletuksena Normaali tyyli, paina Enter kahdesti.

558
0
7
Microsoft Word