Business Records säilyttäminen Vaatimukset

Asiakirjat pidetään suojella sekätyönantaja että työntekijä . asiakirjoja kuvan AGITA LEIMANE päässä & lt; a href = 'http: //www.fotolia.com'> Fotolia.com & lt; / a & gt;

Lukuisia liittovaltion ja osavaltioiden lait ovat vaatimukset asiakirjan säilyttämistä.Nämä henkilötietojen säilyttämistä vaatimustaso on varmistaa, että tiedot ovat käytettävissä todistaakseen tai kumotakseen väitteet työntekijöiden riita, verotuksessa, yksityisyyttä koskeviin kysymyksiin ja lukuisia muita asioita, joita voi syntyä aikana liiketoimintaa.Työnantajat ovat edelleen luokiteltu ja erilaisia ​​standardeja sovelletaan riippuen liiketoiminnan.Esimerkiksi työvoimatoimistot on pidettävä eri kirjaa kuin sairaalassa.

Lait

  • Compliance asetukset ovat tyypillisesti kantava voima asiakirjan säilyttämistä standardeja.Jos tarvittavat asiakirjat todistaa noudattamista ei ole saatavilla, on vaikea työnantaja todistaa se seuraa lain kirjain.Lisäksi liittovaltion lakeja voi olla erilaisia ​​vaatimuksia kuin valtion lakeja, ja jotkut lait ovat yksinkertaisesti valtion erityinen.Ensisijai

    nen määräykset vaativat asiakirjan säilyttäminen ovat amerikkalaiset vammaisten lain (ADA), VII osaston Civil Rights Act 1964, Ikä Yhdenvertaisuuslain (ADEA), Fair Labor Standards Act (flsa), Perhe ja Medical Leave Act (FMLA), Lilly Ledbetter Fair Pay Actin, sairausvakuutuslain siirrettävyyden ja Accountability Act (HIPAA), Equal Pay Actin (EPA), Työturvallisuuslaki Act (OSHA) ja Fair Credit Reporting Act (FCRA).Jokaisessa on omat vaatimuksensa siitä, mitkä tiedot säilytetään ja kuinka kauan.

Records

  • VII osastossa edellytetään, että kirjanpito on säilytettävä yksi vuosi.Tämä kirjanpito ovat: palkkaamiseen liittyvät muistiinpanot, kuten jatkuu ja sovelluksia;pre-työtä testit;lomautus, muistaa ja työvoiman vähentämiseen kirjaa;ylennyksiä ja pudotuksista;kohtuullinen tai uskonnollinen majoitus;ja koulutus.Asiakirjat on säilytettävä kolmen vuoden ajan suhteen I-9 Lomakkeet alle Maahanmuutto uudistaminen ja Control Act, sekä päivämäärät loman alla FMLA, ja timebook ja tuntilomakkeen kirjaa flsa.Työntekijän eläketulon Security Act (ERISA) edellyttää, että kirjaa, joihin liittyy lääketieteellistä tai liittyvät edut on säilytettävä kuusi vuotta, vanhentumisasetus rikkomisesta fidusiaariset vastuu.OSHA edellyttää, että työntekijöiden altistuminen ja lääketieteelliset tiedot on säilytettävä aikana työntekijän uran ja 30 vuotta sen jälkeen.Monet säilyttämisvaatimukset liittyvät suoraan aikaa työnantaja on vastuussa kanteen esitetyksi.On välttämätöntä, että työnantajat ovat hyvin perehtynyt niiden valtion lakeja samoin.Monet valtiot ovat säätäneet lakeja, jotka ylittävät paitsi liittovaltion asiakirja säilytysajat mutta vuosia työnantaja on vastuussa toimistaan.

Seuraamukset

  • Monille työnantajille, suurin rangaistus menettää riita taistelun koska niiden tiedot eivät riitä puolustaa toimiaan.Jos työntekijä tiedostoja vastaan ​​käydyn työnantajalle, ja työnantajalla ei enää vaaditun kirjanpidon tai tuhoaa niitä, kun riita on vireillä tai meneillään, seuraukset voivat olla vakavia.Esimerkiksi Sarbanes-Oxley-laki mahdollistaa henkilöille, jotka tietoisesti hävittää tai piilottaa kirjaa estää tutkimuksen tai hallinnon tahansa asiaa, joka liittyy valtion virasto sakotetaan ja / tai vankeuteen enintään 20 vuotta.

663
0
1
General Business Law