Miten Kirjoitakielteisen viestin Memo

Mieti , mitä aiot kirjoittaa ennenkuin sanoja paperilla . Siarhey Lenets / iStock / Getty Images

Voit toimittaa huonoja uutisia työntekijöille, asiakkaille tai johdon kautta erilaisia ​​menetelmiä.Monet ihmiset haluavat olla kielteisiä viestejä toimitetaan yksinkertainen ja suora.Toiset hienovaraisempaa lähestymistapaa, couching viesti vähiten loukkaavaa kieltä.Joko niin, sinun täytyy toimittaa uutinen, joka on todennäköisimmin toivottuja ja epätoivottava selkeästi ja ytimekkäästi.

säilyttää suhde

  • Pelkkä toivottuja tiedot välittää, ei tarkoita, että on tarkoituksena vahingoittaa suhdetta vastaanottava osapuoli.Olitpa irtisanoneet työntekijöitä, vääntämällä lahjoitus pyynnön tai kieltää matkakorvauksia, pitää mielessä, että tilanne voi muuttua tulevaisuudessa ja päätös voidaan peruuttaa.Lisää täydentää muistio, kuten kertoo työntekijät kuinka paljon olet arvostettu heidän panoksestaan.Selitä varainkeräyksiä että tällä hetkellä budjetti ei salli tiettyjä menoja.Lisäksi pehmentää isku ja pitää auki linjat viestinnän mahdollisia tulevia suhteita.

kehysviestin positiivista Kieli

  • sanat valitset muistiossa auttaa säilyttämään myönteinen vastaus, vaikka olet tuomassa negatiivinen viesti.Esimerkiksi, voit pyytää lisätietoja käsitellä raha pyynnön sijaan kirjallisesti, että tiedot eivät ole hyväksyttävissä.Kerro työntekijät mitä he voivat tehdä sen sijaan, mitä he eivät voi tehdä.Esimerkiksi kirjoittaa "hyvä pukeutua liiketoiminnan vapaa-ajan kulumista perjantaisin" eikä "älä käytä farkut rento perjantaisin." Lähetä merkinnän asiakkaalle sanomalla "voit noutaa kauppatavaraa maanantaina," eikä "tilauksesieivät ole valmiita vasta ensi maanantaina. "

Estä oikeudellisia seurauksia

  • Yritys muistiot usein tiensä ulkopuolella oman liiketoiminnan seinät ja käsiin median tai muille osapuolille.Älä käytä mitään kieltä, että vihjaa laitonta tai syrjivät käytännöt.Esimerkiksi kirjoittamisen sijaan "meidän kirjanpitäjä lähtiessä yrityksestä, koska hän teki laajoja virheitä vuoden lopussa raportit," kirjoittaa "monien vuosien jälkeen tunnustettu palvelu, kirjanpitäjä on siirtymistä muita mahdollisuuksia." Selkeys auttaa estämään ei-toivottujen huhutleviäminen, jotka voivat vahingoittaa yrityksen mainetta.Epäselvä negatiivinen viesti on "johtuu rikkomukseen, tiettyjä taloudellisia henkilöstöltä on lähdössä." Parempi muistio lukee "Olemme innoissamme ilmoittaa, että uusi taloudellinen henkilöstöltä on asetettu korvata lähtevän jäsenten kirjanpito-osasto."

puskuri Bad News

  • Negatiivinen muistiot usein johtavat satuttaa tunteita ja vihainen vastauksia.Voit lievittää tai ainakin vähentää pudotuksen huonoja uutisia, kun puskuri sitä hyvä uutinen.Aloita esimerkiksi negatiivinen muistio "tulet arvostamaan määrä lisäetuja sisällytetään oman vakuutuksen", kun täytyy nostaa vakuutusten hinnat.Pitää puskurin sanomaan liittyvän kuitenkin säilyttää selkeyttä.Toisin sanoen, älä sano "uusi pysäköintialue kannen avaa ensi viikolla", kun lähetät viestin leikkaus etuja.

765
0
3
Työntekijäsuhteet