Erilaisia ​​tapoja asiakirjansa arkistokaappi

arkistokaappi tyypillisesti viittaa pala toimistokalusteiden joka tallentaa tiedostoja ja asiakirjoja.Arkistokaappeja on erikokoisia.Jotkut ovat lukot luvattoman käytön estämiseksi, kun taas muut kaapit on helppo kuljettaa ja pääsee kuka tahansa.Yritysten larges määriä tiedostoja, kuten sairaaloiden, asianajotoimistot ja koulujen usein ylläpitää hallituksesta voi liikkua helposti.

perusteet

  • On olemassa useita tapoja tiedostoon asiakirjoja.Kehitetään systemaattinen lähestymistapa, sinun pitäisi analysoida tietoja, jotka tallennetaan sisällä tiedostoja.Aivoriihen eri tavoin, jotta voit valita paras menetelmä.Esimerkiksi, jos pidät kirjaa auto osa toimittajia, niin voisitte tiedostoa aakkosjärjestyksessä perustuva lähestymistapa yrityksen nimi.Voit myös voisi perustaa tapa erillisiä alueittain (esim, South, Länsi, Itä, International).Jos olet säilyttää kirjaa matelijat, sitten menetelmä saattaa liittyä järjestää matelijoita niiden tieteellinen nimi tai päivämäärän tiedosto luotiin.

Document Management

  • Kun suunnitella tyydyttävää, muista kirjoittaa se alas, jotta muut ihmiset voivat ymmärtää ja seurata arkistointijärjestelmä.Sinun tulisi myös varmistaa, että tiedostot säilytetään asianmukaisesti, koska järjestelmä nopeasti muuttuu tehottomaksi, jos tiedostot ovat puutteellisia (esim puuttuva tieto) tai väärin varastoituja (esim, arkistointi luokat huomiotta).Esimerkiksi, jos olet erottamalla sukupuolet värin, sitten ihmiset, jotka luovat tiedostoja on muistettava erottaa miehillä ja naisilla.

    Sinun täytyy ennakoida kasvun ja lisätä ylimääräistä kaappien tai tilaa tarvittaessa.Muuten, tietueet täytetty liian tiukasti.Myös sitä, miten erottaa aktiiviseksi toimeton tiedostoja ja tarvittaessa kun tuhota tai revi aktiivinen tiedostoja.

Huomioita

  • Monet yritykset toteuttaa asiakirja järjestö järjestelmiä, jotka käyttävät alkuperäisiä asiakirjoja tai paperiversiona.Kuitenkin ennen kuin luot uuden arkistointijärjestelmä, sinun pitäisi tutkia virtuaalisia vaihtoehtoja.Esimerkiksi, voit ostaa ohjelmisto ja syöttää tietoja joko sisäinen tai web-pohjainen palvelin.Vaikka sinulla on tällä hetkellä arkistointijärjestelmä, sinun pitäisi arvioida aikaa ja kustannuksia siirtää tietoja, jotka ovat mahdollisesti kustannussäästöjä ja tehokkuutta digitaalisen tai web-pohjainen varastointi.Asianajotoimistot, jotka käyttävät Neulat tapauksessa hallinnan ohjelmistoja voi viettää paljon aikaa siirtää tietoja, mutta kun järjestelmä on täysin toimiva lukemattomia etuja olisikin olemassa, kuten kyky käyttää tiedostoja etäältä.

965
0
0
Toiminta Business