Miten Merge Word & amp ;Excelkirjeen

Miten Merge Word & amp ;Excelkirjeen Jupiterimages / Pixland / Getty Images

kirjeen on kirjoitettu kirje Microsoft Wordin syötetään tiedot linkitetty tietokantaan.Tämäntyyppinen kirje mahdollistaa säveltää, tulostaa ja lähettää saman kirjeen ryhmä eri vastaanottajille.Voit käyttää Microsoft Excel ja Word luoda kirjeen.Tiedot sijaitsee Excelissä, kun luot ja veneet sanat, jotka muodostavat oman kirjeen Word.

mitä tarvitset

  • Vastaanottajaluettelon
  • Kirjoita tiedot Microsoft Exceliin.Aseta jokainen pala tietojen omaan erityisesti nimetyn sarakkeen.Esimerkiksi varten kirjeen olet todennäköisesti tallentaa listan nimiä ja postiosoitteet, joten nimi sarakkeet "Etunimi", "Sukunimi", "Katuosoite 1," Katuosoite 2, "" City "," valtio,"ja" postinumero. "Lisää sarakkeita kuin parhaaksi näette. Syötä vastaavat tiedot kunkin henkilön listaasi.

  • Tallenna ja sulje Microsoft Excel-tiedoston, kun olet lisännyt tiedot. Siirry Microsoft Word.

  • Klikkaa "postitus" tai "työkalut" päävalikossa Word (riippuen vers

    iosta). Valitse "Käynnistä Yhdistäminen."

  • Valitse "Letters" luettelosta vaihtoehtoja.

  • Luokirjeen (kutsutaan myös "Main Document") on tyhjän asiakirjan, että sinulla on auki. muotoilla kirjeen virallisen tyyli, aseta osoitteesi jälkeen päivämäärän huipulla, sitten vastaanottajan nimi ja osoite (jätäpaikkamerkki täällä nyt), tervehdys ("Arvoisa vastaanottaja & amp;Madams ") vieressä, kirjoita viestin alla, että ja sitten lopuksi kirjoita sulkeminen (" Ystävällisin terveisin "). Nimi ja tallenna kirjeen Word. Pidä auki.

  • Klikkaa" valita vastaanottajat, "" Open Data "taisamanlainen vaihtoehto teidän "Yhdistäminen" työkalurivi. Valitse "Käytä nykyistä luetteloa" vaihtoehdoista.

  • Valitse ".xls" alkaen "Tiedostotyyppi Tyyppi" avattavasta luettelosta "Valitse tietolähde" ​​valintaikkuna. Etsi Excel-tiedoston tallentamaasi vaiheessa 2 ja valitse "Avaa". Valitse laskentataulukko jossa annoit tiedot valintaikkuna ja valitse sitten "OK".

  • Mene takaisin pääasiakirjaan (kirje). Valitse "Lisää yhdistämiskenttä" alkaen "Yhdistäminen" työkalurivi. Näet luettelon kaikista sarakkeet luomasi Microsoft Excel tiedosto (nämä ovat nyt nimeltään "kenttiä" Word).

  • Valitse"Etunimi" kenttä. viittaus lause (& lt; & lt; First_Name & gt; & gt;) näkyy asiakirjan.Sijoita lause, jossa sen pitäisi olla kirjeen (osana vastaanottajan osoite ja mahdollisesti tervehdys samoin).Nyt kaikki esiintymät etunimien tietosi listalla näkyvät tällä alueella kirjeenne.Toista tämä kaikkien teidän kenttien nimiä.

  • Klikkaa "Finish & amp; Merge" alkaen "Yhdistäminen" työkalurivi ja valitse "Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja."Valitse levyjä teidän tiedotteessa, että haluat yhdistää ja napsauta "OK".Kaikki kirjeet, joissa datainformaatio integroitu, ilmestyy ruudulle.

  • Muokkaa vastaanottaja luettelosta joko napsauttamalla "Muokkaa Vastaanottajan luettelo" "Yhdistäminen" työkalurivi tai muokkaamalla data asiakirja Microsoft Excelissä.

Vinkkejä & amp;Varoitukset

  • rikkoa tietoelementtejä Excel alas niin paljon kuin mahdollista.Esimerkiksi sen sijaan, että "Nimi" katkaisseen alas "Etunimi" ja "Sukunimi".Tämä antaa sinulle enemmän joustavuutta, kun lajitella tai viittaus näitä tietoja kohdetta.
  • Pidä molemmat tiedostot (Word kirje ja Excel-tietoja) samaan kansioon.Jos siirrät Excel-tiedoston, ohjelma on vaikeuksia löytää tietoja.
682
0
1
Microsoft Excel