Miten Track Workflow vuonnapaperiton toimisto

Paperiton toimistot vaativat edelleenkyky seurata kaikkea joka on meneillään . Sergei Nivens / iStock / Getty Images

paperiton toimisto voi auttaa ympäristöä, mutta se voi luoda prosessi päänsärkyä jos riittävä työnkulku järjestelmä ei otettu käyttöön.Muutto kaikki digitaaliseen tilaan vaatii perustamisesta asiakirjan ohjaus ja työnkulun menettelyt, joilla varmistetaan mitään menetetä siirryttäessä.Kun fysikaalinen laatikot väistyä ja roskakorit historian, virtuaalisia täytyy korvata ne.

digiaikaan

  • Vuonna paperiton toimisto, tavoitteena on siirtää kaikki mahdollinen verkossa.Painetut asiakirjat skannataan ja sijoitetaan jaettuun paikkaan tietokonejärjestelmän jossa valtuutetut käyttäjät voivat käyttää niitä.Lisäksi ympäristöetuja, hyvin hoidettu paperiton toimisto voi tehdä tiedot helpompi löytää kuin perinteisessä arkistointijärjestelmät.Kansioita virtuaalinen arkisto tallentaa vanhempia asiakirjoja, jotta ne eivät sekoita usein käyttää alueilla, mutta silti ovat tarvittaessa käytettävissä.

Jaetut kalenterit

  • Muutto työntekijöiden aikatauluja jaettuun kalent

    eriin avulla työnantajat johtavat lomapäivien ja muut asiat, jotka vaikuttavat työsuunnitelma.Se mahdollistaa myös työtoverit seurata kokouksia ja muita tulevia tapahtumia.Joukkueet, jotka jakavat työn kalenterit voivat seurata kuka on ja kuka poissa toimistosta ja jäsentää työnkulun hankkeiden mielessä.Kyky nähdä, että keskeiset sidosryhmät ovat menossa konferenssiin loppuviikosta, esimerkiksi, voi motivoida joku saada luonnoksen keskeinen asiakirja tai sopimus nopeammin, joten ne sidosryhmät saavat mahdollisuuden tarjota panos ennensisältö on valmis.

Document Management

  • Paperiton toimistot tarvitaan järjestelmä, joka valtuuttaa miten asiakirjat on säilytettävä ja varastoitava.Luo asiakirja nimeämiskäytäntöä ja kansiorakenteen asettamaan asiakirjoja helppo löytää.Asiakirja hallintajärjestelmät mahdollistavat usein sekä "tsekata" ja seuranta muutokset.Tämä estää useita ihmisiä työskentelee asiakirja samaan aikaan ja mahdollistaa versionhallinta.Pakolliseksi, että asiakirjat voidaan päivittää jaettuun sijaintiin vähentää ongelmia, joita esiintyy, kun käyttäjät lataavat tiedoston, tehdä päivityksiä ja lähettää ne ulos sähköpostitse ja sitten eivät pidä virallinen versio nykyisestä.

Projektinhallinta

  • Projektinhallintaohjelmisto auttaa seurata projektin välietappeja ja määräaikoja.Tarvitset järjestelmän, joka voi seurata tehtävien ja projektien aikataulujen ja mahdollistaa henkilöstön ilmoittamaan, kun jotain on saatu päätökseen.Ilmoitukset pitäisi varoittaa joku kun uusi tehtävä on hänen huomionsa.Yksityishenkilöt voivat seurata omia projekteja, kun taas johtajat voivat saada kokonaisvaltainen katsoa mitä tehdään koko joukkue ja kohdentaa varat uudelleen tarpeen mukaan.Hankkeet olisi digitaalisesti arkistoitu kerran täydellinen, yhdessä opittua, joten tiedon siirtämiseen syntyy helposti, kun vastaava hanke alkaa myöhemmin.

981
0
1
Toimitusjohtaja Budjetti