Kuidas korraldada koosolekute protokollid Kasutades Word

Kui te arvate, et "komisjon on organ, mis hoiab minutit ja jäätmete tundi," siis oled firma kümneid lugejate vähemalt 1934 kuni tänaseni.

Reaalses maailmas, aga hoides minuti peaksid aitab säästa tundi - tundi raisatud püüab meenutada, kes otsustas, mida, millal ja miks.Kui see on sinu töö, et kirjutada ja säilitada minutit organisatsioon kõigepealt kindlaks, milliseid elemente oma minuti vaja lisada, ja seejärel leida või luua malli, mis sisaldab neid elemente.

Miks Protokoll Matter

koosolekute protokollid läbipaistvust oma organisatsiooni otsustus- ja olla oluline kirjeid otsuste rühma muudab.Samuti teevad kohal vastutavaks selgelt märgitud kõik meetmed liikmed nõustusid võtma.Aja jooksul on nad ressurss ajaloos organisatsioon, mis aitab uusi liikmeid tulnud kiirendamiseks küsimustes ja otsustes ning pakkudes akna kasvu organisatsioon.Sõltuvalt teie organisatsiooni keerukus ja keskenduda, minuti võivad olla kas lühikokkuvõtte või üksikasjalikku arvestust.

Elements of Tõhus Protokoll

Sõltumata teie organisatsiooni suurusest või inimesi oma koosolekul, minimaalne kogus andmeid, et koosolekute protokollid peavad sisaldama on:

  • kuupäev, kellaaeg ja osalejate nimekiri
  • Update'i /sulgege eelmise koosoleku protokollile
  • koosoleku päevakorraga
  • register mingeid otsuseid või häältest
  • selge avaldamine mis tahes tegevust teemad või "DOS"

Kui teie organisatsioon vajab täpset aruandlust ja üksikasjaliku protokolli, Robert kodukorrasTellimus, levinud organisatsioonid on suuniseks töötab koosolekud, määrab olulised elemendid ja vormid minutit.

Kasutades Word Templates

Word pakub erinevaid malle koosolekute protokollid.

Samm 1: Leia Word minuti malli.

(Pilt: Pilt viisakalt Microsoft)

Vali Faili ja siis New .Enter "minut" otsingusõna ja vajutage Sisesta .See otsingul mõnikümmend malle, 12, mis on omased kohtumised, mõned märgistatud kui "ametlik" mõned "mitteametlik" ja mõned konkreetsed organisatsioonid nagu ptas.Sest koosolekute protokollid, oma otsingut valides Kohtumine parempoolsel külgribal.

For Käesolevas kliki näiteks ametliku kohtumise protokoll et kaaluda kõige kindlam elementide kogum lisada, ja seejärel klõpsake Loo nuppu käivitada Wordi dokument, mis põhineb selle malli.

Samm 2: Veenduge, et mall sisaldab sisu, mida vaja.

(Pilt: Pilt viisakalt Microsoft)

Analüüsige malli ja kaaluda elementide hulka, kuna teie organisatsiooni vajadustele.Vabamas kogumine, võite näiteks asendada Call tellida osakonnas rohkem mitteametlik osa, mis hõlmab ainult koosolekul kuupäeva, koha ja aja, või asendada nimelise osa lihtsate osalejate nimekiri.

Samm 3: Vahetage kohatäide väljad oma andmetega.

(Pilt: Pilt viisakalt Microsoft)

Asendada väljad, mille sisu on seotud teie organisatsiooni topeltklõpsuga kohatäitetekst ja kirjutades oma sisu.Näiteks klõpsa loendiüksusele Avatud teema / kokkuvõtte arutelu ja sisestada oma teksti.

palju malle, sealhulgas see, sisaldavad välju andmete, nagu organisatsiooni nimi, ametnikud või teatud ühiseid jooni.Pärast teksti sisestamist alale, et teksti populates kõik juhtumid valdkonnas - näiteks "Secretary nimi" on valdkond, mis pärast sisestad "Benjamin Franklin" populates iga teise astme selles valdkonnas.

Samm 4: Salvestage koosolekul arutamiseks ja otsustamiseks.

(Pilt: Pilt viisakalt Microsoft)

Pärast iga punkti, detail olulised punktid arutelu, samuti lõpliku otsuse või toimingu vaja.Kaaluge sub-juhid nagu "Arutelu" ja "Action", mis aitab tagada, et teil lahendada olulised punktid.

Vihje

  • Enamik malle kasutada Wordi laade.Näiteks nummerdatud punktide all avatud küsimused ja New Business on loetelu arv rakendada.Klõpsates Sisesta pärast neid ridu lisab teise Nimekiri arv line.Sisu lisamiseks all oleva objekti lisamata teise nummerdatud punkti, muuta stiili Normal stiilid rühma ja suurendada taandes abil Suurenda taanet nuppu Lõik.

Luua oma Protokoll Mall

Kuigi kasutades valmis template tõenäoliselt kiiremini, saad selle asemel luua oma koosolekute protokollid malli ja seejärel uuesti kasutada iga kohtumise.

Samm 1: Uue Word dokument ja lisada pealkirja.

(Pilt: Pilt viisakalt Microsoft)

Wordi dokument, valige Rubriik 1 alates Styles grupp Kodu jaotises ja sisestage oma organisatsiooni nime.

Samm 2: Loo kohatäited algkooli osas.

(Pilt: Pilt viisakalt Microsoft)

Lisa kohatäited oma algkooli osas, kohaldades Rubriik 2 soovi.Need punktid peaksid peegeldama oma organisatsiooni nõuded ja peaks olema kooskõlas istungi toimumise.

Rakenda Wordi laade nagu vaja.Kohaldada stiili, näiteks, täpploendit stiili päevakorraga avada Styles vasaku klõpsuga nooleikoon Styles grupp ja leida ja valida stiili.

Vihje

  • Salvestage dokument malli, kas olete loonud algkooli osas või pärast lisades mõned muud ühised andmed, nagu osalejad või ametnikud.Dokumendi salvestamiseks mallina, valida Faili , Save As ja siis Arvuti salvestada see oma arvutisse, mitte pilve või server.Sirvi ükskõik mugav koht - see ei ole oluline, mida kausta salvestada, sest säästab see eeskujuks alistab valitud kausta.

    Alates Save as type rippmenüüst valige * Word ( Dotx) säästa seda DOTX faili või malli.Word automaatselt salvestab selle oma Custom Office'i malle kausta.Et seda kasutada hiljem, vali Faili , New ja seejärel nuppu Isiklik ** juurdepääsu oma enda kohandatud malle.

Samm 3: Salvestage koosolek sündmusi.

(Pilt: Pilt viisakalt Microsoft)

Sisesta spetsiifikat iga sektsiooni.Aadress tahes punkti tõi kohtumisel arutelu, mis aitaks selgitada otsused peaksid oma komisjonide või teiste vaja vaadata ega mõista oma organisatsiooni ajalugu.

puudub ühtne viis korraldada minutit.Selles näites on meil eraldatud päevakorda ennast arutelu, kuid siis võiks ühendada need kaks elementi asemel.

Vihje

  • Vajutades Sisesta pärast stiilis line tavaliselt jätkub samas stiilis, olenevalt stiili omadused.Et kiiresti vaikemäärangutele Normal stiili, press Sisesta kaks korda.

367
0
7
Microsoft Word