Business Records säilitamisnõuded

Dokumendid hoitakse kaitsta nii tööandja kui ka töötaja . dokumente pildi Agita Leimane alates & lt; a href = "http: //www.fotolia.com'> Fotolia.com & lt; / a & gt;

Paljud föderaal-ja osariikide seadused on nõuded dokumentide säilitamise.Need dokumentide säilitamise standarditele on esitatud tagada, et andmed on kättesaadavad tõestada või ümber lükata väited töötajad kohtuvaidluste maksustamisel, eraelu puutumatuse küsimusi ja mitmed teised küsimused, mis võivad tekkida käigus teeme äri.Tööandjad on veelgi liigitada ja erinevaid standardeid kohaldatakse sõltuvalt teie äri.Näiteks tööbürood tuleb hoida erinevates arvestust kui haiglas.

Seadused

  • vastavuse eeskirjad on tavaliselt jõuks dokumentide säilitamise standarditele.Kui vajalikud dokumendid vastavuse tõendamiseks ei ole kättesaadav, siis on raske ette tööandja tõendama, et on pärast seaduse tähte.Lisaks riiklikele seadustele võivad olla erinevad nõuded kui riigi seadusi, ja mõned seadused on lihtsalt riigi konkreetsed.Esmane määrused, mis nõuavad dokumentide säilitamise on ameeriklased puuet

    ega seadus (ADA), VII jaotise kodanikuõiguste seadus 1964 Age Diskrimineerimine seaduse (Adea), Fair Labor Standards Act (FLSA), Pere ja Medical Leave Act (FMLA), Lilly Ledbetter Fair Pay Act, ravikindlustuse teisaldatavuse ja vastutus seaduse (HIPAA), Equal Pay Act (EPA), töötervishoiu ja tööohutuse seaduse (OSHA) ja Fair Credit Reporting Act (FCRA).Igaühel on oma nõuded, mida peetakse arvestust ja kui kaua.

Records

  • Pealkiri VII nõuab, et teatud dokumente tuleb säilitada üks aasta.Need kirjed hõlmavad: rentimise, näiteks uuesti ja taotlusi;enne tööle asumist testid;koondamishüvitist, tagasikutsumise ja tööjõu vähendamise arvestust;Kampaaniad ja madalamale ametikohale;mõistlik või usulise majutus;ja koolitust.Dokumendid tuleb säilitada kolm aastat seoses I-9 Forms all immigratsiooni reformi ja kontrollimise seadus, samuti kuupäev puhkuse all FMLA ja timebook ja töögraafik arvestust all FLSA.Töötaja Retirement Income Security Act (ERISA) nõuab, et dokumendid, mis hõlmavad meditsiinilise või seotud kasu tuleb säilitada kuus aastat, aegumistähtaegade rikkumise usaldusega seotud vastutus.OSHA nõuab, et töötajate kokkupuude ja meditsiinilisi andmeid tuleb säilitada jooksul töötaja karjääri ja 30 aasta pärast.Paljud säilitamise nõuded on otseselt seotud ajaga tööandja vastutab põhjus hagi esitamist.On oluline, et tööandjad on hästi kursis oma riigi seaduste samuti.Paljud riigid on kehtestanud seadusi, et ületada mitte ainult föderaalse dokumendi säilitustähtaja, kuid mitu aastat tööandja vastutab oma tegevuse eest.

Karistused

  • Sest paljud tööandjad, suurim karistus on kaotanud kohtuvaidluse lahing, sest nende andmed on ebapiisavad, et kaitsta oma tegude eest.Kui aga töötaja faile kaebama tööandja ja tööandja ei ole enam vaja arvestust või hävitab neid, kui kohtuvaidlus on pooleli või käimas, mõjusid võivad olla tõsised.Näiteks Sarbanes- Oxley Act võimaldab inimestele, kes teadlikult hävitada või peita arvestust takistada uurimist või manustamine seotud mis tahes küsimuses valitsusasutus trahvida ja / või vangistuses kuni 20 aastat.

521
0
1
General Business Law