Erinevad võimalused oma dokumendid dokumendikapist

arhiivikapp osutab tavaliselt tükk kontorimööbel, mis talletab faile ja dokumente.Kappidel on saadaval erinevates suurustes.Mõned on lukud, et vältida volitamata juurdepääsu, samas kui teised kapid on lihtne transportida ja kättesaadav kellelegi.Ettevõtetele, suurima hulga faile, näiteks haiglates, advokaadibürood ja koolid, sageli säilitada kapid, et ei saa liikuda kergesti.

põhitõed

  • On mitu võimalust esitada dokumente.Arendada süsteemset lähenemist, siis tuleb analüüsida informatsiooni, mis on salvestatud faile.Brainstorm erinevalt, nii et saate valida parim meetod.Näiteks, kui sa pidama arvestust auto osa tarnijaid, siis võiks faili tähestikulises lähenemine põhineb ettevõtte nimi.Samuti võiks luua meetod, et eraldi tarnijate piirkonniti (nt Lõuna, Lääne, Ida, International).Kui te pidamise roomajad, siis teie meetod võib hõlmata korraldamine roomajad oma teadusliku nime või kuupäeva faili loodi.

dokumendihalduse

  • Kui teil disain rahuldav meetod, veenduge, et seda kirja panna nii, et t

    eised inimesed saavad aru ja järgivad kanda.Samuti tuleks tagada, et failid on korralikult säilitatud, sest teie süsteemi kiiresti muutuvad kasutuks, kui on poolik (nt puuduvad andmed) või valesti säilitatud (nt esitamise kategooriad ignoreeritakse).Näiteks, kui te eraldades soost värvi, siis inimesed, kes loovad faile tuleb meeles pidada, et eristada isast ja emast.

    peate ennetada kasvu ja lisavad kapid ja ruumi kui vaja.Muidu kirjed täidisega liiga tihedalt.Samuti leiavad kuidas eristada aktiivset inaktiivse faile ja vajaduse korral, kui hävitada ega lõhkuge mitteaktiivsed faile.

kaalutlused

  • Paljud ettevõtted rakendavad dokumendi organisatsioon, mis kasutavad originaaldokumendid või paberkandjal.Kuid enne luua uus kataloog, siis peaks uurima virtuaalne võimalusi.Näiteks võid osta tarkvara ja sisend andmed kas sise- või veebipõhine server.Isegi kui teil on praegu kanda, siis tuleb hinnata aega ja kulu andmete ülekandmisega kokkuhoiuvõimalustele ja digitaaltehnoloogia tõhusamale või veebipõhine ladustamiseks.Advokaadibürood, et kasutada Needles juhul tarkvara võiks kulutada palju aega andmete ülekandmine, kuid kui süsteem on täielikult toimiv lugematuid eeliseid olemas, nagu võime faile kaugemal.

450
0
0
Tegutsevate Ettevõtete