Kuidas Merge Word & amp ;Excel vormil kiri

Kuidas Merge Word & amp ;Excel vormil kiri Jupiterimages / Pixland / Getty Images

vorm kiri on kirjutatud kirja Microsoft Word, mis on toidetud andmeid, mis on seotud andmebaasi.Selline kiri on võimalik koostada, printida ja saata sama kirja grupi erinevate adressaatide.Te võite kasutada Microsoft Excel koos Word luua oma vormi kirja.Andmed asub Excel, kui te luua ja käsitöö sõnad, mis moodustavad teie kirja Wordis.

, mida te vajate

  • saajate nimekiri
  • Sisesta oma andmed Microsoft Excel.Aseta igale andmed oma spetsiaalselt nimega veerus.Näiteks, kirja siis tõenäoliselt salvestada nimesid, ning posti aadressid, et nimi veerud "Eesnimi", "Perekonnanimi", "Tänav 1," Tänav 2 "," City "," riik,"ja" Zip Code. "Lisa veerud nagu näed. Sisestage vastavad andmed iga inimene oma nimekirja.

  • Salvesta ja sulge Microsoft Excel fail, kui olete lõpetanud, lisades andmed. Mine Microsoft Word.

  • Vajuta "postiteenused" või "Tools" peamenüüst Word (sõltuvalt teie versioon). Vali "Mail Merge."

  • Vali "Kirjad" nimekirjast võimalusi.

  • KoostaTeie kirja (nimetatakse ka "põhidokumendi") on tühi dokument, et teil on avatud. vormindamiseks oma kirjas ametliku stiili asetamine aadress, millele järgneb kuupäev tipus, siis saaja nimi ja aadress (jättakohatäide siin praegu), tervitus ("Austatud härrad & amp;Madams ") kõrval, tippige sõnum all, et siis lõpuks kirjutage sulgemine (" Lugupidamisega "). Nimi ja salvestada kiri Word. Hoidke see avatud.

  • nuppu" Vali saajad, "" Open Data "võisarnast võimalust oma "Mail Merge" tööriistaribal. Vali "kasutada olemasolevaid loetelu" valikute.

  • Select ".xls" alates "Files of Type" rippmenüüst "Valitud Andmeallikas" dialoogiboks. Leia Excel fail salvestatud punktis 2 ja vajuta "Ava". Valige tööleht, kus sisestatud andmeid dialoogiboks ja klõpsake "OK."

  • Mine tagasi oma peamise dokumendi (kirja). Vajuta "Lisa Merge Field" alates "Mail Merge" tööriistaribal. Näete nimekirja kõik veerud, et te lõite oma Microsoft Exceli andmete faili (neid nimetatakse nüüd "välju" Word).

  • Select"eesnimi" valdkonnas esimene. Viide fraasi (& lt; & lt; First_Name & gt; & gt;) tundub dokumendis.Asetage fraas, kus see peaks olema Teie kirjas (osana saaja aadress ja võib-tervitus samuti).Nüüd on kõik esinemistest eesnimed oma andmete loetelu, ilmub see ala oma kirjas.Korrake seda tegevust kõigile oma valdkonnas nimed.

  • kliki "Finish & amp; Merge" alates "Mail Merge" tööriistaribal ja valige "Edit Individuaalne dokumendid."Vali arvestust oma fail, mida soovite ühendada ja vajuta "OK."Kõik teie kirju, mille tehnilised andmed integreeritud, ilmub ekraanil.

  • Muuda oma saajate nimekiri kas klõpsates "Edit saajate nimekiri" kohta "Mail Merge" tööriistaribal või muutes andmeid dokumendi Microsoft Excel.

Tips & amp;Hoiatused

  • Break oma andmeid elemendid Excel alla nii palju kui võimalik.Näiteks selle asemel, et "nimi" murda, et ette võtta "eesnimi" ja "Perekonnanimi".See annab teile rohkem paindlikkust sorteerida või viide neid erinevaid andmeid.
  • Hoidke mõlemad failid (Word kirjas ja Excel andmed) samasse kausta.Kui liigutad Excel fail, programm on raske leida andmeid.
121
0
1
Microsoft Excel