De kvaliteter af Effektiv Business Letters

Godt sammensat bogstaver er afgørende for at realisere virksomhedens mål . Jupiterimages / BananaStock / Getty Images

Effektive forretningsbreve er et vigtigt redskab i det arsenal af enhver forretningsmand.Hvorvidt hensigten at sælge et produkt eller en tjeneste, eller blot at introducere forfatteren selv, en effektiv forretning brev skal have et par grundlæggende egenskaber for at få en læser til at reagere positivt.Brevet skal ringe modtageren til handling og overbevise ham om at gøre, hvad forfatteren ønsker.Alle effektive forretningsbreve har visse kvaliteter til fælles.

Komplet Information

  • En effektiv business brev har alle de oplysninger, en læser skal handle hensigtsmæssigt.Brevet siger klart hvem brevet er fra, og hvor og hvordan der skal reageres.Det hedder, hvad brevet handler om, når handling skal træffes, hvor der bør træffes foranstaltninger, og hvorfor foranstaltninger der skal træffes nu.Forretningen brev er fuld af oplysninger og lader intet ud.Det har en klar opfordring til handling og fortæller modtageren, hvordan du udfører denne handling.

Kortfattethed

  • Den effektive business brev er ikke blomstrende eller udsmykkede.Det er reservedele og til det punkt.Der er ingen spildte ord.Sproget er kortfattet i sin levering så læseren efterlades med kun de nødvendige oplysninger.En business brev er ikke et sted at vise store ord eller poesi.Effektive forretningsbreve er korte og til det punkt.

Fordele, Ikke Features

  • Effektive forretningsbreve fokuserer på fordelene for modtageren, ikke funktionerne i produktet eller information.Det besvarer spørgsmålet for læseren: "Hvad betyder det for mig?"En business brev tager hensyn til de tidsmæssige begrænsninger sat på læseren, og de behov, som læseren bringer til bordet.Det henvender sig til dem, hvilket gør det let for læseren at tage den ønskede handling.Forretningsbreve fokus på, hvordan brevet forfatter kan hjælpe læseren, ikke hvorfor læseren skal hjælpe forfatteren.

Specificitet

  • Brug bestemt sprog, når du skriver forretningsbreve.Fortæl læserne, hvad de kan forvente fra produkter, tjenesteydelser eller virksomheder.Brug ikke vag sprog, der kan efterlade dem gætte.Brug eksempler, hvis det er nødvendigt, for yderligere at tydeliggøre sproget til at gøre virksomheden brev klart for læseren.Hvis et løfte er lavet i et brev, skal du sørge for, at virksomheden kan bakke det op.Også, at brugen handling verber i stedet for passive verber give din sætninger styrke.

Klarhed

  • Undgå at bruge jargon, medmindre det er absolut nødvendigt i et forsøg på at kommunikere klart.Det er vigtigt at præcisere, hvad brevet tilbyder, og hvad brevet beder læseren til at gøre.Hvis ikke, kan læseren ikke tage den ønskede foranstaltning, og brevet vil ikke være effektiv.Brug klare, stærke sprog til at understrege, hvad læseren skal gøre efter at have læst business brev.Korte sætninger med stærke, handlingsrettede verber anbefales at opfordre læseren til at handle.

Etikette

  • Sørg for at følge ordentlig etikette i forretningsbreve.Sørg for at finde ud af det korrekte navn og stavning af den person, der vil modtage brevet.Adresse dem korrekt.Svare på alle breve, der kræver en tilbagevenden svar.Ved at følge ordentlig etikette, en forretningsmand viser, at han har behørig respekt for den person, han skriver til.At respekt kan gå langt i retning af at gøre læseren af ​​brevet tage op opfordring til handling.

Korrekthed

  • Fra formateringen af ​​brevet til hensigtsmæssigheden af ​​modtageren, at en virksomhed brev skal ramme mange rigtige toner være effektiv.Sørg for, at den er sendt til den rigtige person, i den rigtige afdeling, på det rigtige selskab.Sørg for, at brevet vil den rigtige person til at træffe de foranstaltninger, at brevet beder ham om at tage.Læse over brevet og bedømme, om sproget er korrekt for den person, du sender den til - hverken for formel eller uformel.Når du er klar til at sende det ud, dobbelttjekke den formatering en sidste gang for fejl.

938
0
1
Betjening Af En Virksomhed