Organization Tips til Executive assistenter

Gøre dagen nemmere ved at blive organiseret. kontor 2 billede ved Omely fra Fotolia.com

Staying organiseret er fundamental i at sikre kontoret kører problemfrit.Som en udøvende assistent, bliver du ofte forsøgt at holde kontoret effektiv og hvis du ikke er klar, kan tingene bliver hektisk.Du bliver bedt om at udføre opgaver på en daglig, ugentlig og månedlig basis.Uden organisation, er det let at blive forvirret og glemmer vigtige deadlines.

To Do Område

  • udpege et del af dit skrivebord som "to-do" område i stedet for at have gule sedler og papir overalt.Placer elementer i en kasse eller mappe på dit skrivebord, og tjekke det med jævne mellemrum hele dagen.Da opgaverne er afsluttet, skal du fjerne elementer fra skrivebordet til en "færdig mappe" eller til en boks til arkivering.Ved starten af ​​hver dag, lave en komplet liste over opgaver for dagen og sætte det i mappen "to-do".Skrabe opgaver, som de er afsluttet.Tilføj opgaver som de kommer til dig og ved slutningen af ​​dagen sørge for alt er afsluttet.

Set Dage

  • Udpege dage for ugentlige opgaver."Du kan arrangere din uge, så du ved, til en vis grad alligevel, hvad du vil være at gøre," siger Victoria Moran af OfficePRO Magazine.Vælg for eksempel onsdag som makulere dag og holde papirer, behøver makulering i en kasse, indtil det er tid.Eller, tally småpenge om fredagen.Dette kan også arbejde med daglige aktiviteter.Moran foreslår returnere stemme og e-mail på bestemte tidspunkter om dagen.(REF1) den måde vil du ikke nødt til at stoppe, hvad du laver ofte i løbet af dagen.

farvekodning

  • Brug af farve kodning kan hjælpe dig med at organisere, hvad der skal gøres og hvornår."Tænk altid over, hvad opgaver, du udfører, og hvor ofte du udfører dem," siger Judith Allen af ​​Admin hemmeligheder.(REF2) Kode ugentlig tasking en farve som rød;giver daglige opgaver blå, månedlige opgaver gul og så videre.Placer opgaver i kode mapper derefter tage din kalender og markere, hvad der skal gøres med en farvet firkant bag det.Skriv på elektroniske kalendere ordene i opgaven farver, hvis du ikke kan lave en kasse.

Del Ansvar

  • Deling ansvarsområder er en væsentlig del i at holde sig organiseret.Det kan synes hårdt, da du er den person, som de fleste opgaver er uddelegeret til, men det kan gøres.Nogle gange, rettidigheden af ​​din opgave, afhænger af handlinger dine vejledere og medarbejdere.Hvis du er ansvarlig for at balancere bogen, give dine medarbejdere en frist til at vende i deres stumper.Også har dem logge ud hver kontrol, at de tager fra bogen.Hvis du chef går på en tur, få ham nedskrive eller give en tjekliste over, hvad der skal gøres.Så giv ham en kopi af listen for at sikre, at du er begge på den samme side.Også giver medarbejdere specielle mapper til at vende i alle smålige indbetalinger i én mappe.På den måde vil du ikke nødt til at gå på jagt ned nogen, når det er tid til at forene skuffen.

804
0
1
Effektive Arbejdsvaner