Hvad er de standard operationelle procedurer for en administrativ assistent ?

Administrativ assistent arbejder på bærbare med arbejdsgiver på mobiltelefon . boggy22 / iStock / Getty Images

En administrativ professionelle ofte er den lim, der holder sammen et kontor.Nogle gange, på kontoret rygrad har brug for støtte, også.Standard operationelle procedurer for en administrativ assistent fungere som en køreplan i vejlede ham gennem de daglige opgaver.En SOP manual skitserer hvert job ansvar og alle de nødvendige skridt til at sikre en korrekt og rettidig færdiggørelse.Disse detaljerede instruktioner hjælper en assistent udføre sit job, når han er ny i rollen, ud over at hjælpe ham styre sin tid som han jonglerer mange forskellige opgaver.

Office Management

  • En støtte medarbejder administrerer mange generelle kontorfunktioner, der er fanget i en standard kontor procedurer manual.Hendes kontorarbejde ansvarsområder omfatter typisk besvare telefoner, administrerende kalendere, koordinere rejser og forberede præsentationer.En administrativ assistent håndterer også afdelingerne filer, biblioteker og levering værelser.SOP'er holde hende organiseret,

    når hun er ny i jobbet og uvant med nogle af hendes arbejdsgivers rutiner.Distribution af post kan synes som en simpel opgave, men en nybegynder vil ikke vide, at leverancerne ankommer to gange om dagen, eller at nogle afdelingerne medarbejdere vil mail placeres på deres skriveborde i stedet for inde i deres individuelle mail slots.Arbejdsinstruktioner hjælpe hende lære disse opgaver.Disse "hvordan er" også guide hendes erstatning, der udfylder for hende, når hun er ude af kontoret på grund af ferie eller sygdom.

Komplekse opgaver

  • En administrativ assistent udfører komplekse opgaver, der kræver mange trin, såsom at forberede nyhedsbreve eller oprette hele dagen møder eller uddannelsesprogrammer.Arbejdsinstruktioner giver en visuel tjekliste, der går ham gennem hele processen, såsom hverve artikler til det månedlige selskab offentliggørelse hele vejen igennem til distribution til læserne.Til et møde, assistenten er ansvarlig for alt fra forbeholde konferencerummet til udgivelse minutter efter programmet.Breaking processer i mindre trin gør arbejdsbyrden synes mindre overvældende, så en assistent kan holde en travl organisation flyder i stedet for at bekymre sig, at han kunne overse noget, ifølge AllThingsAdmin.

Udstyr og software

  • En administrativ professionelle afhængig kontorudstyr og edb-systemer.Hun har til at mestre flere linjer telefoner, samtaleanlæg, printere, kopimaskiner, fax og projektorer.Poss forklare, hvordan at betjene udstyr, så assistenten effektivt kan overføre telefonopkald, hente talebeskeder, indsamle rapporter og administrere en videokonference studie.Indtastede kontor procedurer også forklare trin-for-trin oplysninger om brug af en computer til at skrive notater, indtaste oplysninger i databaser og arbejde med industri-specifikke software, såsom en løn eller medicinsk faktureringssystem.

tidsfølsomme Ansvar

  • Den administrative assistent varetager opgaver, der kræver levering til tiden.Hans standard arbejdsinstruktioner hjælpe ham opfylde disse frister ved notering, hvor ofte han skal udføre opgaverne.Disse opgaver omfatter at betale regninger, hvilket gør bankindskud, indsendelse rapporter statslige organer og oprettelse af bestyrelsens møder.En juridisk assistent kan være ansvarlig for arkivering retsdokumenter inden for specifikke tidsrammer.Ligeledes kan en assistent på et hospital forventes at behandle medicinske krav i henhold til en forsikring virksomhedens frister.En effektiv SOP forklarer ekspeditionstider for hver opgave, såsom daglig, hver anden fredag ​​eller den første dag i måneden.

586
0
1
Effektive Arbejdsvaner