Hvordan man skriver en kommunikation projektplan

Trin i Taktisk Projektering Pat Poston

Når din virksomhed eller organisation har vigtige oplysninger til at kommunikere og din sædvanlige kanaler er utilstrækkelige, planlægge en taktisk kommunikation projekt tilpasset indhold og omstændigheder.Meddelelser der nyder godt af brugerdefinerede planer typisk er betydelige en-gang, ikke-rutinemæssige begivenheder, såsom en ændring i udøvende lederskab, leje planer og fyringer, ændring i personalegoder og flytning af virksomhedens faciliteter.De har ofte involverer eksterne og interne målgrupper.
Realiseringen af ​​et taktisk kommunikation projektplan med til at sikre du overveje centrale spørgsmål: hvem har brug for at høre, hvad, fra hvem, med hvilke midler, hvornår og mod hvilket formål?En plan også opgaver, ansvarsområder og tidsplaner --- udjævning jobbet som projektledelse.

Instruktioner

  1. Afklar og bekræft før du planlægger.Identificer projektets "ejer" --- som regel den person, tildele den --- der vil rådgive og godkende din plan.Med dette projekt ejer:
    --Confirm kernen i indholdet annoncering, ønskede timing og krav om fortrolighed.Bekræft, om usædvanlige følsomheder eller omstændigheder findes, såsom juridiske eller medlemskab rapporteringskrav.
    --Affirm hvordan projektet passer som taktik i overordnede public relations og kommunikationsstrategier.
    --Agree upon kilder til mere detaljerede oplysninger og input du skal bruge, for eksempel din virksomheds Human Resources Manager eller executive search udvalgsformanden.
    --identify godkendelses- og rapporteringskrav for dit projekt.Enig, om du vil styre projektet uformelt eller strukturere en projektgruppe.
    --identify godkendelseskrav til arbejdsprodukter der følger af planen, for eksempel revision af juridiske, menneskelige ressourcer og finansiering udpegede eller ved bestemte ledere.
    --Establish parametre for nødvendige ressourcer såsom budget forventninger og brug af eksterne organer.

  2. udløst formål og målsætninger.Formålet er, hvad du ønsker at gøre ske, typisk begynder med "At ..." Mål typisk begynde med handling verber --- de er, hvad du vil gøre ved, når opgjort som processer eller ønskede resultater.
    I det lys, for at gøre din annoncering på en bestemt dato er et mål.Formålet kan være "til at opfylde de behov og præferencer interessenter for rettidig og faktuelle oplysninger om (emne), på en måde, bekræfter virksomhedens image og værdier."Relatere dette formål tilbage til overordnede PR og kommunikationsstrategi.

  3. Profil interessenter og målgrupper.Strategisk planlægning ganske sandsynligt har identificeret kommunikation mål i brede strøg.For din taktiske projekt, skærpe fokus.Interessenter er grupper eller enkeltpersoner, der vil blive berørt af de specifikke oplysninger, du har til hensigt at formidle og er dermed vigtige målgrupper.Føje til listen andre målgrupper, hvor du vil oprette, ændre eller bekræfte opfattelser.Brug en tabel eller regneark med følgende kolonneoverskrifter til at opsummere din analyse af:
    --Audience Segment.Giv hver et navn og om nødvendigt fodnote disse bestanddele inkluderet.Sub-segmentet en gruppe, hvis kommunikationsbehov vil afvige i gruppen.Eksempel: alle medarbejdere, medarbejdere i de berørte afdeling, vejledere.Spørg: "Hvem har brug for eller lyst til at vide om dette --- og hvorfor?"For eksempel overveje nøglekunder, egenkapital ejere, offentligheden, kolleger i din branche, politiske organer og væsentlige leverandører.Vælg om nyheder medier vil blive målrettet segmenter eller i stedet vil blive ansat som kanaler til at nå segmenter som offentligheden og erhvervslivet.
    --Need / Meddelelse.Selv bevidsthed og forståelse er mål for alle målgrupper, kan nogle har særlige behov.Medarbejderne ønsker måske at vide, hvordan de vil blive påvirket af et kontor lukning, for eksempel, eller foreningens medlemmer den proces, hvorved en afgående administrerende leder vil blive lykkedes.Bestyrelsesmedlemmers, koncerndirektørers, vejledere og account managers er blandt dem, der har brug for ikke blot nyheder, men din plan til at kommunikere det, især hvis de er til at spille en rolle.Identificere centrale budskaber for hvert segment.
    --Key Communicator.Fra hvem ville hvert segment forventer eller gerne høre dine nyheder?Identificer talsmand til at være den "ansigt" af kommunikation til hver gruppe --- der vil blive citeret i en pressemeddelelse, for eksempel, eller føre en konference med medarbejderne.Selvom erhvervslivet kan forvente at høre fra den administrerende direktør, kan medarbejderne foretrækker at blive informeret af deres vejledere og centrale kunder ved deres account managers.

  4. Plan kaskade sekvens og kanaler.Hvis du nogensinde har været forbløffet ved at lære først fra en avis af stor ændrer dit firma planlægger, du forstår princippet om "ingen overraskelser" og betydningen af ​​cascading oplysninger for at sikre ingen overraskelser opstår.På et midlertidigt arbejdsbord eller regneark, liste dine målsegmenter i den rækkefølge, de vil blive informeret, arbejder tilbage fra den dato og tid dine oplysninger skal mest bredt kendt (ofte tidspunktet for en generel pressemeddelelse).Selv om nogle distributioner kan være samtidig, overveje, om nogle segmenter har brug varsel kommunikation fremover.For eksempel kan de tilsynsførende har brug for tid til at forberede sig på medarbejdernes spørgsmål og bestyrelsesmedlemmer kan byde meddelelse om det forestående avisartikler.
    I kolonnen ved siden hvert segment, identificerer kanal (er), hvorigennem kommunikationen vil blive foretaget.Kanaler er oplysninger distributionsmetoder typisk involverer arrangementer og skriftlige indhold.Eksempler:
    --For udøvende team, der regulerer bestyrelsesmedlemmer, centrale afdelingsledere og vejledere --- forhånd meddelelser via e-mail.
    --For medarbejdere --- forhånd Email meddelelse, afdelingsmøder, videokonference, website indhold.
    --For vigtige bestanddele --- varsel via fax og e-mail, live præsentation.
    --For offentligheden --- distribution af generel pressemeddelelse, pressemøde, website indhold.

  5. Identificer tiltrængte soeskende.Soeskende er de, der anvendes i udførelsen af ​​din kommunikation projektplan --- dokumenter og audiovisuelle såsom fotos og optagelser materialer.
    kategorisere dem som:
    --Foundation soeskende, til brug med flere segmenter.Eksempler: news release, faktum ark, Q & amp;A, fotografier, website indhold.
    --Segment soeskende, de meddelelser, der går til bestemte målgrupper adressering deres behov og præferencer, og i "stemme" i deres foretrukne talsmand.Ofte er disse notater fra segmentets Key Communicator knyttet kopier af fundamentet soeskende ovenstående, især pressemeddelelser."Jeg ønskede at lade dig vide, vores virksomhed er at annoncere senere i eftermiddag nyheden om, at ..." Disse soeskende også kan omfatte taler punkter, indhold skitserer eller AVS til Key Communicators såsom udøvende teammedlemmer og vejledere.
    --Advisory soeskende, memoer fra dig til andre forventes at deltage i projektet, apprising dem af planen kommunikation og deres forventede roller på det.Vedhæft relevante kopier af fundament og segment soeskende.
    på et bord eller regneark, identificere for hver sikkerhedsstillelse følgende: Navn, Key Communicator, Tildelt til, Udkast Forfaldsdato, Godkendelse (r) Ja, sidste rettidige.

    planlægning soeskende
  6. Bekræft nødvendige støtte.Identificere, hvad understøtter udrulningen af ​​dit projekt vil kræve og bekræfte sin tilgængelighed.Hvis der ikke stående støtte eksisterer, skal du bruge et bord eller regneark til detaljer, hvordan du vil få støtte såsom de følgende, identificerer Support Vare, Kilde, og omkostninger:
    --Drafting af soeskende
    --Compilation af distributionslister med oplysninger om kontakt dinmålsegmenter
    --Capability og ansvar for masse transmissioner såsom gruppe emails
    --Arrangements for gruppemøder, pressekonferencer og andre tilknyttede begivenheder.

  7. Detail projekt udrulning.Brug en tabel eller regneark til sekventielt listen og etablere timing for hver aktivitet du planlægger for din kommunikation udrulning.Identificer hvem vil gøre hvad og hvornår, og også soeskende hver vil bruge.Overveje disse kolonneoverskrifter: nummer, dato og tid, Aktivitet, Sikkerhedsstillelser skal anvendes, ansvarlige person (er) og status eller Notes.
    Plan at medtage projektet Roll-Out Detaljer i de rådgivende soeskende, du giver til andre, der har en rolle i det, såsom udøvende teammedlemmer, vejledere og supportafdeling.

    Projektplanlægning udrulning
  8. Plan projekt opfølgning.Brug en tabel eller regneark til detaljer såsom opfølgning som:

    --Post-meddelelse spørgsmål fra interessenter som medarbejdere og nyhedsmedier
    --Project evaluering, meget sandsynligt herunder succes projektgennemførelsen og subjektive vurderinger af publikums respons

  9. Lav et budget.Identificer forventede omkostninger i overensstemmelse med din organisations økonomiske politikker.Du skal muligvis kun til at identificere dem, der ikke allerede indgår i det eksisterende budget til generel kommunikation støtte.

  10. Få dit projekt godkendt.Giv dit arbejde til projektets ejer for godkendelse, før du begynder henrettelse og bede om forslag til forbedringer.Forord dit forslag dokument med en kort resumé.Følg denne skitse og indarbejde dine tabeller / regneark i stedet for detaljeret fortælling:
    --Executive Resumé
    --Project Formål og mål
    --Stakeholders og publikum (tabel eller regneark)
    --Communications Roll-Out Detail (tabel eller regneark)
    --Collaterals (tabel eller regneark)
    --Følg-Up Planer
    --Needed Support
    --Budget

Tips & amp;Advarsler

  • Hvis fortrolighed tillader, rådføre sig med interessenter og publikum medlemmer eller dem, der arbejder med dem til bedre at forstå deres informationsbehov og interesser.Udover dine sædvanlige kommunikationskanaler, planlægge særlige arrangementer for ikke-rutinemæssig nyheder til at betyde sin "særlighed".
  • Nogle meddelelser kan være genstand for arbejdskraft og værdipapirer love og regler.Check med juridiske og menneskelige ressourcer høvdinge.
727
0
3
Public Relations