Sådan Organiser Meeting Minutes Brug Word

Hvis du tror, ​​at en "komité er et organ, der holder minutter og affald timer", så er du i selskab med snesevis af læsere fra mindst 1934 til i dag.

I den virkelige verden, men holde minutter skal hjælpe dig med at spare timer - timer spildt forsøger at huske, der har besluttet hvad, hvornår og hvorfor.Når det er din opgave at skrive og vedligeholde minutter for en organisation, først afgøre, hvilke elementer dine minutter nødt til at inkludere, og derefter finde eller oprette en skabelon, der indeholder disse elementer.

Hvorfor Referat Matter

mødereferater giver gennemsigtighed i organisationens beslutnings- og tjene som et vigtigt registrering af beslutningerne en gruppe gør.De gør også medlemmer til ansvar ved klart angiver nogen handlinger medlemmer har aftalt at tage.Over tid, de er en ressource for historien om en organisation, der hjælper nye medlemmer kommer på omgangshøjde med spørgsmål og beslutninger og give et vindue ind i væksten af ​​en organisation.Afhængig

af din organisations kompleksitet og fokus, kan minutter være enten et kort resumé eller en detaljeret regnskab.

elementer Effektiv Minutes

Uanset din organisations størrelse eller antallet af mennesker i dit møde, det minimum af oplysninger, at mødereferater bør omfatte, er:

  • Dato, tid og liste over deltagere
  • opdatering /resumé af den tidligere mødets minutter
  • Mødet dagsorden
  • en fortegnelse over eventuelle beslutninger eller stemmer
  • en klar redegørelse for eventuelle handlingspunkter, eller "til dos"

Hvis din organisation har brug for præcise ansvarlighed og detaljerede minutter, Robert regleri bekendtgørelse, der almindeligvis anvendes af organisationer som rettesnor for kørende møder, definerer de vigtige elementer og former for få minutter.

Brug Word skabeloner

Word tilbyder en række skabeloner til mødereferater.

Trin 1: Find et Word minutter skabelon.

(Billede: Billede venligst udlånt af Microsoft)

Vælg File og derefter Ny .Indtast "minutter" som søgeord, og tryk Enter .Denne søgning returnerer et par dusin skabeloner, hvoraf 12 er specifikke for møder, nogle er mærket som "formelle" nogle "uformel" og nogle er specifikke for organisationer som præferencehandelsordninger.Til møde minutter, indsnævre din søgning ved at vælge Meeting i den rigtige indholdsoversigten.

Ved anvendelsen af ​​dette eksempel, skal du klikke formelt møde Referat for at overveje den mest robuste sæt elementer til at omfatte, og klik derefter på Opret knappen for at starte et Word-dokument er baseret på denne skabelon.

Trin 2: Sørg for, at skabelonen indeholder det indhold, du har brug for.

(Billede: Billede venligst udlånt af Microsoft)

Analyser skabelonen og overveje de elementer, der omfatter, givet din organisations behov.For en mere afslappet sammenkomst, kan du for eksempel erstatte Ring for at bestille sektion med en mere uformel sektion, der omfatter netop mødet dato, sted og tid, eller udskifte Roll opkald sektion med simpel liste over deltagere.

Trin 3: Udskift pladsholderfelterne med dine egne data.

(Billede: Billede venligst udlånt af Microsoft)

Udskift tekstfelter med indhold er relevant for din organisation ved at dobbeltklikke på pladsholderteksten og skrive dit eget indhold.For eksempel, skal du klikke på listen elementet Open spørgsmålet / sammendrag af diskussion og indtast din egen tekst.

Mange skabeloner, herunder denne ene, indeholder felter for data, såsom organisationen navn, officerer eller visse fælles elementer.Når du indtaster tekst i et felt, som teksten udfylder alle forekomster af feltet - for eksempel, "Sekretær Name" er et felt, der, efter at du indtaster "Benjamin Franklin", udfylder hver anden instans af dette område.

Trin 4: Optag mødet diskussioner og beslutninger.

(Billede: Billede venligst udlånt af Microsoft)

Efter hvert punkt, detalje vigtige punkter i diskussionen samt den endelige afgørelse eller handling er påkrævet.Overvej at bruge sub-hoveder såsom "Diskussion" og "Handling" for at hjælpe med at sikre, at du fat på de vigtigste punkter.

Tip

  • fleste skabeloner gøre brug af Word stilarter.For eksempel, de nummererede punkter under Open Issues og New Business har List nummer anvendes.Hvis du klikker Indtast efter disse linjer tilføjer en anden liste Nummer linje.Hvis du vil tilføje indhold under et emne uden at tilføje en anden nummereret element, ændre stil til Normal i gruppen Typografier, og øge led ved hjælp af Forøg indrykning knappen i gruppen Afsnit.

Opret din egen Minutes Template

Mens du bruger en færdig skabelon sandsynligvis hurtigere, kan du i stedet oprette din egen mødereferater skabelon og derefter genbruge det for hvert møde.

Trin 1: Opret et nyt Word-dokument og tilføje en titel.

(Billede: Billede venligst udlånt af Microsoft)

Åbn et Word-dokument, skal du vælge Overskrift 1 fra gruppen Typografier under fanen Hjem, og indtast din organisations navn.

Trin 2: Opret pladsholdere for primære sektioner.

(Billede: Billede venligst udlånt af Microsoft)

Tilføj pladsholdere for dine primære sektioner, anvender udgiftsområde 2 hvis det ønskes.Disse afsnit bør afspejle din egen organisations krav og bør være konsekvent fra møde til møde.

Anvend Word-typografier efter behov.Hvis du vil anvende en stil, for eksempel en punktliste stil til punkter på dagsordenen, skal du åbne Styles sidebar ved at klikke på ikonet pilen i gruppen Typografier, og find og vælg en stil.

Tip

  • Gem dit dokument som en skabelon, enten efter at skabe dine primære sektioner eller efter at tilføje nogle andre almindelige data, såsom deltagere eller officerer.Hvis du vil gemme et dokument som en skabelon, skal du vælge File , Gem som og derefter Computer at gemme det på din computer i stedet for skyen eller en server.Gå til ethvert praktisk sted - det er ligegyldigt, hvad mappe, du gemme det i, fordi at gemme det som en skabelon tilsidesætter den valgte mappe.

    Fra Gem som type drop-down Vælg * Word skabelon ( .dotx) at gemme det som en DOTX fil eller skabelon.Word gemmer det automatisk i mappen brugerdefinerede Office-skabeloner.For at bruge den senere, skal du vælge Fil , Ny og klik derefter på Personlig ** få adgang til dine egne brugerdefinerede skabeloner.

Trin 3: Optag din mødets begivenheder.

(Billede: Billede venligst udlånt af Microsoft)

Indtast detaljerne under hvert afsnit.Adresse noget tidspunkt bragt op under et møde diskussion, der ville bidrage til at afklare de beslutninger bør Deres udvalg eller andre har brug for at revidere eller forstå din organisations historie.

Der er ikke én måde at organisere minutter.I dette eksempel har vi adskilt dagsordenen sig fra diskussionen, men du kunne kombinere disse to elementer i stedet.

Tip

  • du trykker Indtast efter en stylet linie normalt fortsætter samme stil, afhængigt af den stil egenskaber.Hvis du hurtigt vil vende tilbage til standard Normal stil, tryk Enter to gange.

829
0
7
Microsoft Word