Kontorarbejde & Office Rutiner

Sekretærer er en del af gejstlige hold . sekretær billede af Barbara Helgason fra Fotolia.com

kontorpersonale tjene som støtte til afdelinger i en virksomhed.De udfører en lang række opgaver og håndtere hovedparten af ​​papirarbejde kommer ind i en forretning.Funktionærer på kontoret besvare telefoner og hilse besøgende.De behandler papirarbejde og fil nødvendige dokumenter i de rigtige steder.

reception og receptionist Told

  • Mange kontorer er bemandet med receptionister og assistenter, der besvarer telefoner og skærm indgående opkald.De skal vide, information om virksomheden med henblik på at besvare spørgsmål, der kommer i. De dirigere opkald og tage meddelelser, når personalet ikke er tilgængelige.Mange virksomheder modtager store mængder af telefonopkald, og receptionister skal være i stand til at håndtere dem ordentligt og effektivt.Personalet på forreste skriveborde hilse alle besøgende, kolleger og kunder besøger virksomheden.De screene og skal straks afgøre, hvilken type adgang den besøgende vil kræve.De er ansvarlige fo

    r at kontakte sikkerhed, når en besøgende skal eskorteres fra bygningen.Nogle medarbejdere opretholder udnævnelse logfiler med oplysninger om, hvem der skal forvente på bestemte tidspunkter og hvor de skal sende dem.

Håndtering Papirarbejde

  • Opgaver involverer papirarbejde varierer afhængigt af arten af ​​virksomheden.I medicinske indstillinger, skal der skabes, opdateret og arkiveres optegnelser;faktureringsoplysninger skal indhentes;og forsikringsselskab papirarbejde udfyldt og arkiveret.I et juridisk kontor, kan udarbejdelse af dokumentation for advokater være nødvendig;nogle advokater kan dirigere kontorpersonale til at udføre forskning udnytter juridiske tidsskrifter.I en uddannelsesinstitution, kan kontorpersonale nødt til at opdatere de studerendes optegnelser og track klasse tidsplaner.Nogle medarbejdere kan have til at opdatere lønoplysninger og betale regninger.Andre kontorelever måske indtaste fakturaer, indkøbsordrer og andre regnskabsmæssige dokumentation i edb-systemer.Arkivering og scanning papirarbejde er andre almindelige kontorfunktioner.Kontorpersonale også behandle indgående og udgående post.

koordinere og Planlægning

  • Nogle office personale tjene som støtte til virksomheden lederskab.Disse medarbejdere koordinere telefonmøder og kan tjene som vejledere for andre kontorarbejde.De kan gennemgå memoer, breve og andre indgående korrespondance for prioritering.De forbereder dagsordener for kommende møder og transskribere alle nødvendige oplysninger fra møder og telefonmøder.De tager diktat på breve og notater og organisere alle nødvendige papirarbejde i filer.De planlægge og koordinere eventuelle rejsearrangementer for ledelse og kan booke hoteller, udlejningsbiler og restauranter.

Kontorudstyr

  • Kontorpersonale typisk administrere kontorartikler i en virksomheds lager værelse.De kan have til at bestille papir, printer blækpatroner, kuglepenne, blyanter, memo puder, overstregningstuscher, kuverter, brevpapir og andre forsyninger er nødvendige for at drive en virksomhed.De kalder vedligeholdelse virksomheder at kontrollere, om faxmaskiner og printere efter behov.Køb af nyt kontorudstyr og installationen er typisk ansvaret for en person på kontoret.

154
0
1
Administrative Jobs