Jobbeskrivelse af en sekretær i et Hotel

Sekretærer i hoteller kan også kaldes administrative assistenter. Comstock / Stockbyte / Getty Images

Du må ikke forveksle en opgave for et hotel sekretær med situationen for et hotel concierge eller receptionist.Mens hotellet sekretærer kan besvare telefoner eller hjælpe lave aftaler, folk i denne holdning er typisk ikke dem, der arbejder med hotellets gæster eller sidde i en synlig placering i hotellet.I stedet vil de arbejde bag kulisserne, sikring af ordnede forhold af anlægget.

Hvem de arbejder for

  • Hotel sekretærer kan arbejde med et vilkårligt antal administrative fagfolk inden for et hotel.I et mindre hotel, kan sekretæren være støtte ansatte for den generelle manager og restaurant manager, såvel som alle andre administrative medarbejdere.I et større hotel, kan sekretærer være i mere nuancerede roller, der arbejder i hotellets økonomiafdeling, der bistår marketingchef eller servering under catering afdelingsleder, for eksempel.Nogle job vil kræve kun en studentereksamen, mens andre kan kræve mere avanceret sekretariatsbistand uddannelse eller sp

    eciale uddannelse i hotel eller restaurant management.Under alle omstændigheder vil sekretærens opgave generelt være at besvare telefoner, håndtere dokumenter og kommunikation, og tage sig af kontor logistik.

Kundeservice

  • Alle sekretærer har brug for at have stærke interpersonelle færdigheder til at gøre deres job godt.Mens de normalt ikke arbejde på hotellets reception, sekretærer stadig nødt til at være klar med et smil og en varm hilsen for besøgende til hotellet kontor.Som den første persons klienter eller sælgere ofte støder på kontoret, sekretærer nødt til at være i stand til at besvare spørgsmål eller håndtere folks bekymringer.Sekretærer er også ofte har ansvaret for at office telefoner og lede kunder og leverandører til de relevante ledere eller afdelinger i hotellet.

Håndtering Kommunikation

  • Håndtering kommunikation er stort stykke af en sekretær job.Hun kunne læse og besvare generelle forespørgsler, der kommer ind på hotellet kontor e-mail-system og sende beskeder til den rette person.Hun kunne også gennemgå de daglige logfiler for at fastslå, om der VIP gæster forventes den dag, og derefter kommunikere med resten af ​​personalet om, hvordan man håndterer de gæster.Hvis hotel ledere har specifikke meddelelser eller nyhedsbreve, der går ud til resten af ​​personalet, kan sekretæren være den person til at skrive og distribuere disse meddelelser.Kommunikationen del af jobbet kræver computerfærdigheder, ofte herunder Microsoft Word og Excel og eventuelle interne kommunikation eller booking systemer hotellet bruger.

Planlægning og Office Vedligeholdelse

  • Office operationer og planlægning ofte falder til hotel sekretær.Han kunne være forpligtet til at håndtere den generelle manager daglige kalender, for eksempel, samt planlægning medarbejdermøder og sende påmindelser til personalet.Sekretæren kan også være ansvarlig for at planlægge brugen af ​​interne konferencerum eller særlige festlokaler lejes af gæster.For at holde kontoret kørende, vil sekretæren bestille forbrugsvarer såsom papir, printerblæk eller kaffe, og overvåge kontorudstyr for at sikre det er i god stand.

482
0
1
Administrative Jobs