Kendskab til General Office Procedures

Enhver virksomhed eller organisation har en særlig måde at drive forretning.Effektive organisationer generelt etablere faste regler og procedurer for at fremme sammenhængen, kvalitet og god kundeservice.Selvom de administrative medarbejdere er stærkt afhængige af disse etablerede procedurer, andre medarbejdere også drage fordel af at forstå, hvordan tingene fungerer.Generelle kontor procedurer består af grundlæggende operationelle opgaver, herunder at besvare telefoner, sortering af post, reagere på kunderne og bestilling af forbrugsvarer.

Administrative fagfolk skal forstå en virksomheds generelle procedurer kontor , herunder telefon -protokollen.
(Image Source Hvid / Image Source / Getty Images)
Besvarelse Telefoner

Et telefonopkald er ofte en kundes første indtryk af en virksomhed, så det er vigtigt for medarbejderne at svare med en ordentlig hilsen, overbringe en positiv tone og ved, hvordan man reagerer på almindelige spørgsmål.Firmatelefon systemer kan være så simpelt som en enkelt indgående linje eller et komplekst flere linjer opsætning.Medarbejderne skal vide, hvordan de telefoner fungerer

, herunder hvordan du viderestille opkald, sted opkaldere på hold, check voicemail og skifte mellem linjerne.Ledelsen kan præcisere procedurerne for, hvem der skal acceptere visse opkald, tidslinjer for at besvare telefonen anmodninger og andre situationer opstår under en typisk arbejdsdag.

Et telefonopkald er mange gange en kundes første indtryk af en virksomhed.
Getty Images / Photodisc / Getty Images
Sortering Mail

Modtagelse og distribuere post er en fælles virksomhed opgave udføres af en organisations administrative personale.Procedurer for post kan omfatte, der modtager særlige poster, hvordan man håndterer junk mail eller uopfordrede stykker og tid linjer for distributionen.Ledelsen kan også etablere procedurer for, hvordan du sender ud post, herunder betaling af porto, særlige brevpapir eller konvolutter til at bruge og intraoffice mail i større organisationer.Administrative medarbejdere skal forstå, hvordan disse processer fungerer, så de kan udføre opgaver i tide, og sørg og øvrige medarbejdere modtager nødvendige dokumenter.

Modtagelse og distribuere mail er en fælles opgave udføres af en organisations administrative personale .
Andrew Maycock / iStock / Getty Images
Reaktion til kunder

fleste organisationer vedrører en bestemt type kunde, uanset om de er forbrugere, studerende, virksomheder eller endog andre medarbejdere.Uanset type, levere kvalitet kundeservice er en vigtig opgave.Administrative medarbejdere interagerer med kunder eller klienter over telefonen, via e-mail og personligt.Virksomhederne kan fastsætte procedurer for disse interaktioner, at administrative medarbejdere har med kunderne.Disse procedurer kan omfatte særlige hilsener eller sætninger til at bruge, forventede holdninger, rettidighed svar og standard svar på almindelige spørgsmål.

Medarbejderne skal uddannes til at interagere med kunderne.
Ingram Publishing / Ingram Publishing / Getty Images
Bestilling af forbrugsstoffer

Fordi arbejdstagere på virksomheder og organisationer har brug for basale fornødenheder til at udføre opgaver, er det ofte en administrativ medarbejder opgave at bestiller disse varer.Siden bestilling af forbrugsstoffer indebærer anvendelse af de finansielle ressourcer, bør ansatte forstå reglerne for, hvad sælgere til at bruge, typer af betalinger, og som godkender køb.Organisationer kan også fastsætte retningslinjer for sporing beholdning og bestemmelse af, hvornår indkøb skal gøres.Viden om disse processer giver administrative medarbejdere til at udføre disse opgaver og sikre, at kollegerne har de værktøjer og forsyninger, der er nødvendige for deres job.

Administrativt personale skal være i stand til at bestille forbrugsstoffer .
Catherine Yeulet / iStock / Getty Images
291
0
5
Administrative Jobs