Sådan oprettes en SOP skabelon

Få alle på samme side med en SOP skabelon. holdet billede af Valentin Mosichev fra Fotolia.com

Standard Operating Procedures (SOP) er en populær måde at give ensartet vejledning til medarbejdere i en organisation.Ideelt, hvis du Grib en person væk fra gaden, bør denne person være i stand til at fuldføre opgaven uden andet end en SOP og de nødvendige værktøjer.Et centralt udgangspunkt for enhver SOP portefølje er oprettelsen af ​​en SOP skabelon for konsistens.Du behøver ikke nogen fancy software eller færdigheder;du bare nødt til at afveje de nødvendige elementer og hvad du ønsker skabelonen til at se ud.

hvad du har brug

  • Computer
  • tekstbehandlingsprogram

Instruktioner

  1. Åbn et nyt tekstbehandlingsdokument.Gem filen med det navn, du gerne vil bruge til din SOP skabelon og datoen for versionsstyring.For eksempel: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

  2. Indsæt en tabel i overskriften.Antallet af rækker og kolonner i denne tabel er op til dig;huske på, du har brug for, på et minimum, en celle for SOP-nummer, t

    itel og godkendelse eller ikrafttrædelsesdato af dokumentet.Du kan også bruge en celle til sidetal og virksomhedens logo eller navn, hvis du vil.Det gode ved bordet i headeren er, at det vil gentage hele dokumentet, som du tilføje sider.

  3. Indsæt et stort bord på den første side i dokumentet.Denne tabel vil indeholde dit SOP nummer og titel i toppen, efterfulgt af celler for underskrifter nøglepersoner, såsom forfatteren af ​​dokumentet og godkendelse embedsmænd, med deres navne, titler og datoer underskrevet.Indtast positioner for hver celle, såsom "SOP titel" for den øverste celle "SOP forfatteren" for den næste celle og "QA Approval" for det nødvendige antal celler.

  4. Opret sektioner for indførelse, ansvar, materialer og udstyr (hvis relevant) og procedure.Andre sektioner kan omfatte ordlister af forkortelser, vilkår eller produkter.Da dette er en skabelon, kan du ønsker at inkludere en sætning eller to, der beskriver, hvad der forventes for hvert afsnit, hvis du har planer om at have flere SOP forfattere.

  5. Formater dine sektioner.En af de mest almindelige måder at præsentere SOP sektioner er at starte en bogstaver, nummerering eller en kombination for hver sektion.Du kan også bruge kugler og streger.Husk dog, at det er lettere når der henvises til eller revidere standardprocedurer til at pege på en sektion med bogstavet / nummer.Vis hvad sekventering formatet skal se ud for hver efterfølgende linje i et afsnit, såsom "A, B, C";"1, 2, 3";eller "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

  6. Indsæt en anden to tabeller i slutningen af ​​skabelonen.En af tabellerne bør være til notering eksterne referencer eller til bilag og formularer, som du kan knytte til SOP til version ændringer.Den anden tabel kan være for at dokumentere den version historie SOP og eventuelle årsager til ændringer.Disse tabeller kan fortsætte med at bruge nummereringen / bogstaver format, resten af ​​skabelonen bruger.

  7. Gem dokumentet som en read-only skabelonfil.Dette vil hjælpe med at holde din skabelon ved et uheld overskrevet ved at tvinge brugeren til at gemme dokumentet under et andet navn, hvis ændret.

Tips & amp;Advarsler

  • Hold en back-up kopi af din skabelon.
816
0
1
Projektledelse