Hvordan man kan udvikle en vindende Call Flow Script til din Small Business

Etablering af en effektiv call flow script til dit interaktivt system voice response eller IVR, kræver en balance mellem tilstrækkelige muligheder til præcist direkte opkald og minimere overskydende skridt, der kan frustrere kunder.Udvikling vindende opkald flow scripts hjælper din lille virksomhed fastholde kunder gennem en høj grad af kundernes opmærksomhed og hjælper med at minimere dine overhead og medarbejdernes krav som følge af ineffektiv opkald routing.Overvej din telefon-system scripting en chance for at forbedre din forretning ved at projicere et professionelt billede til din telefon-baserede kunder og samarbejdspartnere.

Instruktioner

  1. anmeldelse telefonsystemet specifikationer.Bestem begrænsninger på menuen dybde, routing eller besked længde.Lær om interaktive muligheder, såsom evnen til at indtaste et kontonummer.Nogle indstillinger kan kræve tilslutningsmuligheder med en database.

  2. Lav en telefontjeneste matrix, der lister afdelinger eller enkeltpersoner langs den venstre kolonne

    , og de typer af opkald din lille virksomhed modtager langs den øverste række.Gennemfør matricen ved at fokusere på hver afdeling evne til hurtigt og pålideligt besvare hver type kalde scenario.Som eksempler kan nævnes støtte anmodninger, fakturering information forespørgsler, salg opkald og operationelle opkald.Hvis det er nødvendigt, undersøge dine opkald til en uge til at etablere kalde kategorier.

  3. Definer dit kald træ.Dette træ bør diagram, hvordan opkald kan flyde gennem telefonsystemet.Start med en hilsen og bestemme din top-tier valg.Fortsæt med at udfylde diagrammet ved at følge hver menuvalget separat.Optioner bør starte med brede kategorier og flytte til mere specialiserede markeringer længere nede i menuen sti.

  4. Optimer din diagrammet.Sikre, at du bruger et minimalt antal skridt til at nå den rigtige medarbejder eller afdeling.Gennemgå træet skitse baseret på telefonsystemet begrænsninger.

  5. Udvikle scripting for hilsen og hvert niveau i din kalder træ.Hilsenen bør være professionelle og bruge et minimalt antal ord.Lange scripts er svære at læse og gøre det svært for dine opkald til at fokusere på budskabet.Brug handling sprog til at kalde muligheder for klarhed.Brug f.eks "Tryk på 1 for Salg."

  6. Find en "stemme" for at optage dine scripts.Vælg en in-house medarbejder til at gøre opdatere dine scripts lettere.Sats på en "stemme", der er fri fra stærke accenter og kan let forståelig.Du kan leje en stemme talent til at registrere dit script, men det kan være svært at opdatere din scripting for nødsituationer, ferie eller rutinemæssige ændringer.

  7. Optag dit script i din IVR-system.Find en optagelse sted, der er fri for støj og distraktioner.Instruer din "stemme" til at fokusere på klare udtale og bruge en langsommere talende mønster end anvendt i samtaler.

902
0
0
Small Business Basics