Om journalføring

Holde styr på vigtige filer og dokumenter har været en lang tradition i menneskelige samfund.Selvom det kan lyde som en kedelig emne, journalføring er faktisk en vigtig del af vores historie og vores kultur i dag.

Historie

  • De tidligste former for skriftsprog, som vi kender - selv stentavler og papyrusruller - synes at have været drevet af vores behov for at indspille vores samfunds love, der regulerer enheder, fødsler ogdødsfald, medicinske journaler og andre vigtige oplysninger.Som vores kulturer blev mere sofistikeret, så gjorde vores registreringer af disse samfund: fra skriftruller og dommerfuldmægtige i Rom til centrene af læring i klostre i middelalderen, har vi altid forsøgt at holde styr på vores stadigt skiftende samfund og regioner.I det 21. århundrede, har vores journalføring udviklet sig til at omfatte mekanisk indtastet og elektronisk dataregistre, gjort enklere ved fremskridt i computer industrien giver mulighed for lagring af data og elektroniske dokumenter.

Funktion

  • Et registreringssystem system tillader en person eller organisation til fil, spore og administrere dokumenter og registre.Disse kan omfatte finansielle oplysninger, juridiske dokumenter, registreringer af betalinger og kreditter, og andre vigtige business eller personlige optegnelser.De fleste systemer følger et sæt regler for input og output af dokumenter og give specifikke krav til alle, der bruger, transmission, kopiere eller flytte data.

Typer

  • fleste sagsoplysning systemer kan klassificeres i en af ​​to måder: personlige eller faglige.Alles personlige rekord-holder system er lidt anderledes, og der er ingen standardmetode til at følge, når du opretter din egen.De fleste mennesker bruger et registreringssystem for regninger, juridiske dokumenter og andre vigtige optegnelser, og mange har også et system til indgående og udgående post.Nogle mennesker skaber husholdningernes budgetter, to-do lister og andre opgaver bogføring i orden og skabe stabilitet til deres daglige aktiviteter.Men du kan skabe et system med kun de elementer, der føler sig godt tilpas for dig;Det er vigtigt at have et system, som du rent faktisk vil bruge i stedet for én, du frygter at arbejde i. Uden for hjemmet og på det faglige niveau, vil du opdage, at mange organisationer har særlige arkivering krav, der bruges på tværs af en disciplin eller speciale.Revisorer, revisorer og skatterådgivere har alle et sæt system af regler at følge i deres registrering;mange tilskud og lån agenturer kræver modtagerne til at holde deres poster i en bestemt system.Governments er forpligtet til at holde visse formater af registreringer for et bestemt antal år til at overholde åbne optegnelser love.

Fordele

  • fordelene ved at bo organiseret rækker ud over blot at være i stand til at finde noget, når det er nødvendigt.Undersøgelser har vist, at mennesker, der føler sig organiseret ofte også føle sig mere i kontrol over deres liv, og er ofte sundere end dem, der føler sig overvældet eller kaotisk.Derudover har et fungerende system til opbevaring af dokumentation - og holde sig til det - kan åbne flere muligheder for dig i din karriere og familieliv, ved at tillade dig adgang til journaler og baggrunden som du har brug for næsten enhver virksomhed transaktion, stort indkøbeller forandring i deres liv.På virksomheden eller regeringsniveau, kan vellykket registrering betyde forskellen mellem at drive en virksomhed effektivt og miste værdifuld tid og ressourcer på at forsøge at sortere gennem de hundredvis af dokumenter oprettet hver måned.

Overvejelser

  • Hvis du overvejer at oprette din egen registreringssystem til personlig eller privat brug, eksperimentere med et par forskellige måder før afregning på en, der er mest behageligt for dig.Hvis du er i en lille virksomhed, skal du kontakte din finansielle rådgiver eller skat specialist før opsætning af dit system for at se, hvad deres krav er;hvis du har en revisor, så sørg for også at kontakte deres kontor for at se, hvad deres prioriteringer vil være i slutningen af ​​hvert regnskabsår.Det kan spare dig tid og penge i løbet af slutningen af ​​året regnskab.Hvis du arbejder for en organisation og lære om dens arkiveringssystemer, kan du tjekke de foreninger, der styrer, at industriens registreringer (f.eks tjekke med din branchens førende forening eller de statslige og føderale regeringer i dit område for at se, hvad deres krav er).

612
0
0
Small Business Basics