Professionelle måder at besvare en Business Phone

i erhvervslivet, hver telefonopkald du tager er vigtigt, uanset om du taler til en kunde, klient eller leverandør.Disse erfaringer er grundlaget for din virksomhed forhold, og en enkelt dårlig oplevelse er ofte nok til at miste en kunde for evigt.Ved at følge grundlæggende regler for telefon etikette, vil du sikre, at dine kunder får en positiv oplevelse hver gang de ringer.

Vær forberedt

  • En god telefonisk kontakt starter med forberedelse.Office personale bør vide, hvem der er ansvarlig for at besvare hver telefon, og hvem tager de opkald bør være bekendt med telefonen og dens funktioner.

    Du bør også udarbejde en standard hilsen til hele personalet til at bruge.Selvom du måske ønsker at tilføje nogle individualitet til din hilsen, bør den stadig indeholde de fire grundlæggende ingredienser: Hilsen, den person taler, den organisation, de repræsenterer, og spørger hvordan man kan hjælpe den, der ringer.Et eksempel kunne være, "Hej, det er Gene med Du Bois Services. Hvordan kan jeg hjælpe dig i d

    ag?"

Vær optimistisk

  • Når du besvarer opkaldet, være opmærksom på din stemmeføring og hastigheden af ​​dine ord.Prøv at opretholde en munter tone, selvom du ikke føler dig særligt positivt.Smilende vil hjælpe, selvom den, der ringer ikke kan se dig.Et smil ændrer formen af ​​munden, ændre din bøjning og tone på måder, der kan høres.

Vær effektiv

  • Indgående opkald skal besvares hurtigt, normalt på den anden ring.Besvarelse af opkald for hurtigt kunne fluster nogle opkaldere, men de fleste, der ringer en tendens til at hænge op efter tre eller fire ringe.

    Før du tager opkald, bør du blive fortrolig med funktionerne i telefonsystemet.Gør dig bekendt med hvordan man kan sætte personer, der ringer på hold (uden uheld frakoble den, der ringer), og hvordan man kan overføre et opkald til et andet lokalnummer.

    Skulle du nødt til at tage et budskab, være klar til at tage ned grundige noter.Spørg altid den, der ringer navn, og hvem deres budskab er for.Hvis den, der ringer skal nås i fremtiden, bede om en tilbagevenden telefonnummer.Optag meddelelsen i sin helhed, og give det videre til modtageren straks.

    Ved returnering opkald, bør svaret ske inden for én arbejdsdag og om muligt samme dag.Hvis dette er forsinket, skal kontakten være at forklare, hvorfor og skøn, når et svar vil blive foretaget.

være professionelle

  • Fordi du repræsenterer en virksomhed, tage ekstra pleje til at tale som en professionel.Sætninger som "Hvad er op?"og "Just a sec" er fint til afslappet samtale, men ikke professionelle kommunikation.Tilsvarende bør du undgå at bruge slang af nogen art.Ikke alene er det uprofessionelt, men mange finder tilsyneladende uskadelige vilkår at være offensiv.

    Og prøv ikke at spise og besvare telefonen på samme tid.Forsøger at tale omkring en bid af fødevarer vil kun gøre dig svært at forstå.

Vær høflig

  • I begyndelsen af ​​hvert opkald, bør den person telefonsvareren bede om opkalderens navn, og hvordan de kan være til tjeneste.Hvis opkaldet går videre, skal man sørge for at huske og (hvis relevant) bruger den, der ringer navn.Den, der ringer bør rette føle, at de får personlig opmærksomhed og service.

    Hvis du har brug for at overføre et opkald eller sætte et opkalder, altid bede om tilladelse hertil.For mange, der ringer, en pludselig ændring fra at tale med en levende person til at lytte til holde musikken er irriterende og uhøflige.Ingen opkalds bør aldrig placeres på hold uden en god grund.Brug af Hold som et middel til at undgå en opkalder er ikke kun uhøfligt, kan det føre til opsigelse.

    forsøger altid at ende opkald på en positiv tone.Forsikre ringer op, at du giver dem din bedste indsats ved at gennemgå de handlinger, du har taget og vil tage.Altid spørge, om der er noget andet, du kan hjælpe dem med, og takke dem for deres tid.

978
0
0
Small Business Basics