Hvordan man skriver en Medarbejder Orientering Manual

Navigering et nyt kontor Foto af Christina Hamlett

Er der noget mere forvirrende end at gå ind i et nyt kontor på din første dag i arbejde og har ingen anelse om, hvad du skal gøre, langt mindre hvor man kan finde badeværelset?Med lidt planlægning (og en lang erindring om, hvordan det var at være en newbie dig selv), kan du designe en medarbejder orientering manual, som vil gøre første-timere føle sig hjemme.

Instruktioner

  1. Identificer formålet og omfanget af manualen.Er det at gå den nyankomne gennem trin-for-trin proces med at udføre bestemte opgaver?Er det at introducere hende til virksomhedernes historie og politikker, regler for passende adfærd, og standardformularer og -procedurer i henhold til fremmøde, ferier og sygefravær?Eller er det en kombination af begge dele?

  2. Outline listen over emner, der skal dækkes i manualen og afgøre, om du ønsker at skrive hele manualen selv eller uddelegere dele af den til kvalificerede medarbejdere.Denne beslutning vil være baseret på kompleksiteten af ​​opgaven, samt hvo

    r ofte manual vil skal opdateres for at holde trit med virksomhedens vækst og indførelse af ny teknologi.

  3. Indsamle og fotokopiere eksisterende dokumenter til optagelse i manualen.Disse vil omfatte elementer som job specs for den nye medarbejder position, standardiserede formularer, virksomheden mission og / eller seneste årsrapport, et organisationsdiagram, et kontor grundplan, en liste over de ansatte sammen med deres titler og deres kontor telefonnumre, seksuel chikane politikker, og måske en kopi af den seneste selskabets nyhedsbrev.

  4. Bestem hvilke emner der skal skrives fra bunden.For eksempel kan medarbejdere, der ikke alene nye for virksomheden, men også nye til byen værdsætte en liste over nærliggende restauranter, butikker og posthuse.Hvis der er uskrevne traditioner, der ville være interessant for tilflyttere til at vide, ville dette være et godt sted at nævne dem.For eksempel, måske er der en division sammenkomst afholdes en gang om måneden måned for at fejre fødselsdage, eller måske er der en on-site yoga klasse, der mødes hver fredag ​​under frokost time.

  5. Solicit råd fra nogle af dine mest nyligt ansatte medarbejdere.Spørg dem, hvad former for materialer ville have været nyttigt at have på deres første dag, og hvordan de gik om at finde de oplysninger, de havde brug for.

  6. Medtag et velkomstbrev fra medarbejderens tilsynsførende eller endda præsident for selskabet.Dette brev bør tilskynde modtageren til at bidrage med idéer til den manuelle hvis han ser måder, at indholdet kan forbedres og / eller udvidede.

  7. præcisere reglerne for, hvad der udgør passende kontor adfærd.Du ønsker måske at omfatte forbud, for eksempel om brug kontor telefoner til personlige opkald, surfe på internettet, sende eksterne e-mails, eller køre en firmabil til at køre ærinder.Hvis medarbejderens skrivebord eller kontor er i et almindeligt syn af virksomhedens kunder og besøgende, vil du også nødt til at angivet regler for så vidt som kunst, planter, skrivebord poster, fotografier, radioer osv

  8. Definer hvad virksomheden dress codeer.

  9. Organiser alle materialerne i en 3-ringbind, der kan gives til medarbejderen på den første dag i arbejde.

  10. Recruit ekstra par øjne til at læse korrektur indholdet grundigt.

  11. Medtag en sign-off ark for medarbejderen til at erkende, at hun har modtaget orientering manual og at hun vil være ansvarlig for at gennemgå alle de materialer inden for.

Tips & amp;Advarsler

  • Da en medarbejder orientering manual kan betragtes et arbejde i gang, kan du overveje at producere en online version, at alle medarbejdere vil være i stand til at få adgang til og om nødvendigt, genopfriske deres erindringer om virksomhedens politikker.
  • Hvis praktiske, har hver medarbejder i din organisation forberede individuelle desk manualer, adresse alle deres ansvarsområder.Dette er ikke kun tilrådeligt at have på hånden som en tidsbesparende træningsredskab hvis / når de giver varsel, men giver også mulighed for midlertidigt personale til nemt udfylde hvis medarbejderen går på en udvidet ferie eller er ude på sygeorlov.
  • aldrig udelade afgørende skridt fra en forklaring på, hvordan du udfører en opgave.Selv noget så simpelt som at fortælle dem, hvor de "on" knappen er placeret på et stykke af maskiner eller hvor skuffe visse dokumenter holdes vil blive enormt værdsat af en nybegynder.

Ressourcer

  • HR 411
  • Menneskelig Links
  • Work 911
963
0
1
Medarbejder Uddannelse