Forretningspapirer krav til lagring

Dokumenter holdes for at beskytte både arbejdsgiveren og medarbejderen . dokumenter billede ved AGITA LEIMANE fra & lt; a href = 'http: //www.fotolia.com'> Fotolia.com & lt; / a & gt;

Talrige føderale og statslige love har krav til dokument fastholdelse.Disse dokument opbevaring standarder er indstillet til at sikre, at registreringer er til rådighed til at bevise eller modbevise beskyldninger af medarbejderne i retssager, i skattemæssig henseende, privatlivets fred og mange andre spørgsmål, der kan opstå i løbet af drive forretning.Arbejdsgiverne er yderligere kategoriseret og forskellige standarder gælder afhængigt af din virksomhed.For eksempel skal vikarbureauer holde forskellige registreringer end et hospital.

Love

  • Compliance regler er typisk den drivende kraft bag dokument fastholdelse standarder.Hvis de nødvendige dokumenter for at bevise overholdelse ikke er tilgængelige, er det vanskeligt for arbejdsgiveren at bevise det følger lovens bogstav.Endvidere kan føderale love har forskellige krav end statens love, og nogle love er simpelthen state-specifikk

    e.De primære regler, der kræver dokument fastholdelse er amerikanerne med Disabilities Act (ADA), afsnit VII i lov Civil Rights fra 1964, Age Discrimination Act (ADEA), Fair Labor Standards Act (flsa), Familie og Medicinsk Leave Act (FMLA), Lilly Ledbetter Fair Pay Act, sygesikring overførselsret og Accountability Act (HIPAA), ligelønsloven (EPA), arbejdssikkerhed og lov Sundhed (OSHA) og Fair Credit Reporting Act (FCRA) den.Hver har sine egne krav til hvilke der føres, og hvor længe.

Records

  • afsnit VII kræver, at visse registreringer skal opbevares i et år.Disse optegnelser omfatter: ansættelse, herunder CV'er og ansøgninger;præ-beskæftigelse tests;fritstille, tilbagekaldelse og arbejdsstyrke reduktion optegnelser;kampagner og degradering;rimelige eller religiøse indkvartering;og uddannelse.Dokumenterne skal opbevares i tre år om I-9 Formularer under Immigration Reform og Control Act, samt dato for orlov under FMLA og timebook og timeseddel poster under flsa.Medarbejderen pensionsindkomst Security Act (ERISA) kræver, at optegnelser involverer medicinske eller beslægtede ydelser skal opbevares i seks år, forældelsesfristen for at overtræde en betroet ansvar.OSHA kræver, at medarbejdernes eksponering og medicinske optegnelser skal opbevares under medarbejderens karriere og derefter 30 år.Mange af de krav til lagring er direkte relateret til den tid, en arbejdsgiver er ansvarlig for en årsag til handling, der skal arkiveres.Det er bydende nødvendigt, at arbejdsgiverne er velbevandret på deres statens love så godt.Mange stater har vedtaget love, der overstiger ikke kun de føderale dokument opbevaringsperioder men det antal år, en arbejdsgiver hæfter for sine handlinger.

Sanktioner

  • For mange arbejdsgivere, er den største straf at miste en retssag kamp, ​​fordi deres registre er utilstrækkelige til at forsvare deres handlinger.Men hvis en medarbejder filer trop mod en arbejdsgiver, og arbejdsgiveren ikke længere har de nødvendige optegnelser eller ødelægger dem, mens retssager er verserende eller igangværende, kan forgreninger være alvorlige.Som et eksempel, den Sarbanes-Oxley Act giver mulighed for personer, der bevidst ødelægger eller skjule registre for at hindre en undersøgelse eller administration af alle spørgsmål vedrørende en offentlig instans blive idømt en bøde og / eller fængsel i op til 20 år.

165
0
1
General Business Law