Telefon Receptionist Etikette

En telefon receptionist job er baseret på at interagere med folk på telefonen.Hun skal tage indgående opkald og rute dem til de rigtige mennesker.Hun kan være nødvendigt at tage beskeder eller håndtere nogle af opkaldene af sig selv.Hun må gøre alt dette ved hjælp af ordentlig telefon etikette at gøre et godt indtryk på opkald og repræsentere virksomheden godt.Receptionister, der praktiserer god telefon etikette vise, at de er sande professionelle.

God etikette er en vigtig del af en telefon receptionist job .
Hilsen

Din hilsen kan være det første indtryk en opkalds modtager af din virksomhed.Besvare telefonen hurtigt, inden for de første tre ringe.Klart angive en hilsen, der indeholder navnet på din virksomhed, dit navn og et tilbud om hjælp.For eksempel vil en passende hilsen være, "Godmorgen, har du nået Apex Company. Dette Melody taler. Hvordan kan jeg hjælpe dig?"

Telefon receptionist taler med en klient ved at svare på opkald klart og effektivt
Jack Hollingsworth / Stockbyte / Getty Images
Formål

Din første opgave er at finde ud af formålet med opkaldet, så du kan hjælpe den, der ringer.Du bør også bede om hans nav

n, så du kan løse ham ordentligt.Når han har fortalt dig hans grund til at kalde, gentage det tilbage til ham for at sikre, at du forstod ham korrekt.Hvis han ikke allerede har givet dig hans navn, bede om det på dette tidspunkt.For eksempel kan du sige, "Du sagde du ringer efter oplysninger om konferencen, vi holder, korrekt? Og hvem taler jeg med?"Når han giver sit navn, skal du gentage det til at sikre, at du har fået det rigtige ved at sige noget lignende, "Og du sagde dette er Mark Morgan, korrekt?"Ved at bruge et spørgsmål snarere end en erklæring for at bekræfte navnet på og formålet, forlader du en åbning for den, der ringer for at nemt rette dig, hvis det er nødvendigt.

Office- receptionist taler til en kunde , mens hun tager noter på hendes computer
Stockbyte / Stockbyte / Getty Images
Assistance

Assist den, der ringer baseret på hendes formål.Du kan være nødt til at overføre den, der ringer til en anden eller tage en besked.Du kan få brug for at få mere information og håndtere situationen selv.Hvis du skal overføre, lad den, der ringer kender navnet og udvidelse af den part, til hvem hun er ved at blive overført.Dette vil gøre det muligt for hende at komme til den rette person hurtigt i tilfælde af at hun er afbrudt.Hvis du tager en besked, skal du gentage det tilbage til den, der ringer for at sikre du skrev det ned korrekt.Hvis du skal håndtere kalde dig selv og sætte den, der ringer på hold, bede om tilladelse hertil.Hvis det tager længere tid end forventet at finde de oplysninger eller håndtere situationen, vende tilbage til opkaldet til at lade hende vide, at du stadig arbejder på det.Tilbyd at kalde hende tilbage i stedet for at placere hende på hold igen.

Kontor receptionist giver en besked til en kollega medarbejder
Creatas Images / Creatas / Getty Images
Focus

Focus alle af din opmærksomhed på hver opkaldsgruppe.Du må ikke spise eller drikke, mens du tager et opkald, og ikke afbryde telefonsamtalen til at tale med andre mennesker.Koncentrer dig om at opretholde en venlig men professionel tone, og ikke bruge slang eller tvivlsomme sprog.Bevar din professionalisme, selvom den, der ringer er forstyrret og argumenterende.Lyt til vrede opkaldere, og gentage en oversigt over deres bekymringer for at vise, at du virkelig hørt, hvad de sagde, og derefter leve sig ind i deres bekymringer og lad dem vide, at du vil gøre dit bedste for at hjælpe dem.

Fokuseret kontor receptionist
Hongqi Zhang / iStock / Getty Images
862
0
5
Sekretær Jobs